পে-ফিকেশনে ভুল হলে সংশোধনের উপায় কী? ডিডিও আইডি থেকে ফেরত পাঠিয়ে পুনরায় দাখিলের প্রক্রিয়া
জাতীয় বেতন স্কেল-২০২৬ অনুযায়ী অনলাইনে বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিকেশন করতে গিয়ে কোনো কর্মকর্তা-কর্মচারীর বেতন ভুল নির্ধারিত হলে তা কীভাবে সংশোধন করা যাবে, এ নিয়ে অনেকের মধ্যে প্রশ্ন দেখা দিয়েছে। বিশেষ করে যাঁরা ইতোমধ্যে iBAS++ সিস্টেমে পে-ফিকেশন সম্পন্ন করেছেন, কিন্তু বেতন নির্ধারণে ভুল পেয়েছেন, তাঁরা সংশোধনের জন্য কী পদক্ষেপ নেবেন, তা জানতে চাইছেন।
সংশ্লিষ্ট প্রক্রিয়া সম্পর্কে কর্মচারীদের আলোচনায় উঠে এসেছে, কিছু ক্ষেত্রে ডিডিও (DDO) আইডি থেকে বেতন নির্ধারণী বিবরণী ফেরত পাঠিয়ে সংশোধনের সুযোগ তৈরি করা যেতে পারে। তবে কারা নিজেরা সংশোধন করতে পারবেন, কোন ক্ষেত্রে হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ের সহায়তা প্রয়োজন হবে এবং পরবর্তী মাসে পে-ফিকেশন করলে কী প্রভাব পড়বে—এসব বিষয় নির্ভর করবে সংশ্লিষ্ট ফাইলের বর্তমান অবস্থা ও প্রযোজ্য সরকারি নির্দেশনার ওপর।
নিচে প্রচলিত প্রক্রিয়া ও কর্মচারীদের আলোচনায় উঠে আসা তথ্যের ভিত্তিতে বিষয়গুলো বিস্তারিত তুলে ধরা হলো।
১. পে-ফিকেশনে ভুল হলে প্রথমে কী করতে হবে?
পে-ফিকেশনে ভুল ধরা পড়লে প্রথমেই দেখতে হবে, বেতন নির্ধারণী বিবরণীটি কোন পর্যায়ে রয়েছে। বিবরণীটি এখনো দাখিলের পর্যায়ে আছে, ডিডিওর অনুমোদনের অপেক্ষায় রয়েছে, নাকি ইতোমধ্যে অনুমোদিত হয়ে চূড়ান্ত হয়েছে—এর ওপর সংশোধনের পদ্ধতি নির্ভর করতে পারে।
সংশোধনের জন্য প্রথমে সংশ্লিষ্ট অফিসের ডিডিও বা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার সঙ্গে যোগাযোগ করতে হবে। ভুলটি বেসিক বেতন, ইনক্রিমেন্ট, চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড, সিলেকশন গ্রেড কিংবা চাকরির পূর্ববর্তী তথ্যের সঙ্গে সম্পর্কিত কি না, সেটিও নির্ধারণ করা জরুরি।
মূল বিষয় হলো, ভুল শনাক্ত করার পর যাচাই ছাড়া নতুন করে তথ্য জমা না দিয়ে প্রথমে সংশোধনের উপযুক্ত প্রক্রিয়া নিশ্চিত করা।
২. তৃতীয় ও চতুর্থ শ্রেণির কর্মচারীরা কীভাবে সংশোধন করবেন?
