ট্রেজারি রুলস Treasure Rules অনুসারে ক্যাশ বই লিখন ও হিসাবরক্ষণ কাজ সম্পন্ন করতে হয়। এক্ষেত্রে কিছু বিধি বিধান মানা জরুরী যা নিচে প্রদত্ত হলো-Govt. Cash Book Entry 2025 

ক্যাশ বই সংরক্ষণ ও হিসাবরক্ষণ

ক) যখনই অর্থের কোন লেনদেন হইবে তখনই উহা ক্যাশ বহিতে তুলিতে হইবে এবং পরীক্ষার মাধ্যমে অফিস প্রধানের নিকট হইতে সত্যায়িত করিতে হইবে।

খ) প্রত্যেহ ক্যাশ বই লিখা ও ব্যালেন্স করিতে হইবে। অফিস প্রধান নিজে অথবা কোন অধীনস্ত দায়িত্বশীল কর্মচারী দ্বারা মোট হিসাব পরীক্ষা করাইবেন এবং শুদ্ধ স্বীকারে অনুস্বাক্ষর করিবেন।

গ) ক্যাশ বই ঘষাঘষি বা ওভার রাইটিং হইতে পারিবে না। কোন ভুল হইলে কাটিয়া দিয়া লাল কালি দিয়া শুদ্ধকরত প্রধানের অনুস্বাক্ষরক করাইতে হইবে।

ঘ) অর্থ আনা নেওয়ার ব্যাপারে পিয়ন নিরুৎসাহিত। অর্থে পরিমাণ ৫০০/০০-১০০০/- টাকা হইলে ২ জন পিয়ন পাঠাইতে হইবে। অর্থের পরিমাণ ১০০০/০০ টাকার বেশি হইলে সংশ্লিষ্ট শাখার একজন সহকারী ও ২ জন পিয়ন যাইতে হইবে। অর্থে পরিমাণ খুব বেশি হইলে আর্মড পুলিশ স্কোয়াড নিয়োগ করা যাইতে পারে। (এস,আর-৩১)

সরকারি ক্যাশ বই এ এন্ট্রির সিস্টেম কি?

এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, কারণ সরকারি অর্থব্যবস্থার স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত করার জন্য ক্যাশ বইয়ের সঠিক ব্যবস্থাপনা অপরিহার্য। সরকারি ক্যাশ বইয়ে এন্ট্রির পদ্ধতি সাধারণত নিম্নলিখিত নিয়মাবলী মেনে চলে:

১. দ্বৈত এন্ট্রি পদ্ধতি (Double Entry System): ক্যাশ বইয়ে সাধারণত দ্বৈত এন্ট্রি পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়। এর মানে হলো, প্রতিটি লেনদেনের দুটি দিক থাকে—একটি ডেবিট (Debit) এবং একটি ক্রেডিট (Credit)। যেমন, কোনো খরচ হলে ক্যাশ বইয়ের ক্রেডিট দিকে এন্ট্রি হবে এবং সংশ্লিষ্ট খরচের হিসাব ডেবিট দিকে এন্ট্রি হবে।

২. তারিখ অনুযায়ী এন্ট্রি: সকল লেনদেন অবশ্যই তারিখ অনুযায়ী ধারাবাহিকভাবে এন্ট্রি করতে হবে। কোনো লেনদেন বাদ দেওয়া যাবে না বা এন্ট্রির ক্রম পরিবর্তন করা যাবে না।

৩. লেনদেনের বিবরণ: প্রতিটি এন্ট্রির সঙ্গে লেনদেনের একটি সুস্পষ্ট এবং বিস্তারিত বিবরণ থাকতে হবে। যেমন, কোন খাতে খরচ হচ্ছে, কাকে টাকা দেওয়া হচ্ছে, কোন বিলের বিপরীতে বিল নম্বরসহ উল্লেখ করতে হবে। এতে অডিট বা নিরীক্ষার সময় সুবিধা হয়।

৪. ভাউচার ও সমর্থনকারী দলিল: প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি ভাউচার বা বিল থাকতে হবে। ভাউচারটি ক্যাশ বইয়ের সংশ্লিষ্ট এন্ট্রির সমর্থনে একটি গুরুত্বপূর্ণ দলিল হিসেবে কাজ করে। ভাউচার, বিল, চালান (Challan) ইত্যাদি সঠিকভাবে সংরক্ষণ করতে হবে।

৫. প্রাপ্তি ও প্রদান: ক্যাশ বইয়ে দুটি প্রধান অংশ থাকে—’প্রাপ্তি’ (Receipt) এবং ‘প্রদান’ (Payment)।
* প্রাপ্তি (Receipt): যখন কোনো উৎস থেকে টাকা পাওয়া যায়, তখন তা প্রাপ্তি কলামে এন্ট্রি করা হয়। যেমন, সরকারি রাজস্ব আদায়, কোনো প্রকল্পের জন্য প্রাপ্ত অর্থ ইত্যাদি।
* প্রদান (Payment): যখন কোনো খাতে টাকা খরচ করা হয়, তখন তা প্রদান কলামে এন্ট্রি করা হয়। যেমন, বেতন, ভাতা, পণ্য বা সেবা ক্রয়, অফিসের খরচ ইত্যাদি।

৬. যথাযথ অনুমোদন: ক্যাশ বইয়ে এন্ট্রি করার আগে প্রতিটি লেনদেনের জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার (যেমন, হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা বা ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ) যথাযথ অনুমোদন বা সই থাকতে হবে। অনুমোদন ছাড়া কোনো লেনদেন ক্যাশ বইয়ে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে না।

৭. দৈনিক বা পর্যায়ক্রমিক হিসাব মেলানো: ক্যাশ বইয়ের এন্ট্রির সঙ্গে প্রকৃত ক্যাশ ব্যালেন্সের মিল রাখতে হবে। প্রতিদিন বা নির্দিষ্ট সময় পর পর ক্যাশ বইয়ের হিসাব (Book Balance) এবং হাতে থাকা ক্যাশের পরিমাণ (Physical Cash) মিলিয়ে দেখতে হবে। কোনো অমিল থাকলে তার কারণ খুঁজে বের করে সমাধান করতে হবে।

৮. সংশ্লিষ্ট সরকারি বিধি-বিধান: সকল এন্ট্রি এবং ক্যাশ বইয়ের ব্যবস্থাপনা অবশ্যই সরকারের সংশ্লিষ্ট আর্থিক বিধি-বিধান (Financial Rules) যেমন – সরকারি আর্থিক বিধিমালা (GFR) এবং হিসাব সম্পর্কিত নিয়মাবলী (Treasury Rules) অনুযায়ী হতে হবে।

সংক্ষেপে, সরকারি ক্যাশ বইয়ে এন্ট্রির সিস্টেমটি একটি সুশৃঙ্খল, নিয়মাবদ্ধ এবং জবাবদিহিমূলক প্রক্রিয়া। এর মূল লক্ষ্য হলো সরকারি অর্থের প্রতিটি লেনদেন সঠিকভাবে লিপিবদ্ধ করা এবং এর স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে হবে।