সরকারি কর্মচারীদের ১৬তম গ্রেড হতে ১০ম গ্রেড ভুক্ত তথা পূর্বতন দ্বিতীয় ও তৃতীয় শ্রেণির কর্মকর্তা/কর্মচারীদের জন্য গোপনীয় অনুবেদন ফর্ম সুনির্দিষ্টকরণ- গোপনীয় অনুবেদন ফর্ম ২০২৩
তৃতীয় শ্রেনীর কোন কোন ফরম? – ‘বাংলাদেশ ফর্ম নং-২৯০-ক’ ১৩তম থেকে ১০ম গ্রেডভূক্ত (পূর্বতন দ্বিতীয় শ্রেণি) সকল গেজেটেড/নন-গেজেটেড কর্মকর্তা/কর্মচারীদের জন্য এবং ‘বাংলাদেশ ফর্ম নং-২৯০ খ (সংশোধিত)’ ১৬তম গ্রেড থেকে ১৩তম গ্রেডভূক্ত (পূর্বতন তৃতীয় শ্রেণি) সকল গেজেটেড/নন-গেজেটেড কর্মকর্তা/কর্মচারীদের জন্য প্রযোজ্য হবে।
এসিআর প্রতিস্বাক্ষরকারী কে? নন-গেজেটেড অফিসার/কর্মচারীদের কিছু মৌলিক গুণ ও কার্য-সম্পাদনের মান প্রতিবৎসরান্তে লিপিবদ্ধ করার জন্য এই ফরমটি তৈরী করা হইয়াছে। বিশেষজ্ঞ পর্যায়ের চাকুরী অথবা বিশেষ ধরণের কর্তব্যে নিযুক্ত অফিসার/কর্মচারীদের জন্য অন্যান্য প্রয়োজনীয় বিশেষ গুণ সম্পর্কে প্রয়োজনবোধে ১ম পাতার ১৬ হইতে ১৯ ক্রমিকের শূন্য স্থানে মন্তব্য লিপিবদ্ধ করিতে হইবে, মন্ত্রণালয়/বিভাগ/পরিদপ্তরসমূহ প্রতিস্বাক্ষরকারী/প্রতিবেদনকারী অফিসারকে এই সম্পর্কে প্রশাসনিক নির্দেশ প্রদান করিবেন এবং বিশেষ গুণাবলীর উপযুক্ত শিরোনামসমূহ উক্ত কলামে টাইপ করিতে হইলে। যদি কোন সংস্থা/অফিস ৪টি শূন্য ক্রমিকের অতিরিক্ত কোন দফা সংযোজন আবশ্যক বলিয়া মনে করেন, তাহা হইলে অতিরিক্ত পৃষ্ঠা যোগ করিয়া উহা করিতে পারেন। যদি কোন সংস্থা/অফিস কোন বিশেষ শ্রেণীর অফিসার/কর্মচারীদের ক্ষেত্রেই ফরমের কোন কলাম অপূর্ণ রাখিতে চান, তাহা হইলে মন্তব্যের ঘরে “প্রযোজ্য নহে” লিখিতে হইবে। এইমর্মে প্রতিবেদনকারী অফিসারদিগকে প্রয়োজনীয় নির্দেশ প্রদান করিয়া উহা করিতে পারেন।
গেজেটেড অফিসার/ভারপ্রাপ্ত গেজেটেড অফিসার অথবা অফিস প্রধানগণ দুই প্রস্থে এই ফরমের সংশ্লিষ্ট ঘরগুলি অনুস্বাক্ষর করিয়া পূরণ করিবেন ও তাহার পরবর্তী উর্দ্ধতন অফিসার ইহাতে প্রতিস্বাক্ষর করিবেন। এই প্রতিবেদন গোপনীয় তবে ইহাতে কোন বিরূপ মন্তব্য থাকিলে সংশ্লিষ্ট অফিসার/কর্মচারীকে উহা জানাইতে হইবে। প্রতিবেদনাধীন অফিসার/কর্মচারী ইহার জবাবে বিরূপ মন্তব্য বাতিলের জন্য উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের নিকট আবেদন পেশ করিতে পারেন ৷
যে মন্তব্য আপনি বিরূপ বলিয়া বিবেচনা করেন তাহার নীচে লাল রেখা টানিয়া দিন। ফরম প্রতিস্বাক্ষর করার পর গোপন রিপোর্ট হেফাজতের জন্য দায়ী অফিসারের নিকট উহা ফেরত দিন।
