সরকারি অফিসের চিঠিপত্রের নির্দিষ্ট ফরম্যাট রয়েছে, যা মূলত প্রেরকের ঠিকানা, তারিখ, প্রাপকের ঠিকানা, বিষয়, সম্ভাষণ, মূল অংশ, ইতি এবং স্বাক্ষর—এই অংশগুলো নিয়ে গঠিত। সরকারি পত্র, স্মারক, আদেশ, পরিপত্র ও আধা-সরকারি পত্রের মতো বিভিন্ন ধরনের চিঠির জন্য আলাদা নমুনা অনুসরণ করা হয়। সঠিক ফরম্যাট বজায় রাখা, পেশাদার ভাষা ব্যবহার এবং চিঠির নির্দিষ্ট অংশগুলো সঠিকভাবে সাজানো জরুরি।

১. সরকারি অফিসে ব্যবহৃত বিভিন্ন পত্রের ফরম্যাট ও নমুনা

সরকারি কার্যক্রমে ব্যবহৃত পত্রসমূহ একটি সুনির্দিষ্ট কাঠামো ও বিধিমালার মাধ্যমে নিয়ন্ত্রিত হয়। ফাইলটির তথ্যানুসারে, বাংলাদেশে সরকারি যোগাযোগের প্রধান ধরনগুলো এবং তাদের ফরম্যাট/নমুনার মূল বৈশিষ্ট্য নিচে তুলে ধরা হলো:

অন্যান্য প্রকারের দাপ্তরিক যোগাযোগ:

এছাড়া, আরও যে সকল মাধ্যমে দাপ্তরিক যোগাযোগ করা হয়, সেগুলোর মধ্যে রয়েছে: অনানুষ্ঠানিক নোট (Unofficial Note), অনুলিপি প্রেরণ/পৃষ্ঠাঙ্কন (Copy Circulated/Endorsement), সিদ্ধান্ত প্রস্তাব (Resolution), প্রেস ইশতেহার/প্রেস নোট (Press Communique/Press Note) এবং আধুনিক ডিজিটাল মাধ্যম যেমন: ফ্যাক্স, ই-মেইল, জিইপি, এসএমএস ও অন্যান্য ডিজিটাল মাধ্যম।

২. তথ্যাদি বিশ্লেষণ করে একটি সংবাদ প্রতিবেদন

শিরোনাম: সরকারি দাপ্তরিক যোগাযোগে স্বচ্ছতা ও গতি আনতে আদর্শ পত্র ফরম্যাট অনুসরণ অপরিহার্য

বিশেষ প্রতিবেদক, ঢাকা:

বাংলাদেশের সরকারি অফিসগুলোতে ব্যবহৃত বিভিন্ন প্রকার দাপ্তরিক পত্রের ফরম্যাট ও নমুনা বিশ্লেষণ করে দেখা যায়, প্রশাসনের প্রতিটি স্তরে যোগাযোগে এক সুনির্দিষ্ট, বিধিমালা-ভিত্তিক পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়। এই কঠোর প্রমিতকরণ (Standardization) দাপ্তরিক কার্যক্রমে স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা ও দ্রুততা নিশ্চিত করার জন্য অপরিহার্য।

কাঠামোগত যোগাযোগের গুরুত্ব

সরকারি নির্দেশাবলি থেকে শুরু করে আন্তঃবিভাগীয় তথ্য আদান-প্রদান পর্যন্ত সব ক্ষেত্রেই আদর্শ ফরম্যাট ব্যবহার করা হচ্ছে। যেমন: সরকারের আনুষ্ঠানিক সিদ্ধান্ত সর্বসাধারণকে জানাতে ‘সরকারি পত্র’ বা ‘প্রজ্ঞাপন’ ব্যবহার করা হয়, যার কাঠামোতে ‘গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার’ উল্লেখ থাকা বাধ্যতামূলক। অন্যদিকে, বিভিন্ন মন্ত্রণালয় বা বিভাগের মধ্যে অপেক্ষাকৃত কম আনুষ্ঠানিক তথ্য বিনিময়ের জন্য ব্যবহৃত হয় ‘অফিস স্মারক’, যেখানে কোনো সম্ভাষণ বা সৌজন্য উক্তি থাকে না, যা বার্তাটিকে আনুষ্ঠানিকতার ভারমুক্ত রেখে দ্রুত তথ্য বিনিময়ে সহায়তা করে।

