ট্রেজারী রুলস্-এর এস, আর-৬২ অনুযায়ী বিল প্রস্তুতের নিয়মাবলী নিম্নরূপ এস,আর-৬২ মোতাবেক যতদূর সম্ভব বাংলায় মুদ্রিত বিল ফরম ব্যবহার করিতে হইবে। যদিও বর্তমানে অনলাইনে আইবাস++ ব্যবহার করে বেতন বিল দাখিল করা যাচ্ছে। এখনও অনেক দপ্তর আইবাস++ এর বাহিরে রয়েছে-স্বায়ত্তশাসিত, আধা সরকারি ও বেসরকারি অফিস ছাড়াও সরকারি কিছু সংখ্যক অফিসে ম্যানুয়াল বিল দাখিল করা হয়। তাছাড়া বিল তৈরির ক্ষেত্রে কিছু নিয়ম মেনে চলতে হয়।
১। সকল বিল অবশ্যই কালি দিয়া পূরণ ও স্বাক্ষর করিতে হইবে। পূর্ণ টাকার ক্ষেত্রে প্রতিটি বিলের টাকার পরিমাণ অংকে ও কথায় লিখিতে হইবে। টাকার ভগ্নাংশের ক্ষেত্রে পূর্ণ টাকায় অঙ্ক কথায় লিখার পর ভগ্নাংশ অংকে লিখা যাইতে পারে, কিন্তু গদি টাকার কোন ভগ্নাংশ না থাকে, তাহা হইলে সম্পূর্ণ টাকার পর মাত্র লখিতে হইবে এবং লক্ষ্য রাখিতে হইবে যাহাতে কোন অংক সন্নিবেশের ” ঠাক না থাকে। যেমন “টাকা ছয়শত মাত্র”, “টাকা পাঁচশত এবং পয়সা ৫০” এইভাবে এইভাবে লিখিতে হইবে।
২। বিলের মােট টাকার অংক অংকে অথবা কথায় সংশােধন করা হইলে আয়ন কর্মকর্তাকে তারিখসহ অনুস্বাক্ষরের পরিবর্তে তারিখসহ পূর্ণস্বাক্ষর দিয়া সত্যায়িত করিতে হইবে। বিলে ঘষামাজা এবং উপরি লিখন সম্পূর্ণ নিষিদ্ধ এবং অবশ্য পরিতাজ্য। যদি কোন সংশােধনের প্রয়ােজন হয়, তাহা হইলে অসুদ্ধ লেখাগুলি লাল কালি দিয়া পরিচ্ছন্নভাবে কাটিয়া দিয়া শুদ্ধ লেখাগুলি সন্নিবেশ করিতে হইবে। প্রতিটি প্রয়ােজনীয় শুদ্ধি অথবা কোন প্রক্ষেপণ আয়ন কর্মকর্তা তারিখসহ অনুস্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যায়ন করিবেন।
৩। বাজেটের শ্রেণিবিন্যাসকে আনুমানিক হিসাবে গ্রহণ করিয়া আয়ন কর্মকর্তা প্রতিটি বিলে শ্রেণিবিন্যাসের চার্ট অনুযায়ী হিসাবের পরিপূর্ণ শ্রেণিবিন্যাস লিপিবদ্ধ করিবেন। বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে যতদূর সম্ভব প্রয়ােজন বিভাজন এবং ব্যয় দায়যুক্ত অথবা অন্যান্য ব্যয় তাহা শ্রেণিবিন্যাসে উল্লেখ থাকিতে হইবে।
৪। দুই বা ততােধিক মন্ত্রণালয়/ বিভাগ/ অধিদপ্তর এর ব্যয় এক বিলে অন্তর্ভুক্ত করা যাইবে না। ৬। বিশেষ আদেশে ব্যয়ের ক্ষেত্রে ব্যয় মঞ্জুরী আদেশের উল্লেখ করিতে হইবে। বিলের সহিত প্রদত্ত মঞ্জুরী আদেশের অনুলিপি অবশ্যই গেজেটেড কর্মকর্তা দ্বারা সত্যায়িত হইতে হইবে।
৫। যে প্রাধিকার বলে কর্তনাদি সম্পন্ন হইয়াছে তাহা বিলে উল্লেখ করিতে হইবে।
৬। সম্ভাব্য ক্ষেত্রে সাব-ভাউচার, বেতন বই (acqutance rolls)ইত্যাদিতে প্রাপক স্বীকৃতি স্বরূপ পরিশােধের তারিখ উল্লেখ করিবেন। নিরক্ষরতা অথবা পরিশােধের প্রত্যাশায় রশিদ প্রদান প্রভৃতি কারণে প্রাপক কর্তৃক পরিশােধের তারিখ উল্লেখ করা সম্ভব না হইলে ব্যয়ন কর্মকর্তাগণ তাহাদের সুবিধা অনুযায়ী হয় পৃথকভাবে প্রতিটি পরিশােধ না হয় সম্মিলিতভাবে একাধিক পরিশােধের দলিলে অনুস্বাক্ষর দিয়া পরিশােধের প্রকৃত তারিখ লিপিবদ্ধ করিবেন।
৭। আয়ন কর্মকর্তা যদি অন্য কোন ব্যক্তি অথবা প্রবিনিধির মাধ্যমে পরিশােধ করিতে চাহেন, তাহা হইলে তিনি সুনির্দিষ্টভাবে এইরূপ আদেশ পৃষ্ঠাঙ্কন করিবেন অথবা নির্দিষ্ট প্রাধিকার পত্র দাখিল করিবেন।
৮। বিলের টাকার কলাম অথবা বিবরণের কলাম খালি জায়গা থাকিলে তাহা অবশ্যই ( তির্যক রেখা দ্বারা পূরণ করিয়া দিতে হইবে।
৯। বিলের গায়ে লাল কালি দ্বারা এই মর্মে একটি নােট অবশ্যই রাখিতে হইবে যে, বিলের টাকার অংক পূর্ণ টাকায় প্রদর্শিত একটি নির্দিষ্ট অংক অপেক্ষ কম। নির্দিষ্ট এই অংকটি বিলের মােট টাকার অংক অপেক্ষা সামান্য বেশি হইবে।
সরকারি বিল তৈরি করা ক্ষেত্রে উপরোক্ত নিয়মাবলী মেনে চলতে হবে।