প্রতিবেদনকারী অফিসারের জন্য কি কি নির্দেশনা রয়েছে? আপনার অধীনস্থদের সম্পর্কে প্রতিবেদন লিখিবার সময় যথাসম্ভব বস্তুনিষ্ঠ হউন। সুস্পষ্ট ও সরাসরি মন্তব্য করুন এবং অতিরঞ্জন ও স্থূল অবমূল্যায়ন পরিহার করুন। আ এবং ই অংশের কলামগুলি পূরণ করার পর ফরমটি প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারের নিকট প্রেরণ করিবেন। আপনার অধীনে ন্যূনতম তিন মাসকাল চাকুরী করিয়াছেন এমন প্রত্যেক অফিসার/কর্মচারীর প্রতিবেদন লিখিবেন ।
১৬তম গ্রেড থেকে ১৩তম গ্রেডভূক্তদের ফরম ডাউনলোড । ১৩তম থেকে ১০ম গ্রেডভূক্ত ফরম ডাউনলোড
এসিআর লিখন নির্দেশনা । মন্ত্রণালয়/বিভাগ/পরিদপ্তর ইত্যাদির জন্য যে সকল নির্দেশ রয়েছে
- কোন অফিসারের মৌলিক গুনাবলী লিপিবদ্ধ করার জন্য এই ফরমটি তৈরী করা হইয়াছে। বিশেষজ্ঞ পর্যায়ের চাকুরীর অথবা বিশেষ ধরনের কর্তব্যে নিযুক্ত কোন অফিসারের জন্য অন্যান্য প্রয়োজনীয় গুনাবলী সম্পর্কে, প্রয়োজনবোধে ২য় খন্ডের ১৪ হইতে ১৭ ঘরের শূন্য স্থানে মন্তব্য লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। গোপন রিপোর্টসমূহের কোন বিশেষ চাকুরী বা পদের জন্য প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট গুণাবলীর বিশেষ উল্লেখের প্রয়োজনের ক্ষেত্রে মন্ত্রণালয়/বিভাগসমূহ তাহাদের অধীনস্থ রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারগণকে এতদসংক্রান্ত প্রশাসনিক নির্দেশ প্রদান করিবেন। যখন এই ফরম এক এক জন অফিসারের জন্য অফিসে প্রথমতঃ তৈয়ার করা হয়, তখন ১৩ হইতে ১৭ ঘরে শূন্য স্থানে এইসব গুণাবলী সম্পর্কে উপযুক্ত শিরোনামসমূহ টাইপ করিতে হইবে।
- পরবর্তী ঊর্ধতন অফিসার এই রিপোর্টে অনুস্বাক্ষর করিবেন এবং রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের উপরস্থ অফিসার উহাতে প্রতি স্বাক্ষর করিবেন। যে অফিসার সম্পর্কে রিপোর্ট প্রদান করা হইয়াছে তাঁহার কার্যের সহিত উভয়কেই সংশ্লিষ্ট হইতে হইবে।
- যদি কোন অফিসারের গোপন রিপোর্টে বিরূপ মন্তব্য করা হয়, তবে যথাশীঘ্র সম্ভব এবং যে কোন ক্ষেত্রে, রিপোর্ট প্রতিস্বাক্ষরিত হওয়ার তারিখ হইতে ১ মাসের মধ্যে ডি. ও. চিঠিসহ সম্পূর্ণ রিপোর্টের কপি তাহার নিকট সরবরাহ করিতে হইবে। তিনি রিপোর্ট প্রাপ্তি স্বীকারপূর্বক ডি. ও. চিঠিতে স্বাক্ষর করিয়া ফেরত দিবেন। যে অফিসার সম্পর্কে রিপোর্ট প্রদত্ত হইয়াছে, তাঁহার নিকট বিরূপ মন্তব্য সম্বলিত রিপোর্টের অনুলিপি সরবরাহ করিতে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা ব্যর্থ হইলে তজ্জন্য কঠোর মনোভাব গ্রহণ করিতে হইবে।
