সরকারি দপ্তরগুলিতে কর্মচারীদের বেতন বিল ও অন্যান্য আনুষাঙ্গিক বিল অনলাইনে আইবাস++ এর মাধ্যমে দাখিল কার্যক্রম শুরু হয়েছে। স্থানীয় হিসাব রক্ষণ অফিসে যোগাযোগের মাধ্যমে কর্মচারীদের বেতন বিল দাখিল ও অন্যান্য কার্যক্রম একজন ডিডিও খুব সহজেই কয়েক মিনিটের মধ্যেই দাখিল করতে পারে। আজ আমরা কিভাবে কর্মচারীদের বিল হিসাব রক্ষণ অফিসে দাখিল করতে হয় তা দেখবো।
DDO হিসাবে নিবন্ধন হওয়ার পর user ID এবং Password দিয়ে iBAS++ এ login করলে নিম্নবর্ণীত দুটি sub system প্রদর্শিত হবে ৷
- BUDGET EXECUTION
- ACCOUNTING
- Budget executon সাব সিষ্টেমে প্রবেশ করলে DDO মডিউলের অপশনগুলি পাওয়া যাবে ৷
- Accounting সাব সিষ্টেমে প্রবেশ করলে DDO বাজেট, ব্যায় এবং স্থিতির অবস্থা জানা যাবে ৷
DDO মডিউল অপশন :
- MASTER DATA
- DDO BILL PROCESSING
- REPORT
প্রথমে Master Data এর Staff Information Entry যেয়ে সকল কর্মচারীদের যার যার NID দিয়ে সকল তথ্য এন্ট্রি ও Save করতে হবে ৷ যদি তথ্য এন্ট্রি সঠিক থাকে তা পুন: যাচাই করে নিশ্চিত হওয়ার পর Staff information Approval করে দিলেই তথ্য Approve হয়ে যাবে ৷
যেভাবে একজন ডিডিও কর্মচারীদের বেতন বিল অনলাইনে হিসাবরক্ষণ অফিসে প্রেরণ করবেন।
এরপর DDO Bill Processing এর Employee Pay Bill Entry Option এ গিয়ে যে মাসের বেতন বিল সেই মাস select করার পর Accounting Month পরের মাস Select (যেমন বেতন বিলের মাস যদি এপ্রিল হয় তাহলে Accountig মাস হবে মে) করতে হবে ৷ এরপর Master Data এর Staff Information Entry তে যে সকল কর্মচারীদের তথ্য এন্ট্রি করা হয়েছিল সকল কর্মচারীর বেতন ভাতাদির তথ্য দেখাবে ৷ DDO যদি মনে করেন দাবীকৃত মাসের সকল কর্মচারীদের বেতন ভাতাদি সঠিক আছে তাহলে All সিলেক্ট করে দিয়ে SAVE এ ক্লিক করলেই কর্মচারীদের বেতন বিলটি SAVE হয়ে যাবে ৷ যদি কোন কর্মচারীর বেতন দিতে না চাইলে তাহলে তার টিক মার্ক উঠিয়ে Save দিতে হবে ৷ বেতন বিল SAVE করার পর Employee Pay Bill Submission এ ক্লিক করলেই Electronic টোকেনসহ কর্মচারীদের বেতন বিলটি Accounts অফিসের তাদের Accounting Module সিষ্টমে চলে যাবে ৷
প্রিন্ট কপি সংগ্রহ ও হিসাবরক্ষণ অফিসে প্রেরণ
এরপর ডিডিওকে Report Option এর Staff Bill এ গিয়ে দাখিলকৃত কর্মচারীদের বেতন বিলের প্রিন্ট কপি নিয়ে স্বাক্ষরপূর্বক Accounts অফিসে বিলের একটি কপি প্রেরন করবেন ৷
ডিডিও কোডে বাজেট বরাদ্দ যেভাবে দেখবেন
Accounting Sub system সাইটে প্রবেশ করলে তিনি তার কোডের বিভিন্ন অর্থনৈতিক কোডে বাজেট কত এবং খরচ হওয়ার পর অবশিষ্ট কত আছে তার অবস্থা দেখতে পারবেন৷
আইবাস++ এ ডিডিও একাউন্টের ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড যেভাবে পাবেন
DDO নিবন্ধন আপনি নিজে করতে পারবেন না ৷ সংশ্লিষ্ট Accounts অফিস থেকে নিবন্ধন ফরম সংগ্রহপূর্বক তাদের মাধ্যমে সিজিএ, ঢাকা কার্যালয়ের iBAS++ টিমে দায়িত্বরত সিষ্টেম প্রকৌশলী কর্তৃক নিবন্ধন কাজটি সম্পাদন করতে হবে ৷ তবে প্রত্যেক DDO কে তার ১৩ সংখ্যার প্রাতিষ্ঠানিক কোডটি ফরমে সঠিকভাবে উল্লেখ করতে হবে ৷ যেমন চট্টগ্রাম কলেজ এর DDO হলেন অধ্যক্ষ ৷ উনার প্রতিষ্ঠানিক কোড হল 1250207109377 (109377 দিয়েই চট্টগ্রাম কলেজ বুঝায়) ৷ এই প্রাতিষ্ঠানিক কোডেই মাধ্যমিক ও উচ্চ শিক্ষা অধিদপ্তর থেকে বরাদ্দ প্রদান করা হয়ে থাকে ৷ এবং চট্টগ্রাম কলেজের সকল শিক্ষক ও কর্মচারীদের বেতনভাতাদি ও আনুষাঙ্গিক অন্যান্য খাতের ব্যয় এই প্রাতিষ্ঠানিক কোড 1250207109377 থেকেই পরিশোধ হয় ৷
কর্মচারীদের বেতন বিল যেভাবে হিসাব রক্ষণ অফিসে দাখিল করবেন। এ সংক্রান্ত ভিডিও টিউটোরিয়াল দেখে নিতে পারেন।
