অফিস ব্যবস্থাপনা, সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০০৮ ও ২০১৪ মোতাকে ১১ রকমের পত্রাদি রয়েছে। Forms of Written Communication লেটার গুলোর মধ্যে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয় সরকারি পত্র, অফিস স্মারক ও অফিস আদেশ।
পত্রাদির প্রকারভেদ
ক) সরকারি পত্র (Office Letter)
খ) অফিস স্মারক (Office Memorandum)
গ) অফিস আদেশ (Office Order)
ঘ) পরিপত্র (Circular)
ঙ) আধা সরকারি পত্র (Semi Official Letter)
চ) অুানুষ্ঠানিক নোট ( Unofficial Note)
ছ) অনুলিপি প্রেরণ/পৃষ্ঠাঙ্কন (Copy Circulated/Endorsement)
জ) প্রজ্ঞাপন (Notification)
ঝ) সিদ্ধান্ত প্রস্তাব (Resolution)
ঞ) প্রেস ইশতাহার/প্রেস নোট (Press Communique/Press Note)
ট) ফ্যাক্স, ই-মেইল, জিইপি ও সাইফার বার্তা (Fax, Email, GEP and Cyber Message)। নির্দেশ নং-১৩৩
আজকে জানবো আমরা কোন ক্ষেত্রে অফিস স্মারক ব্যবহার করতে হয়। অফিস স্মারকের নমুনা।
সাধারণত অধস্তন অফিস হইতে উর্ধ্বতন অফিসে অফিস স্মারকে পত্র লিখিতে হইবে। এতদ্ব্যতীত নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে অফিস স্মারক ব্যবহৃত হইবে-
ক) বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগের মধ্যে পত্র বিনিময়;
খ) সরকারি আদেশের সমতুল্য নহে এমন কোন তথ্য সংযুক্ত দপ্তর, অধস্তন অফিস/কর্তৃপক্ষ, বিভাগীয় কমিশনার, জেলা ও উপজেলা কর্মকর্তা এবং সরকারের অধীনস্থ অন্যান্য কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ; এবং
গ) দরখাস্ত, নিয়োগের জন্য আবেদনপত্র ইত্যাদির উত্তর দান।
অফিস স্মারক নাম পুরুষের ভাষ্য -এ লিখিত হইবে এবং ইহাতে প্রেরণকারী কর্মকর্তার স্বাক্ষর, নাম, পরিচিত নম্বর (যদি থাকে), পদনাম ও ই মেইল ঠিকানা ব্যতীত কোন সম্ভাষণ বা উপসংহারে সৌজন্য উক্তি থাকিবে না। পৃষ্ঠার নিম্ন বাম কোনো প্রাপকের নাম ও ঠিকানা লিখিতে হইবে। সরকারের নির্দেশে জারি হইতেছে বুঝাইবার জন্য এইরূপ স্মারকে “নির্দেশক্রমে” শব্দ ব্যবহৃত হইবে। এই স্মারকের বিতরণ অংশে কার্যাথে কাহাকে প্রদান করা হইল এবং জ্ঞাতার্থে কাহাকে প্রদান করা হইল তাহা পৃথকভাবে উল্লেখ করিতে হইবে।
সূত্র: সচিবালয়ের নির্দেশমালা ২০১৪