- রিপোর্ট প্রতিবেদনকারী ও প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারগণের পৃথক পৃথক অভিমত অনুযায়ী রিপোর্ট তৈয়ার করা হইলে, প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসার (ঊর্ধতন কর্তৃপক্ষ) কর্তৃক গৃহীত অভিমত বজায় থাকিবে ।
- যে অফিসার সম্পর্কে রিপোর্ট প্রদত্ত হইয়াছে, তিনি পূর্ববর্তী বৎসরে তৎসম্পর্কে উল্লিখিত দোষত্রুটি প্রতিকারের জন্য ব্যবস্থা অবলম্বন করিয়াছেন কি না এই মর্মে কোন মন্তব্য থাকিলে তাহাও জানাইতে হইবে।
- প্রথম শ্রেণীর অফিসারদের ক্ষেত্রে পরিদপ্তর/অফিস প্রধান এবং অন্যান্য অফিসারদের ক্ষেত্রে, সংস্থাপন সংক্রান্ত বিষয়ের ভারপ্রাপ্ত সিনিয়র অফিসার বিরূপ প মন্তব্যসমূহ জানাইবেন।
- বিরূপ মন্তব্যসমূহ লিখিতভাবে সংশ্লিষ্ট অফিসারকে না জানানো পর্যন্ত এবং তাঁহার কোন নিবেদন থাকিলে তৎসম্পর্কে সিদ্ধান্ত গৃহীত না হওয়া পর্যন্ত, বিরূপ মন্তব্য সম্বলিত গোপন রিপোর্ট বিবেচনার জন্য গৃহীত হইবে না। বিরূপ মন্তব্যের বিরুদ্ধে যে কোন নিবেদন অবশ্যই দুই প্রস্থে হইতে হইবে।
- কর্মচরিত সম্পর্কিত গোপন রিপোর্ট হেফাজতের জন্য দায়ী অফিসারগণের জন্য নির্দেশ। আগামী জানুয়ারী মাঝামাঝি সময়ে রিপোর্টসমূহ পেশ করিবার জন্য রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারগণকে প্রতি বৎসর ডিসেম্বর মাসে স্মরণ করাইয়া দিন। প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারদিগকেও একই সংগে জানাইয়া দিতে হইবে।
- কোন বিরূপ মন্তব্য আছে কি না তাহা দেখিবার জন্য প্রত্যেক রিপোর্ট সতর্কতার সহিত পড়ুন। যদি থাকে, তাহা হইলে সংশ্লিষ্ট অফিসারকে উক্ত রিপোর্টের অনুলিপি যাহাতে অবিলম্বে প্রেরিত হয় তাহার ব্যবস্থা গ্রহণ করুন এবং তাঁহার কোন নিবেদন থাকিলে ঐসব মন্তব্য প্রাপ্তির এক পক্ষকালের মধ্যে তাহা পেশ করার জন্য নির্দেশ দিন।
- ফোল্ডারের ৪ কলাম পূর্ন করুন এবং নিবেদন প্রাপ্তির প্রতি লক্ষ রাখুন। কোন নিবেদন থাকিলে তৎসম্পর্কে সিদ্ধান্ত গ্রহণের ব্যবস্থা অবলম্বন করুন এবং এক মাসের মধ্যে সংশ্লিষ্ট অফিসারকে উক্ত সিদ্ধান্ত অবগত করান। সিদ্ধান্তের অনুলিপি দলিলগুচ্ছের মধ্যে রাখুন।
