সরকারি কর্মকর্তা/কর্মচারীদের চাকরির রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হয়। কর্মকর্তাদের চাকরির রেকর্ড এসিআরও ও চাকরি বৃত্তান্তের মাধ্যমে সংরক্ষণ করতে হয়। কর্মকর্তাদের ছুটি সংক্রান্ত তথ্যাদি হিসাবরক্ষণ অফিস সংরক্ষণ করে এবং কর্মচারীদের চাকরির রেকর্ড সার্ভিস বুক বা খতিয়ান বহির মাধ্যমে সংরক্ষণ করতে হয়।
আসুন বাংলাদেশ সার্ভিস রুলসে চাকরির রেকর্ড সংরক্ষণ সম্পর্কে বি এস আর, পার্ট-১ এর পরিশিষ্ট-৮ এর নিবেশিত নিয়মনীতি গুলো জেনে নিই-
১। গেজেটেড কর্মকর্তাদের চাকরির রেকর্ড মহা হিসাব নিরীক্ষক ও নিয়ন্ত্রক কর্তৃক ঠত নিরীক্ষা অফিসে নির্ধারিত ফরমে সংরক্ষিত হইবে। অনু-(৩৬)
২। গেজেটেড কর্মচারীদের চাকরি বহি মহা হিসাব নিরীক্ষক ও নিয়ন্ত্রক কর্তৃক নির্ধারিত ফরমে সংরক্ষণ করিতে হইবে। অনু-(৩৭)।
৩। দুই কপি চাকরি বহি সংশ্লিষ্ট কর্মচারী প্রথম নিয়ােগের সময় নিজস্ব ব্যয়ে সংগ্রহ করিবেন। এই চাকরি বহি কর্মরত অফিসের অফিস প্রধানের হেফাজতে থাকিবে এবং বদলির ক্ষেত্রে বদলিকৃত কর্মস্থলে তাহা স্থানান্তরিত হইবে। অনু-(৩৮)।
৪। কর্মজীবনের প্রতিটি ধাপ চাকরি বহিতে অন্তর্ভুক্ত হইবে এবং তাহা অফিস প্রধান কর্তৃক সত্যায়িত হইতে হইবে। অফিস প্রধান লক্ষ্য রাখিবেন যেন প্রতিটি অন্তর্ভুক্তি যথাযথভাবে লিপিবদ্ধকরণ ও সত্যায়িত হয় এবং কোন কাটাকাটি বা ওভার রাইটিং না হয় এবং ভুল সংশােধন যেন পরিস্কারভাবে করা হয় ও তাহা যেন স্বাক্ষর দ্বারা সত্যায়িত হয়।
বৎসরের প্রারম্ভে একটি নির্দিষ্ট সময়ে অফিস প্রধান বা এই উদ্দেশ্যে সরকার কর্তৃক ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা চাকরি বহি যাচাই করিয়া নিশ্চিত হইবেন যে, সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর চাকরি সংক্রান্ত তথ্য যথাযথভাবে লিপিবদ্ধ হইয়াছে এবং তিনি এইমর্মে চাকরি বহিতে প্রত্যয়ন লিপিবদ্ধ করিবেন যে, ‘চাকরি …….. তারিখ হইতে ….. তারিখ পর্যন্ত যাচাই ব্রা হইল।
যাচাইকৃত চাকরি পেনশন গণনায় ধরা হইবে অনু-(৩৯)।
৫। সাময়িক বরখাস্তের সময় এবং চাকরির মধ্যবর্তী অন্যান্য বিরতীকালের সময় “শর পূর্ণ বিবরণসহ চাকরি বহির পৃষ্ঠায় আড়া আড়িভাবে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে সত্যয়নকারী কর্মকর্তা কর্তৃক তাহা স্বাক্ষর দ্বারা সত্যায়িত করিতে হইবে। অবিলম্বে যেন লিপিবদ্ধ করা হয়, সেদিকে লক্ষ্য রাখা সত্যায়নকারী কর্মকর্তার দায়িত্ব। অনু-(৪০)
৬। বিভাগীয় প্রধানের নির্দেশ না থাকিলে চাকরি বহিতে কর্মচারীর ব্যক্তিগত চরিত্র প্রত্যয়ন লিপিবদ্ধ করা যাইবে না। তবে পদাবনত করা হইলে, উহার Wরণ সংক্ষিপ্তভাবে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। অনু-(৪১)
