সরকারি দপ্তরে কাজের গতিশীলতা ও শৃঙ্খলা বজায় রাখতে অফিস সহায়কদের (পূর্বতন এমএলএসএস) নির্দিষ্ট দায়িত্ব ও কর্তব্য যথাযথভাবে পালনের নির্দেশ দিয়েছে সংশ্লিষ্ট বিভাগ। সম্প্রতি পরিকল্পনা মন্ত্রণালয়ের পরিসংখ্যান ও তথ্য ব্যবস্থাপনা বিভাগ থেকে জারি করা এক পরিপত্রে এই নির্দেশনাগুলো স্মরণ করিয়ে দেওয়া হয়েছে।

পরিপত্রে উল্লেখ করা হয় যে, বিভিন্ন শাখা ও অধিশাখায় কর্মরত অফিস সহায়কদের অনেকের মধ্যেই তাদের অর্পিত দায়িত্ব সম্পর্কে অসচেতনতা লক্ষ্য করা যাচ্ছে। এই প্রেক্ষিতে সরকারি চাকুরীর বিধিবিধান অনুযায়ী তাদের জন্য ১২টি প্রধান দায়িত্ব সুনির্দিষ্ট করা হয়েছে।

অফিস সহায়কদের প্রধান দায়িত্বসমূহ:

১. দাপ্তরিক বিন্যাস: অফিসের আসবাবপত্র এবং রেকর্ডসমূহ সুন্দরভাবে গুছিয়ে রাখা এবং অফিস পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন রাখা।

২. ফাইল স্থানান্তর: নির্দেশানুযায়ী অফিসের ফাইল এবং কাগজপত্র এক স্থান থেকে অন্য স্থানে বা অন্য অফিসে পৌঁছে দেওয়া।

৩. আসবাবপত্র সরানো: অফিসের হালকা আসবাবপত্র প্রয়োজনে এক স্থান থেকে অন্য স্থানে সরানো।

৪. গোপনীয়তা রক্ষা: গোপন বা গুরুত্বপূর্ণ ফাইলসমূহ স্টিলের বাক্সে বন্দি করে নির্দেশ অনুযায়ী নিরাপদে এক অফিস থেকে অন্য অফিসে নেওয়া।

৫. সেবা প্রদান: কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের পানীয় জল পানের ব্যবস্থা করা।

৬. সরঞ্জাম সংরক্ষণ: অফিসের সমস্ত মণিহারী ও অন্যান্য দ্রব্যাদি সংরক্ষণের জন্য তারা দায়ী থাকবেন।

৭. ইউনিফর্ম পরিধান: অফিসে আসার সময় নির্ধারিত ইউনিফর্ম পরিধান করে আসা বাধ্যতামূলক।

৮. শাখাভিত্তিক কাজ: তারা নিজ নিজ শাখা এবং সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নির্দেশিত কাজ সম্পন্ন করবেন।

৯. শিষ্টাচার: দর্শনার্থী এবং পাবলিকের সঙ্গে সৌজন্যমূলক ও ভদ্র আচরণ বজায় রাখা।

১০. ব্যাংকিং কাজ: কর্মকর্তার পক্ষে ব্যাংকে চেক জমা দেওয়া এবং টাকা তোলার কাজ সম্পন্ন করা।

১১. উপস্থিতি ও রিপোর্টিং: অফিস সময়ের অন্তত ১৫ মিনিট পূর্বে অফিসে উপস্থিত হতে হবে এবং সহকারী সচিব বা প্রধান সহকারীর নিকট আগমনের রিপোর্ট করতে হবে।

১২. অনুমতি ব্যতীত ত্যাগ: কর্তৃপক্ষের অনুমতি ছাড়া কোনো অবস্থাতেই অফিস ত্যাগ করা যাবে না।

বিধি মোতাবেক ব্যবস্থা

পরিপত্রে সতর্ক করে বলা হয়েছে যে, উল্লিখিত দায়িত্ব ও কর্তব্য পালনে কোনো ধরনের অবহেলা বা বিচ্যুতি পরিলক্ষিত হলে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বিরুদ্ধে বিধি মোতাবেক কঠোর প্রশাসনিক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে।

প্রশাসনিক কর্মকর্তাদের মতে, এই নির্দেশনার ফলে সরকারি অফিসগুলোর অভ্যন্তরীণ শৃঙ্খলা আরও জোরদার হবে এবং নাগরিক সেবা প্রাপ্তি সহজতর হবে।

তারা ১৫ মিনিট আগে অফিসে গেলে কি কোন অতিরিক্ত সুবিধা পাবে?