- প্রথম শেণীর অফিসারদের ক্ষেত্রে গোপন রিপোর্টের অনুলিপি সংস্থাপন বিভাগে প্রেরণ করুন, যদিও ঐ অফিসার যে চাকুরী করেন উহার সহিত ঐ বিভাগ সংশ্লিষ্ট নহেন। অন্যান্য গেজেটেড অফিসারদের ক্ষেত্রে, গোপন রিপোর্টের অনুলিপিসমূহ সংশ্লিষ্ট প্রশাসনিক পরিদপ্তরে প্রেরণ করুন। যদি অফিসার ঐ পরিদপ্তরে চাকুরী করেন, তাহা হইলে মূল ও অনুলিপি আপনার নিজের অফিসে রাখুন।
- রিপোর্ট ফোল্ডারে রাখুন এবং উহাতে প্রয়োজনীয় বিষয়াদি লিপিবদ্ধ করুন। ফোল্ডারটি খামের মধ্যে রাখুন এবং খামের উপরের কলামগুলিতে প্রয়োজনীয় বিষয়াদি লিপিবদ্ধ করুন। দলিলগুচ্ছ বাহিরে পাঠাইবার সময় আপনি খামের সংশ্লিষ্ট কলামগুলি পূরণ করিয়া খামটি আপনার নিকট রাখুন।
- যদি কোন অফিসার উপর্যুপরী দুই বৎসর ধরিয়া একই রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের নিকট হইতে বিরূপ মন্তব্য পাইতে থাকেন, তাহা হইলে তাঁহাকে অন্য একজন রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের অধীনে ন্যস্ত করার বিষয়টি উত্থাপন করুন।
- সংশ্লিষ্ট অফিসারদের ব্যর্থতা ও দুর্বলতা দৃষ্টিগোচর হওয়া মাত্র উহা তাঁহাদের দৃষ্টিগোচর করুন এবং তাঁহাদের বার্ষিক কর্ম-চরিতে তাহা লিপিবদ্ধ করার পূর্বে সংশোধনের জন্য তাঁহাদিগকে এইভাবে সুযোগ দিন ।
- মূল ফরম ও অনুলিপি সংশ্লিষ্ট বাক্সগুলিতে অনুস্বাক্ষর করিয়া একই ফরম দুই প্রস্থে পূরণ করুন। প্রয়োজনবোধে লেখচিত্র-এর নীচে আপনার মতামত টাইপ করিয়া দিতে পারেন, কিন্তু সেই ক্ষেত্রে লেখচিত্র-এর শেষে আপনাকে স্বাক্ষর করিতে হইবে।
- যে অফিসার সম্পর্কে রিপোর্ট প্রদত্ত হইয়াছে তৎসম্পর্কিত লেখচিত্রের জন্য নির্দিষ্ট স্থান পূরণ করিবার বেলায়, তাঁহার উন্নতি সাধনের জন্য কোন প্রস্তাব থাকিলে তৎসহ তাঁহার সবল ও দুর্বল দিকগুলির উল্লেখ করুন- যাহাতে সংশ্লিষ্ট অফিসারের ব্যক্তিত্ব, কার্যাবলী এবং চরিত্রগুণের সুস্পষ্ট চিত্র ফুটিয়া উঠে।
- দুই বা ততোধিক গুণাবলী ২য় খন্ডে একসংগে উল্লেখিত হইয়াছে অথচ সংশ্লিষ্ট অফিসার কেবল উহাদের একটি গুণের অধিকারী- সেই ক্ষেত্রে মন্তব্য কলামে এই বিষয়টি উল্লেখ করুন অর্থাৎ যদি কোন অফিসার সহযোগিতা পরায়ন হন কিন্তু বিচক্ষণ নহেন তবে তাহা লিখুন।
- এই রিপোর্টের ২য় ও ৩য় খন্ড পূরণ করার পর ফরমখানা প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারের নিকট প্রেরণ করুন। ৭। আপনার অধীনে নূন্যতম তিন মাসকাল চাকুরী করিয়াছেন এমন প্রত্যেক অফিসারের রিপোর্ট পেশ করুন।
প্রতিস্বাক্ষরকারীই কি মন্তব্যকারী?