৭। পেনশনের জন্য চাকরি যাচাইয়ের ক্ষেত্রে যেন কোন জন্য অনু-(৩৯) এর নির্দেশ অনুযায়ী চাকরি বহি যথাযথভাবে সংর , সেদিকে লক্ষ্য রাখা সংশ্লিষ্ট প্রত্যেক কর্মচারীর দায়িত্ব। কোন সময় চাকরি বহি পরীক্ষা করিয়া দেখার ইচ্ছা ব্যক্ত করিলে, অফিস প্রধান। অনুমতি দিবেন। অনু-(৪২)।
৮। নন-গেজেটেড কর্মচারী স্থায়ীভাবে বা সাময়িকভাবে অন্য অফিসে বদলি, বদলির প্রকৃতি চাকরি বহিতে লিপিবদ্ধ করিয়া ঐ সময় পর্যন্ত চাকরি যাচাইপূর্বক অফিস প্রধান কর্তৃক বা এই উদ্দেশ্যে সরকার কর্তৃক ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক সত্যায়িত করিয়া বদলিকৃত কর্মস্থলের অফিস প্রধানের নিকট প্রেরণ করিবেন এবং উক্ত অফিস প্রধান তাহার অফিসে উহা রক্ষণাবেক্ষণ করিবেন। অনু-(৪৩)।
৯। কোন কর্মচারী ফরেন সার্ভিসে বদলি হইলে মহা হিসাব নিয়ন্ত্রকের নির্ধারিত নিরীক্ষা কর্মকর্তার নিকট তাহার মূল চাকরি বহি প্রেরণ করিতে হইবে এবং ডুপ্লিকেট কপি মূল অফিসে সংরক্ষিত হইবে। ফরেন সার্ভিসকালের ছুটির প্রাপ্যতাসহ প্রয়ােজনীয় বিবরণী মূল চাকরি বহিতে নিরীক্ষা কর্মকর্তা স্বাক্ষরসহ লিপিবদ্ধ করিয়া তাহা ফেরত দিবেন। উক্ত কর্মচারী পুনরায় সরকারী চাকরিতে বদলি হইলে পুনঃ মূল চাকরি বহি উক্ত নিরীক্ষা কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করিতে হইবে এবং নিরীক্ষা অফিসার প্রয়ােজনীয় বিবরণী স্বাক্ষরসহ লিপিবদ্ধ করিয়া তাহা ফেরত দিবেন। ফরেন সার্ভিসের কর্মকালের সময়ের লিপিবদ্ধ বিবরণী নিরীক্ষা কর্মকর্তা ব্যতীত অন্য কোন কর্তৃপক্ষ সত্যায়িত করিতে পারিবে না। অনু-(৪৫)
১০। (এ) শাস্তিমূলক ব্যবস্থা ব্যতীত চাকরি হইতে অব্যাহতিপ্রাপ্ত হইলে বা পদত্যাগ করিলে, চাকরি বহি কর্মচারীকে ফেরত দেওয়া যাইবে। তবে ফেরত প্রদানের পূণে ফেরত প্রদানের বিষয়টি চাকরি বহিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। কর্মচারীর মৃত্যুতে আবেদনের প্রেক্ষিতে তাহার আত্মীয় স্বজনকে চাকরি বহি ফেরত দেওয়া যাইবে।
বি) চাকরি হতে বরখাস্তকৃত কোন কর্মচারী পরবর্তী পর্যায়ে চাকরিতে পুনর্বহাল হইলে অনরােধ পত্রের ভিত্তিতে চাকরি বহি পুনর্বহালকৃত অফিসের অফিস প্রধানের নিকট প্রেরণ করিতে হইবে। অনু-(৪৯)।
১১। অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর আবেদনের প্রেক্ষিতে এ তাহাকে ফেরত দেওয়া যাইতে পারে। তবে এইক্ষেত্রে যথাযথ কর্তৃপক্ষকে স্ব স্ব চাকরি বহিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে যে, “..•••• তারিখ হইতে জনাব…………অবসরে যাওয়ায় তাহার আবেদনের প্রেক্ষিতে তাহার চাকরি বহি তাহাকে ফেরত দেওয়া হইল।” -অনু-(৪৯) এর নােট