তৃতীয় ও চতুর্থ শ্রেণির কর্মচারীদের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, তাঁরা সাধারণত নিজেরা আগের দাখিল করা ফিক্সেশন সম্পাদনা করার সুযোগ নাও পেতে পারেন। এ ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ডিডিও ও তাঁর অধীন এন্ট্রি ইউজারের সহায়তা প্রয়োজন হতে পারে।
প্রচলিত প্রক্রিয়া অনুযায়ী—
প্রথমে ডিডিওর মাধ্যমে ভুল থাকা ফিক্সেশনটি ফেরত পাঠানোর ব্যবস্থা করতে হবে।
ফিক্সেশন ফেরত এলে এন্ট্রি ইউজারের আইডিতে সম্পাদনার সুযোগ আছে কি না, তা যাচাই করতে হবে।
সম্পাদনার সুযোগ থাকলে মূল নথি অনুযায়ী ভুল তথ্য সংশোধন করতে হবে।
সংশোধনের পর ফিক্সেশনটি পুনরায় ডিডিওর কাছে দাখিল করতে হবে।
ডিডিও যাচাই করে পরবর্তী অনুমোদনপ্রক্রিয়ায় পাঠাবেন।
তবে ফিক্সেশন যদি ইতোমধ্যে হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো বা অনুমোদিত হয়ে থাকে, তাহলে আগের পদ্ধতিতে সম্পাদনার সুযোগ নাও থাকতে পারে। সে ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ের নির্দেশনা নিতে হবে।
৩. ফিক্সেশন হিসাবরক্ষণ অফিসে চলে গেলে কী করবেন?
যদি ফিক্সেশন ইতোমধ্যে হিসাবরক্ষণ অফিসে চলে যায়, তাহলে ডিডিওর আইডিতে ফেরত পাঠানোর অপশন না-ও থাকতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করে ভুলের ধরন জানাতে হবে এবং সংশোধনের জন্য নির্ধারিত ব্যবস্থা জানতে হবে।
বিশেষ করে সিলেকশন গ্রেড, উচ্চতর গ্রেড, পদোন্নতি, পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণ বা সার্ভিস বুকের তথ্যসংক্রান্ত ভুল হলে সংশ্লিষ্ট অফিস আদেশ ও চাকরির নথি প্রস্তুত রাখা উচিত।
৪. পরের মাসে পে-ফিকেশন করলে কী হবে?
যাঁরা নির্ধারিত সময়ে পে-ফিকেশন করতে পারেননি অথবা ভুল সংশোধনের কারণে পরবর্তী মাসে ফিক্সেশন সম্পন্ন করবেন, তাঁদের ক্ষেত্রে কয়েকটি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ।
প্রথমত, দেরিতে ফিক্সেশন করলেই বেতন বা বকেয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাতিল হয়ে যাবে—এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানো ঠিক নয়। তবে পরবর্তী মাসে ফিক্সেশন করলে বেতন নির্ধারণ, যাচাই ও অর্থ ছাড়ের কার্যক্রমে বিলম্ব হতে পারে।
দ্বিতীয়ত, বকেয়া বেতনের বিষয়টি নির্ভর করবে প্রযোজ্য বেতন আদেশ, কার্যকর হওয়ার তারিখ, সংশোধিত ফিক্সেশন অনুমোদন এবং অর্থ ছাড়ের নিয়মের ওপর। ফিক্সেশন দেরিতে সম্পন্ন হওয়ার কারণে বকেয়া কীভাবে দেওয়া হবে, তা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী নিশ্চিত করতে হবে।
তৃতীয়ত, ভুল ফিক্সেশন রেখে নতুন করে আবেদন করা উচিত নয়। আগে পুরোনো ফিক্সেশনের অবস্থা যাচাই করে সংশোধন বা পুনর্দাখিলের সঠিক পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে।
৫. পে-ফিকেশন সংশোধনের আগে যে বিষয়গুলো যাচাই করবেন
শেষ কথা
iBAS++-এ পে-ফিকেশনে ভুল হলে সংশোধনের পথ বন্ধ হয়ে গেছে—এমনটি ধরে নেওয়ার প্রয়োজন নেই। তবে সংশোধনের সুযোগ ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা, কর্মচারীর ধরন এবং সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীর অনুমতির ওপর নির্ভর করে। ডিডিওর কাছে থাকা ফিক্সেশন ফেরত নিয়ে সংশোধন করা সম্ভব হলে সেই প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে; হিসাবরক্ষণ অফিসে চলে গেলে সংশ্লিষ্ট অফিসের সহায়তা নিতে হবে।