বিশেষজ্ঞদের মতে, দাপ্তরিক চিঠিপত্রের এই শ্রেণিবিন্যাস প্রশাসনিক জটিলতা হ্রাস করে। প্রশাসনিক নির্দেশ যখন একটি ‘অফিস আদেশ’ বা ‘পরিপত্র’ আকারে জারি হয়, তখন এর আইনি এবং প্রশাসনিক গুরুত্ব সুস্পষ্টভাবে প্রতিষ্ঠিত হয়। আবার, জরুরি কোনো বিষয়ে ব্যক্তিগত মনোযোগ আকর্ষণের জন্য ‘আধা-সরকারি পত্র’ ব্যবহার করা হয়, যা দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণে সাহায্য করে।

ডিজিটাল মাধ্যমেও প্রমিতকরণ

প্রথাগত কাগজের চিঠিপত্রের পাশাপাশি বর্তমানে সরকারি যোগাযোগে ই-মেইল, জিইপি, এসএমএস এবং অন্যান্য ডিজিটাল মাধ্যমের ব্যবহারও বেড়েছে। বিশ্লেষণে দেখা যায়, এসব আধুনিক যোগাযোগ পদ্ধতির ক্ষেত্রেও মূল দাপ্তরিক নিয়মাবলী ও বিষয়বস্তুর প্রমিত কাঠামো বজায় রাখার ওপর গুরুত্বারোপ করা হয়েছে।

প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনায় প্রতিটি পত্র বা নথির জন্য সুনির্দিষ্ট নম্বর, তারিখ ও সংরক্ষণের বিধান (যেমন: জারি রেজিস্টার বা ইনডেক্স রেজিস্টার) রাখা হয়। এই পদ্ধতি দাপ্তরিক তথ্য প্রবাহের ধারাবাহিকতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত করে। সামগ্রিকভাবে, সরকারি অফিসের পত্রাদির এই আদর্শ ফরম্যাট অনুসরণ করা বাংলাদেশের সরকারি যোগাযোগ ব্যবস্থাকে একটি শক্তিশালী ও নিয়মতান্ত্রিক ভিত্তি প্রদান করেছে, যা সুশাসন প্রতিষ্ঠায় সহায়ক।

• • প্রেরকের ঠিকানা: চিঠির উপরের বাম দিকে প্রেরকের ঠিকানা লেখা হয়।
  • তারিখ: তারিখটি প্রেরকের ঠিকানার নিচে বা এর পাশে লেখা যেতে পারে।
  • প্রাপকের ঠিকানা: প্রেরকের ঠিকানার নিচে বাম দিকে প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা উল্লেখ করতে হয়।
  • বিষয়: একটি নির্দিষ্ট ও সংক্ষিপ্ত বিষয় উল্লেখ করতে হয়, যা চিঠির মূল উদ্দেশ্যকে বোঝায়।
  • সম্ভাষণ: অফিসের চিঠিতে সাধারণত আনুষ্ঠানিক সম্ভাষণ ব্যবহার করা হয় (যেমন: মহোদয়)।

• মূল অংশ: চিঠির মূল বক্তব্য এখানে বিস্তারিতভাবে লেখা হয়, যেখানে স্পষ্ট ও পেশাদার ভাষা ব্যবহার করা হয়।

• ইতি: মূল অংশ শেষ হওয়ার পর ‘ইতি’ বা ‘বিনীত’ লিখে শেষ করা হয়।

• স্বাক্ষর: স্বাক্ষর এবং প্রেরকের পুরো নাম ও পদবি উল্লেখ করা হয়। 

• সরকারি পত্র: এটি একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি, যা সরকারি আদেশ, বিজ্ঞপ্তি, বা নির্দেশ সংক্রান্ত তথ্য আদান-প্রদানের জন্য ব্যবহৃত হয়।
• অফিস স্মারক (Office Memorandum): একই দপ্তরের বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদানের জন্য এটি ব্যবহৃত হয়।
• অফিস আদেশ (Office Order): কোনো নির্দিষ্ট কর্মচারীর নিয়োগ, বদলি, বা ছুটির আদেশ জারির জন্য এটি ব্যবহৃত হয়।
• পরিপত্র (Circular): একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে সকল সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা ও কর্মচারীকে একই নির্দেশনা দেওয়ার জন্য এটি ব্যবহৃত হয়।
• আধা-সরকারি পত্র (Demi Official Letter): এটি কিছুটা ব্যক্তিগতভাবে লেখা হয়, তবে এটি একটি আনুষ্ঠানিক পত্র, যা কোনো নির্দিষ্ট কর্মকর্তার ব্যক্তিগত অনুরোধ বা তথ্য জানানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। 

Govt. Letter Sample and Example Bangladesh । সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ (আপডেটেড)