বাংলাদেশ ট্রেজারী রুলস্-এর বিধান অনুযায়ী ক্যাশবুক লিখন পদ্ধতি সম্পর্কে যে সকল বিধান বর্ণনা করা হয়েছে তা তুলে ধরা হল। এস, আর-২৩- এই বিধিমালা অথবা অন্য কোন বিভাগীয় প্রবিধানে সুস্পষ্ট অন্যরূপ কোন বিধান না থাকিলে, সকল সরকারী কর্মকর্তাকে নগদ আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে নিম্নোক্ত বিধিসমূহ অনুসরণ করিতে হইবে :
১। সরকারের পক্ষে অর্থ গ্রহণ করেন এমন প্রত্যেক সরকারী কর্মকর্তাকে টি, আর, ফরম-৩ অনুযায়ী একটি ক্যাশবহি সংরক্ষণ করিতে হইবে। টীকা : কালেকটরেটে টি, আর, ফরম-৩ক অনুযায়ী ক্যাশবহি সংরক্ষণ করা হয়।
২। সকল আর্থিক লেনদেন সংঘটিত হইবার সঙ্গে সঙ্গে ক্যাশবহিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে এবং হিসাবভুক্তির প্রমাণ হিসাবে অফিস প্রধান কর্তৃক সত্যায়িত হইতে হইবে।
৩। ক্যাশবহি লিখন প্রতিদিন সমাপ্ত করিয়া জের টানিতে হইবে এবং সকল ভুক্তি পরীক্ষা করিতে হইবে। অফিস প্রধান নিজে ক্যাশবহির যােগফল প্রতিপাদন করিবেন অথবা ক্যাশবহি লেখার কাজে নিয়ােজিত নহেন, এমন কোন দায়িত্বশীল অধ:স্তন কর্মচারী দ্বারা এই কাজ করাইয়া নিবেন এবং সবকিছু সঠিক রহিয়াছে। মর্মে নিশ্চিত হইয়া তিনি অনুস্বাক্ষর করিবেন। টীকা-১। কর্মকর্তাগণ ক্যাশবহির ভুক্তিসমূহ অনুস্বাক্ষর করিবার পূর্বে ঐগুলি রশিদের মুড়ি, পরিশােধিত ভাউচার এবং চালানসমূহে ব্যাংকের প্রাপ্তি স্বীকারের সহিত মিলাইয়া দেখিবেন।
টীকা-২। কোন অফিসে দুই বা ততােধিক সহকারী থাকিলে তথায় ক্যাশ এবং হিসাবরক্ষণ ভিন্ন ভিন্ন কর্মচারীর দায়িত্বে ন্যস্ত করা সমীচীন।
৪। প্রত্যেক মাসের শেষে অফিস প্রধান নগদ স্থিতি প্রতিপাদন করিয়া স্বাক্ষর ও তারিখসহ প্রত্যায়ন লিপিবদ্ধ করিবেন। যদি মাসিক ক্যাশ একাউন্ট, প্রাথমিক সংক্ষিপ্ত হিসাব অথবা চলতি হিসাব সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা বরাবর দাখিল করিতে হয়, তাহা হইলে উহাতেও প্রত্যায়ন লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। উক্ত প্রত্যায়ন অবশ্যই অফিস প্রধান কর্তৃক তারিখসহ স্বাক্ষরিত হইতে হইবে।
৫। কোন সরকারী কর্মকর্তার জিম্মায় রাখা সরকারী অর্থ ব্যাংকে জমা দেওয়ার পর জমাদানকারী অফিস প্রধান তাহা সত্যায়নের পূর্বে চালানে অথবা তাহার পাশবহিতে ব্যাংক কর্তৃক প্রদত্ত রশিদ ক্যাশ বইয়ের ভুক্তির সহিত মিলাইয়া দেখিবেন এবং এই মর্মে সন্তুষ্ট হইবেন যে, নির্দিষ্ট অংকের অর্থ প্রকৃতপক্ষে ব্যাংকে জমা করা হইয়াছে। এইরূপ জমা প্রদান উল্লেখযােগ্য অংকের হইলে তিনি মাস শেষ হইবার পর যথাশীঘ্র সম্ভব ঐ মাসে প্রেরিত সকল অর্থের একত্রে একটি রশিদ ব্যাংক হইতে সংগ্রহ করিবেন এবং ক্যাশ বইয়ের ভুক্তির সহিত মিলাইয়া দেখিবেন।
৬। ক্যাশ বইয়ের কোন ভুক্তিতে ঘষামাজা অথবা উপরি-লিখন সম্পূর্ণ নিষিদ্ধ। যদি কোন ভুল ধরা পড়ে, তাহা হইলে ঐ ভুল ভুক্তি কলম দ্বারা কাটিয়া দুই লাইনের মাঝখানে শুদ্ধ ভুক্তি লালকালিতে সন্নিবেশ করিতে হইবে। অফিস প্রধান পলিটি সংশােধন অবশ্যই তারিখসহ অনুস্বাক্ষর করিবেন।
যেহেতু এখন আইবাস++ এর মাধ্যমে বেতন বিল তৈরি করা হয় তাই বিল তৈরির ফরম ব্যবহার করতে হবে না, যেদিন বেতন ইএফটি হয় ঐ দিনের তারিখে ক্যাশবুকে লিখতে হবে বা ঐ দিনের তারিখ ক্যাশ হওয়ার তারিখ হিসেবে অন্তর্ভূক্ত করতে হবে।
