সরকারি কর্মকর্তাগণ একজন সেল্ফ ড্রয়িং অফিসার, তারা তাদের নিজের সকল বিল অফিস প্রধান বা অফিস ডিডিও এর পারমিশন ছাড়াই হিসাব রক্ষণ অফিসে দাখিল করতে পারতেন।
এতে অফিসের বাজেট সমন্বয় এবং রিকনসাইলে ঝামেলা পোহাতে হত। চলতি জুন মাসের বেতন বিল এখন আর সরাসরি হিসাব রক্ষণ অফিসে দাখিল করতে পারবেন না, অফিস ডিডিও হয়ে দাখিল করতে হবে।
জুন/২০২০ মাস থেকে Online এ দাখিলকৃত বেতন ও উৎসব ভাতার বিল সরাসরি হিসাবরক্ষন অফিসের Accounting মডিউলে পাওয়া যাবে না ৷ দাখিলকৃত বিল গুলি প্রথমে DDO মডিউলে যাবে ৷ তারপর DDO গন Online Pay Bill Forward (Officer’s Only) এই Option টির মাধ্যমে দাখিলকৃত কর্মকর্তার বেতন ও উৎসব ভাতার বিলগুলি Forward করলে তখন হিসাবরক্ষন অফিসের Accounting মডিউলে Electronic টোকেন নম্বর সহ বিলগুলি পাওয়া যাবে ৷
সংশিষ্ট DDO অনুকুলে প্রদত্ত বাজেটের বিপরীতে সকল বিল পরিশোধিত হয়ে থাকে ৷ এই কারনে অনলাইনে দাখিলকৃত বিলগুলির যিনি Budget Holder অর্থাৎ DDO তিনিই Accounting মডিউলে বিলগুলি Forward করবেন ৷ উল্লেখ্য যে প্রতিটি শ্রেনীবিন্যাস খাতওয়ারী ব্যয়ের সঠিকতা নিশ্চিত করনের জন্য প্রত্যেক DDO কে তাঁর মাসিক হিসাবের সাথে হিসাবরক্ষন অফিসের মাসিক হিসাবের রি-কনসাইল করতে হয় ৷ এখন থেকে DDO মডিউলের মাধ্যমে DDO দৈনিক ব্যয়ের ও বরাদ্দের অবস্থা জানতে পারবেন এবং কোন খাতে যদি স্বল্প বরাদ্দ থাকে বা বরাদ্দ না থাকে তা দেখে তাৎক্ষনিক DDO বরাদ্দ প্রাপ্তির প্রক্রিয়া সম্পাদন করতে পারবেন ৷
অনেক কর্মকর্তা কোন কোন খাতে বরাদ্দ না থাকার কারনে অনলইনে বিল দাখিল করতে পারেন না ৷ আশা করছি এখন থেকে বরাদ্দ না থাকার কারনে বিল দাখিলের সমস্যার সমাধান হয়ে যাবে ৷ কারন DDO তার বাজেট রিপোর্ট থেকে দৈনিক বরাদ্দ,ব্যয় এবং স্থিতির অবস্থা জেনে বরাদ্দ প্রাপ্তির কার্যক্রম গ্রহন করতে পারবেন ৷
প্রথমে প্রত্যেক অফিসের DDO কে iBAS++ সিষ্টেমে DDO রেজিষ্ট্রেশন করিয়ে নিতে হবে৷
DDO রেজিষ্ট্রেশন ফরম সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষন অফিস থেকে সংগ্রহপূর্বক তা পূরন করতঃ হিসাবরক্ষন অফিসে জমা দিতে হবে ৷ হিসাবরক্ষন অফিস iBAS ++ টিমের সহায়তায় DDO রেজিষ্ট্রেশনের প্রক্রিয়া সম্পাদন করবেন ৷ যদি DDO রেজিষ্ট্রেশন করা না হয় তাহলে দাখিলকৃত বেতন ও উৎসব ভাতা বিল গুলি DDO মডিউলে পেন্ডিং থাকবে এবং যতক্ষন পর্যন্ত DDO বিলগুলি Forward করবে না ততক্ষন পর্যন্ত Accounting মডিউলে বিলগুলি পাওয়া যাবে না ৷ যদি বিলগুলি Accounting মডিউলে পাওয়া না যায় তাহলে হিসাবরক্ষন অফিসের কিছুই করার থাকবে না ৷ সুতরাং দ্রুত DDO হিসাবে USER ID এবং PASSWORD প্রাপ্তির ব্যবস্থা গ্রহন করতে হবে ৷
উল্লেখ্য, যিনি DDO উনার self drawing অফিসার হিসাবে একটি USER ID এবং Password আছে ৷ আবার DDO হিসাবে আরেকটি USER ID এবং Password থাকবে ৷ প্রথমে তিনি Self Drawing অফিসার হিসাবে Online এ বেতন ও উৎসব ভাতার বিল দাখিল করবেন ৷ তারপর DDO হিসাবে নিজের বেতন ও উৎসব ভাতার বিলটি হিসাবরক্ষন অফিসের Accounting মডিউলে Forward করবেন ৷ এমনিভাবে DDO তার আওতাধীন সকল কর্মকর্তার বেতন ও উৎসব ভাতার বিলগুলি হিসাবরক্ষন অফিসের Accounting মডিউলে প্রেরনের জন্য DDO Forward করবেন ৷
বিশেষভাবে উল্লেখ করা যাচ্ছে যে, DDO মডিউলের মাধ্যমে এখন থেকে সকল কর্মচারীদের বেতন বিল অনলাইনে Accounting মডিউলে Submit করতে হবে ৷ DDO দেরকেই কর্মচারীদের বেতন বিল অনলাইনে সাবমিট এর কাজটি করতে হবে ৷ এর পূর্বে DDO কে Master Data Option এ যেয়ে প্রত্যেক কর্মচারীদের Database তৈরী করতে হবে ৷ এবং বেতন ভাতাদি সংক্রান্ত তথ্য সমূহ এন্ট্রির কার্য সম্পাদন করতে হবে ৷ বিশেষকরে DDO মডিউলের সকল অপশনগুলির কমান্ড সঠিকভাবে প্রয়োগ করলে কর্মচারীদের বেতন বিল অনলাইনে দাখিলে আশ করি কোন সমস্যা হবে না ৷
