প্রতি মাসের ১ তারিখ অর্থাৎ বেতন পরিশোধের প্রথম তারিখে iBAS এর মেসেজ ফোল্ডারে কয়েক লক্ষ কর্মকর্তার EFT Message সংরক্ষিত থাকে ৷
মাসের ১ তারিখে EFT Transmit করার পর Pay Point গুলি একসাথে Message Send কমান্ড প্রয়োগ করার কারনে iBAS সার্ভার থেকে টেলিটক কোম্পানীর সার্ভারে মেসেজগুলি স্থানান্তর হতে সময় লাগে ৷
তাই ম্যাসেজগুলো পর্যায়ক্রমে যেতে থাকে ৷ প্রতি মাসের ১ তারিখ iBAS এর মেসেজ Folder টি এত বেশী Load থাকে তা কয়েকদিন লেগে যায় EFT SMS সেন্ড হতে ৷ এরই মধ্যে EFT Message পাওয়ার পূর্বে অনেক কর্মকর্তার ব্যাংক হিসাবে টাকা জমা হয়ে যায় ৷
তারপর এক দিন কি দু’দিন পর দেখা যাবে যে EFT মেসেজ Send হয়েছে ৷ EFT মেসেজ না পেলেও আপনার BILL STATUS দেখবেন “EFT File Transmitted” দেখাচ্ছে কিনা ৷ যদি EFT File Transmitted দেখায় তাহলে বুঝতে হবে যে আপনার EFT বাংলাদেশ ব্যাংক এ স্থানান্তর হয়েছে এবং বাংলাদেশ ব্যাংক প্রতি ১২ ঘন্টার মধ্যে যার যার ব্যাংক হিসাবে টাকা প্রেরন করে থাকে৷
যদি টাকা আপনার ব্যাংক হিসাবে জমা হয় তখন আপনার ব্যাংক থেকে টাকা জমা সহ হালনাগাদ স্থিতির একটি SMS পাবেন ৷ এই SMS টি EFT Transmit মেসেজ প্রাপ্তির সাথে কোন সম্পর্ক নাই ৷ EFT Transmit SMS প্রাপ্তির অপেক্ষায় না থেকে SELF DRAWING OFFICER (SDO) গন সবসময় তাদের Home Page এ প্রদর্শিত BILL STATUS দেখে নিশ্চিত হবেন যে আপনার দাখিলকৃত বিলটি কোন পর্যায়ে আছে ৷
Click Integrated Budget and Accounting System On Top । Home Screen
BILL STATUS
১ ৷ যখন অনলাইনে বেতন বিল সাবমিট করবেন তখন বিলটি DDO কর্তৃক Forward হওয়ার জন্য DDO মডিউলে থাকবে ৷ আপনি একটি ভাউচার নম্বর সহ BILL SUBMIT হওয়ার SMS পাবেন ৷ SMS টি হল :- “Dear “X” Your salary bill for the month of June-(Pre)-2020 (Bill # ) has been submitted and waiting for forward by DDO” কিন্তু টোকেন নম্বর না পাওয়ার কারনে দাখিলকৃত বিলটি BILL STATUS এ দেখতে পাবেন না ৷
২ ৷ DDO কর্তৃক দাখিলকৃত বিলগুলি যখন FORWARD করবে বা স্বয়ংক্রীয় FORWARD হবে তখন টোকেন নম্বর সহ বিলটি Accounting মডিউলে স্থানান্তর হবে ৷ সাথে সাথে টোকেন নম্বর সহ বিলটি FORWARD হওয়ার SMS পাবেন ৷ SMS টি হল :-
Dear “X” Your salary bill for the month of June-(Pre)-2020 (Token #000000) has been forwarded by DDO to CAO/DCA /DAO/ UAO/ ………………………….. “
টোকেন নম্বর পাওয়ার কারনে দাখিলকৃত বিলটি BILL STATUS এ ” Your pay bill has been forwarded by DDO ” দেখাবে ৷ তখন আপনি নিশ্চিত হবেন যে Related Accounts Office এ বিলটি স্থান্তরিত হয়েছে ৷
৩ ৷ Accounts Office দাখিলকৃত বিলটি যখন Approved করে তখন BILL STATUS দেখাবে ” Your bill has been approved by acconts office” [ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ]