হ্যাঁ, প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসার মন্তব্য করবেন। প্রতিবেদনাধীন কর্মচারী সম্পর্কে আপনার ব্যক্তিগত জ্ঞানের আলোকে প্রতিবেদনকারী অফিসারের মন্তব্য মূল্যায়ন করুন, অতঃপর আপনার নিজস্ব মন্তব্য লিপিবদ্ধ করুন। যদি আপনি মনে করেন যে, প্রতিবেদনকারী অফিসারের এক বা একাধিক মন্তব্য সঠিক নহে এবং উহা বাতিল করা উচিত, তাহা হইলে লাল কালিতে উহা কাটিয়া অনুস্বাক্ষর করুন ও আপনার বিবেচনার সঠিক মন্তব্য সন্নিবেশিত করুন। যে মন্তব্য আপনি বিরূপ বলিয়া বিবেচনা করেন তাহার নীচে রেখা টানিয়া চিহ্নিত করুন। ফরম প্রতিস্বাক্ষর করার পর প্রতিবেদন হেফাজতকারী অফিসারের নিকট প্রেরণ করুন।
রিপোর্ট লেখার সময় কি কি বিষয় খেয়াল রাখতে হবে? কর্মকর্তা বা আপনার অধীনস্থদের সম্পর্কে রিপোর্ট লিখিবার সময় বেশ কিছু বিষয় মাথায় রাখিতে হইবে। যেমন- (ক) যথাসম্ভব বস্তুনিষ্ঠ হউন। (খ) যথাসম্ভব সতর্কতা অবলম্বন করুন। (গ) রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের জন্য নির্দেশ। (গ) দ্ব্যর্থক বা কৌশলে এড়াইয়া যাওয়ার মত মন্তব্য না করিয়া সুস্পষ্ট ও সরাসরি মন্তব্য করুন। (ঘ) অতিরঞ্জন এবং স্বল্প বিবৃতি পরিহার করুন।
প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারের জন্য নির্দেশ কি ? যে অফিসার সম্পর্কে রিপোর্ট প্রদত্ত হইয়াছে তৎসম্পর্কে আপনার ব্যক্তিগত জ্ঞানের আলোকে রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের মন্তব্যসমূহের মূল্যায়ন করুন। অতঃপর ৪র্থ খন্ডে আপনার নিজস্ব মন্তব্য লিখুন। যদি আপনি মনে করেন যে, রিপোর্ট প্রদানকারী অফিসারের কোন একটি বিশেষ মন্তব্য সঠিক নহে এবং তাহা মুছিয়া ফেলা দরকার, তাহা হইলে লাল কালিতে তাহা কাটিয়া অনুস্বাক্ষর করুন এবং আপনার বিবেচনায় সঠিক অন্য কোন মন্তব্য থাকিলে তাহা উহাতে সন্নিবেশিত করুন। যদি আপনি কোন মন্তব্য সম্পর্কে পুরাপুরি একমত না হন, তাহা হইলে ২য় খন্ডের ‘মন্তব্য’ কলামে প্রাসংগিক লিপিবদ্ধ বিষয়ের পার্শ্বে অথবা ৪র্থ খন্ডে “প্রতিস্বাক্ষরকারী অফিসারের মন্তব্যের” নীচে আপনার নিজের মন্তব্য লিখুন।
সংস্থাপন বিভাগের জন্য নির্দেশনা কি? মূল রিপোর্টসমেত কোন দলিলগুচ্ছ হারাইয়া যাওয়ায় অথবা ভুলবশতঃ অন্য স্থানে রাখার ক্ষেত্রে ব্যবহারের জন্য যাহাতে ঐগুলি পাওয়া যায়, তজ্জন্য ১ম শ্রেণীর অফিসারদের দলিলসমূহের অনুলিপি সতর্কতার সহিত রাখুন। প্রতি বৎসর মার্চের প্রথম সপ্তাহে সংশ্লিষ্ট অফিসার সম্পর্কে সর্বশেষ রিপোর্ট পাওয়া গিয়াছে কি না তাহা দেখার জন্য প্রত্যেক দলিলগুচ্ছ পরীক্ষা করুন। যদি পাওয়া না যায় তবে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ/পরিদপ্তর/অফিসারকে স্মরণ করাইয়া দিন। দলিলগুচ্ছ পরিপূর্ণ আকারে পাওয়া গেলে, সর্বশেষ রিপোর্টটি পড়িয়া দেখুন, উহাতে কোন বিরূপ মন্তব্য থাকিলে তাহা সংশ্লিষ্ট অফিসারকে অবহিত করা হইয়াছে কি না, এবং সে বিষয়ে তাঁহার কোন নিবেদন থাকিলে তৎসম্পর্কে কোন সিদ্ধান্ত গৃহীত হইয়াছে কি না তাহা দেখুন। অন্যথায় প্রয়োজনীয় কার্য নিষ্পন্ন করিবার জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রনালয়/বিভাগ/পরিদপ্তরকে স্মরণ করাইয়া দিন।
