Accounts officer গনের USER ID তে REPORT Menu এর মধ্যে একটি Management Report অপশন আছে ৷ এই Management Report অপশন এর মধ্যে DDO registration tracking report থেকে সংশ্লিষ্ট Pay Point এর সকল ডিডিও গনের রেজিষ্ট্রেশন সংক্রান্ত তথ্য পাওয়া যাবে ৷ যে সকল অফিসের DDO গন এখনও ডিডিও রোল পান নি বা ডিডিও রেজিষ্ট্রেশন হয় নি তারা সংশ্লিষ্ট Accounts office এ যোগাযোগ করে DDO রোলটি নিতে পারবেন ৷ Report এর Registration status এর মধ্যে যেই অফিসগুলি ” Y ” থাকবে সেই অফিসগুলির DDO রোল বা রেজিষ্ট্রেশন হয়েছে ৷
ফলে SDO এর (Self drawing officer ) USER ID তে দুটি সুবিধা এক সাথে পাবেন ৷ একই USER ID তে online বিল সাবমিট করে আবার বিল forward করতে পারবেন ৷ তবে একজন DDO যদি একাধিক অফিসের DDO এর দায়িত্ব পালন করেন তখন DDO এর মূল অফিস ব্যতীত বাকী অফিস গুলির তথ্য অর্থাৎ ১৩ সংখ্যার প্রাতিষ্ঠানিক কোড DDO এর NID এবং মোবাইল নম্বর সহ প্রয়োজনীয় প্রমানক iBAS++ help desk এ দিতে হবে ৷
HELP DESK এ দেয়ার কাজটি করবে Related accounts office ৷ তখন সাপোর্ট ইঞ্জিনিয়ারগন একজন DDO কে একাধিক অফিসের জন্য ডিডিও USER ID সৃষ্টি করার কাজটি করবেন ৷ উদাহরন স্বরূপ :-
একটি উপজেলায় স্বাস্থ্য অফিসের UHFPO (Upazila health & family planning officer) পদের একজন নিম্নবর্নীত ৩টি অফিসের DDO এর দায়িত্ব পালন করেন :-
1) Office code 1270204110712- Upazila Health And Family planing officer
2 ) Office code 1270212111321-Upazila Health And Family Planing Officer
3) Office code 1270412138945-Nursing Unit, Upazila Health Complex,
UHFPO এর মূল অফিস হল ক্রমিক ১ এর Office 1270204110712- Upazila Health And Family planing officer ৷ এই অফিসের DDO রোল প্রদানের কাজ সংশ্লিষ্ট Accounts office করতে পারবেন ৷ কারন এই অফিস কোড 1270204110712 থেকে UHFPO নিজে বেতন ভাতাদি নিয়ে থাকেন ৷ কিন্তু ক্রমিক ২ এবং ৩ এর অফিসের DDO নিবন্ধনের কাজটি করবে iBAS++ এর সাপোর্ট প্রকৌশলীগন ৷
DDO registration tracking report এ দেখা যাবে যে, অনেক SDO এর অনুকুলে DDO রোলটি যুক্ত হয়ে গেছে কিন্তু তারা DDO নন ৷ তারা হলেন SDO (Self drawing officer) ৷ এই ক্ষেত্রে Accounts office প্রথমে আলোচ্য কর্মকর্তাকে একবার Release দিবেন এবং পরে SDO হিসাবে joining দেখাবেন ৷ তখন তার SDO এর USER ID তে আর ডিডিও রোলটি থাকবে না ৷
সুত্র: Mostafizur Rahman
