ট্রেজারী রুলস্-এর এস, আর-১৪তে বর্ণিত আছে যে, জেলা হিসাব রক্ষণ কর্মকর্তা ও উপজেলা হিসাব রক্ষণ কর্মকর্তা ক্যাষ বহি ও প্রাথমিক রেকর্ডের অন্যান্য রেজিষ্টার বা তফসিলে কোন প্রকার ঘষামাজা উপরি লিখন নিষিদ্ধ করিবেন এবং প্রতি সংশােধন প্রতিপাদন করিয়া অনুস্বাক্ষর করিবেন।
ইহা ব্যতীত বাংলাদেশ সার্ভিস রুলস, প্রথম খন্ডের পরিশিষ্ট-৮ এর (৩৯) অনুচ্ছেদে বলা আছে যে, চাকুরী জীবনের প্রতিটি ধাপ চাকুরী বহিতে অন্তর্ভুক্ত হইবে এবং তাহা অফিস প্রধান কর্তৃক আর তিনি নিজে আফিস প্রধান হইলে তাহার উর্ধতন কর্মকর্তা কর্তৃক সত্যায়িত হইতে হইবে। অফিস প্রধান লক্ষ্য রাখিবেন যেন প্রতিটি অন্তর্ভূক্ত যথাযথ নিয়মে হয় এবং কোন ঘষামাজা বা ওভাররাইটিং না হয় এবং প্রতিটি শুদ্ধ যেন পরিস্কারভাবে করা হয় এবং যেন স্বাক্ষর দ্বারা তাহা সত্যায়িত হয়।
৮-এর (৪২) অনুচ্ছেদে আরাে বর্ণিত আছে যে, পেনশনের জন্য চাকুরী যাচাইয়ের ক্ষেত্রে যেন কোন জটিলতার সৃষ্টি না হয়, সেইজন্য (৩৯) নং অনুচ্ছেদের বিধান অনুসরণ পূর্বক চাকুরী বহি যথাযথভাবে সংরক্ষত হচ্ছে কিনা সেদিকে লক্ষ্য রাখা সংশিষ্ট কর্মচারীর দায়িত্ব। কোন কর্মচারী যে কোন সময় তাহার চাকুরী বহি পরীক্ষা করিয়া দেখার ইচ্ছা করিলে, অফিস প্রধান অবশ্যই অনুমতি দিবেন।
এই প্রসংগে পেনশন সহজীকরণ নীতিমালা (২৭-১-২০০৯ পর্যন্ত সংশােধিত) এর ২.৩২ তে বর্ণিত আছে যে, “সার্ভিস বুক-এ কোন ঘষামাজা/অস্পষ্টতা গ্রহণযােগ্য হইবে না। উপরােক্ত বিধি বিধানের আলােকে সংশিষ্ট কর্মচারী চাকুরী ও পেনশন প্রাপ্তিতে প্রভাব ফেলিতে পারে।