৪ ৷ Accounts অফিস Bill Approved করার পর যখন EFT ইস্যু করবে তখন BILL STATUS দেখাবে ” EFT order entered” [ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ]
৫ ৷ Accounts অফিস যখন ইস্যুকৃত EFT গুলি নির্ধারিত তারিখে Bangladesh bank এ transmit করবে তখন BILL STATUS দেখাবে ” EFT file transmitted “
[ এ ক্ষেত্রে সর্বশেষ iBAS ++ সিষ্টেম থেকে EFT transmit হওয়ার SMS পাবেন ৷ SMS টি হল :- “Advice with reference no. EFVA…………….. for the Salary for the month of June (Pre) 2020 of Tk 0000000 has been transmitted today to Bangladesh Bank. The amount will be credited to your Bank Account by next working day. – CAO/ DCA /DAO/UAO ……….. ] এই SMS টি জেনারেট হবে iBAS ++ সিষ্টেম থেকে ৷ৱ
উপরে BILL STATUS এ যেই গুলি দেখানো হয়েছে তা online এ দাখিলকৃত বেতন , নববর্ষ ভাতা ও উৎসব ভাতার বিলের ক্ষেত্রে প্রদর্শিত হবে ৷
Online ব্যতীত যখন আপনার নামে পরিশোধযোগ্য অন্য সকল বিল ( যেমন TA বিল , শ্রান্তি বিনোদন ভাতা , সম্মানী , জিপিএফ অগ্রিম ও চূড়ান্ত , লাম গ্রান্ট, বকেয়া বেতন ভাতা ইত্যাদি যা online হয় না ) ম্যানুয়েল টোকেনের মাধ্যমে পরিশোধ করা হয় তখন
BILL STATUS এর ধাপ গুলি নিম্নরূপ হবে :
১ ৷ Accounts অফিস কর্তৃক বিলে টোকেন দিলে BILL STAUS দেখাবে ” Bill received by accounts ofice” [ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ]
২ ৷ Accounts অফিস টোকেন দেয়ার পর বিলটি যখন এন্ট্রি বা পোষ্টিং দিবে তখন BILL STATUS দেখাবে ” Bill entered by accounts office ” [ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ]
৩ ৷ Accounts office এন্ট্রিকৃত বিলটি যখন approve করে তখন BILL STATUS দেখাবে ” Your bill has been approved by acconts office” [ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ]
৪ ৷ Accounts অফিস বিল approve করার পর ম্যানুয়েল টোকেনের কিছু বিলের EFT ইস্যু হবে অাবার কিছু বিলের চেক ইস্যু হবে ৷ যেইগুলি EFT ইস্যু হবে সেগুলো উপরে বর্নীত ক্রমিক ৪ এবং ৫ এর অনুরূপ BILL STATUS দেখতে পাবেন এবং EFT message পাবেন ( যেগুলো EFT হবে সেগুলো হল TA বিল , শ্রান্তি বিনোদন ভাতা , সম্মানী ভাতা , বকেয়া বিল )
যেই বিল গুলির সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার অনুকুলে চেক ইস্যু হবে সেইগুলির BILL STATUS দেখাবে ” Advice sent “[ এ ক্ষেত্রে কোন SMS পাবেন না ] EFT হলে BILL STATUS দেখাবে “EFT file transmitted” আর চেক হলে BILL STATUS দেখাবে “Advice sent”
আমরা নিজেরা যেন ডিডিও আইডি এবং পাসওয়ার্ড ছারাই এনআইডি এবং মোবাইল নং + জন্ম তারিখ ব্যবহার করে নিজেদের বেতন সিট দেখতে পারি। তাহার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা দিবেন
কর্মচারীগণ ডিডিও’র অধিনস্ত এবং নন গেজেটেড কর্মচারী। বাংলাদেশ সার্ভিস রুলস মোতাবেক কর্মচারীগণদের নিজের বিল নিজে দাখিল করার সুযোগ নেই।