সাধারণত সরকারি বিধিমালা অনুযায়ী, অফিস সময়ের ১৫ মিনিট আগে অফিসে উপস্থিত হওয়াকে অতিরিক্ত কোনো আর্থিক সুবিধা বা ওভারটাইম (Overtime) হিসেবে গণ্য করা হয় না। এটি মূলত দাপ্তরিক শৃঙ্খলা এবং প্রস্তুতির অংশ হিসেবে দেখা হয়।

নিচে এই বিষয়ে বিস্তারিত ব্যাখ্যা দেওয়া হলো:

১. এটি চাকরির নিয়মিত শর্তের অংশ

সরকারি প্রজ্ঞাপনে যখন ১৫ মিনিট আগে আসার নির্দেশনা দেওয়া হয়, তখন সেটি কর্মঘণ্টার একটি বর্ধিত অংশ নয়, বরং অফিস কার্যক্রম সময়মতো শুরু করার জন্য একটি পূর্বপ্রস্তুতি (Readiness) হিসেবে বিবেচিত হয়। অফিস সহায়কদের ক্ষেত্রে এটি বেশি গুরুত্বপূর্ণ কারণ কর্মকর্তারা আসার আগেই অফিস কক্ষ খোলা, পরিষ্কার করা এবং ফাইল গুছিয়ে রাখার প্রয়োজন হয়।

২. ওভারটাইম বা অতিরিক্ত ভাতার নিয়ম

বাংলাদেশ সরকারি চাকুরি বিধি অনুযায়ী, নির্ধারিত অফিস সময়ের (সাধারণত সকাল ৯টা থেকে বিকাল ৪টা বা ৫টা) পর অতিরিক্ত কাজ করলে নির্দিষ্ট হারে ‘অভারটাইম’ বা ‘অতিরিক্ত কাজের ভাতা’ পাওয়ার বিধান থাকে। কিন্তু শুরুর ১৫ মিনিট আগে আসাকে সাধারণত ‘অতিরিক্ত সময়’ হিসেবে ধরা হয় না।

৩. পরোক্ষ সুবিধা

সরাসরি টাকা বা বোনাস না পেলেও, নিয়ম মেনে ১৫ মিনিট আগে উপস্থিত হওয়ার কিছু দীর্ঘমেয়াদী সুবিধা রয়েছে:

• বার্ষিক গোপনীয় প্রতিবেদন (ACR): সময়ানুবর্তিতা ও শৃঙ্খলার কারণে বার্ষিক মূল্যায়নে ভালো নম্বর পাওয়া যায়, যা পদোন্নতি বা সিলেকশন গ্রেড পাওয়ার ক্ষেত্রে সহায়ক হয়।

• বিভাগীয় পুরস্কার: অনেক দপ্তরে ‘সেরা কর্মচারী’ বা শুদ্ধাচার পুরস্কারের জন্য সময়ানুবর্তিতাকে প্রধান মানদণ্ড হিসেবে ধরা হয়।

• শৃঙ্খলামূলক ব্যবস্থা থেকে রক্ষা: প্রজ্ঞাপনে স্পষ্ট বলা আছে যে, এই নিয়ম না মানলে বিধি মোতাবেক ব্যবস্থা নেওয়া হবে। অর্থাৎ, আগে আসলে আপনি কোনো শাস্তি বা কৈফিয়তের মুখে পড়বেন না।

৪. বিশেষ ক্ষেত্র

যদি কোনো বিশেষ পরিস্থিতিতে অফিস সহায়কদের নির্ধারিত সময়ের অনেক আগে (যেমন ১-২ ঘণ্টা আগে) ডাকা হয় এবং সেটি নিয়মিত অভ্যাসে পরিণত হয়, তবে তারা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে টিফিন ভাতা বা যাতায়াত ভাতার দাবি জানাতে পারেন, তবে ১৫ মিনিটের জন্য সাধারণত এমন কোনো সুবিধা বরাদ্দ থাকে না।