জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের পরিসংখ্যাণ ও গভেষণা কোষ এর প্রজ্ঞাপন নং ০৫.২০৬.০৩৩.০০.০০.০৬৮.২০০৮.৮৭, তারিখ: ১০ এপ্রিল, ২০১১ দ্বারা ডিজিটাল নথি নম্বর সংক্রান্তে নিম্নরূপ নির্দেশনা জারি করা হয়। গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকারের Rules of Business, 1996 এবং Rule 4 (vii) তে প্রদত্ত ক্ষমতাবলে সরকার কর্তৃক বাংলাদেশ সচিবালয়ের কার্য নিষ্পত্তির জন্য জারিকৃত সচিবালয় নির্দেশমালা ২০০৮ এর নিম্নরূপ সংশোধন করা হয়েছে,
সচিবালয় নির্দেশমালা ২০০৮ এর নির্দেশ নং ৪১ (৭) অনুযায়ী নির্ধারিত ১৯ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর এর পরিবর্তে নিম্নরূপ ১৮ ডিজিটের নথি নম্বর সন্নিবেশিত হইবে; যথা:
অনুমোদিত ও সংশোধিত ডিজিটাল নথি নম্বর পদ্ধতিটি পূর্ণ ডিজিটাল কোড দ্বারা সমন্বিত। কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহার করিয়া নথির সুষ্ঠু সংরক্ষণ ও নথির গোপনীয়তা রক্ষার্থে এই আধুনিক নথি নম্বর পদ্ধতিটির প্রবর্তন করা হয়েছে। ডিজিটাল নথি নম্বর ১৮ ডিজিটের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখিতে হইবে। ইহাতে কোড থাকিবে ০৭ (সাত) টি, ফুলস্টপ (.) থাকিবে ০৭ (সাত)টি এবং ডিজিট থাকিবে ১৮টি। নূতন নথি নম্বর প্রদানে ডিজিটাল পদ্ধতিটির কোড ভিত্তিক বিশ্লেষণ এবং ব্যবহার পদ্ধতি।
- ডিজিটাল নথি নম্বর
- সচিবালয় কোড (মন্ত্রণালয়/বিভাগ) .০০
- সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র কোড ০০.
- জিওগ্রাফিক (জিও) কোড ০০০০.
- শাখা/অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড ০০০.
- বিষয় ভিত্তিক শ্রেণী বিন্যাস কোড ০০.
- নথির ক্রমিক সংখ্যা কোড ০০০.
- নথি খোলার সন কোড ০০.
ক) মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড: দুই অংক বিশিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড নথি নম্বরের ১ম অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগ এর কোড সচিবালয় নির্দেশমালা ২০০৮ এর ১০৮ নং পৃষ্ঠায় ক্রোড়পত্র-৫ এ সন্নিবেশিত রহিয়াছে। কোন মন্ত্রণালয়/বিভাগ সৃষ্টি/বিলুপ্ত অথবা সংযুক্ত করা হইলে সংস্থাপন মন্ত্রণালয় কোড নম্বর পরিবর্তন /সংশোধন/বরাদ্দ প্রদান করিবে।
খ) সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয় অন্যান্য অধিক্ষেত্র কোড: প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ-এর অধীনস্থ সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/আঞ্চলিক কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র, যেমন-বোর্ড, ব্যুরো, কমিশন এর অনুকুলে দুই ডিজিটের কোড নম্বর বরাদ্দ করিতে হইবে।
