ই-নথির একটি অংশ হচ্ছে ডিজিটাল নথি বা ডি নথি যা সকল সরকারি দপ্তরে ব্যবহৃত হয় এবং ফাইল সংরক্ষণ এটি সহজতর করেছে – ডিজিটাল নথি পদ্ধতি 

ডি নথি কি?– ডিজিটাল নথি অথাৎ সংখ্যা ভিত্তিতে অনলাইন ভিত্তিক নথি। সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ৪১ (৭) নং নির্দেশনা অনুযায়ী নির্ধারিত অধিকতর সংশোধনকরতঃ নির্ধারিত ১৯ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর এর পরিবর্তে ১৮ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর খোলা ও কোড নম্বর বরাদ্দ প্রদান করা হয়।

ডি নথির কোন বিষয়ে কোন নম্বর ব্যবহার করতে হবে? সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ক্রোড়পত্র- ৩ এ সংগে ৩০টি বিষয় নির্ধারণ করা হয়েছে (যেমন: অডিট আপত্তি/অর্থ আত্মসাৎ/আর্থিক ক্ষতি- ০১, অর্থ/অগ্রিম- ০২, অনিষ্পন্ন বিষয়ের তালিকা প্রণয়ন-০৩, আইনগত/মামলা পরিচালনা কার্যক্রম গ্রহণ- ০৪, কর্মবন্টন/কর্মপরিকল্পনা-০৫, সভা/কার্যবিবরণী/কমিটি গঠন/কমিটির সভা- ০৬, ক্রয় প্রক্রিয়াকরণ- ০৭, ছুটি- ০৮, জাতীয় সংসদ বিষয়ক- ০৯, টেলিফোন বিষয়ক- ১০, নিয়োগ বিষয়ক- ১১, পদোন্নতি- ১২, পেনশন- ১৩, প্রকল্প প্রণয়ন/অনুমোদন/বাস্তবায়ন- ১৪, পদ সৃষ্টি/সংরক্ষণ/আত্মীকরণ- ১৫, প্রতিবেদন সংগ্রহ/প্রেরণ- ১৬, প্রেসনোট/পেপারকাটিং- এর উপর কার্যক্রম/প্রতিবাদলিপি- ১৭, প্রশাসনিক কার্যক্রম/অফিস আদেশ- ১৮, বদলি/পদায়ন/প্রেষণ- ১৯, বাজেট- ২০, এসিআর- ২১, আইন/বিধি/নীতি প্রণায়ন- সংশোধন-ব্যাখ্যা- ২২, দিবস উদযাপন/পুরস্কার বিতরণ- ২৩, বৈদেশিক যোগাযোগ/সাহায্য- ২৪, ভ্রমণ/প্রশিক্ষণ- ২৫, যানবাহন/জ্বালানি- ২৬, শৃঙ্খলা/ অভিযোগ/তদন্ত/আপিল/রিভিউ সংক্রান্ত কার্যক্রম- ২৭, সাংগঠনিক কাঠামো- ২৮, সেমিনার ওয়ার্কসপ- ২৯, স্টেশনারী সামগ্রীর চাহিদাপত্র/মালামাল সরবরাহ- ৩০। নতুন কোন বিষয় সংযোজনের প্রয়োজন হলে তা সর্বশেষ কোড নম্বরের পরে সন্নিবেশিত হবে। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন।

তৃতীয় ডিজিটের ষষ্ঠ কোডটি কিসের? ০৩ (তিন) ডিজিটের ৬ষ্ঠ কোডটি নথি ক্রমিক সংখ্যা কোড। এ কোডে নতুন নথি খোলার জন্য নথি রেজিস্টারে যে ক্রমিক সংখ্যা ব্যবহৃত হবে তা এই কোডে লিখতে হবে। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন। ০২ (দুই) ডিজিটের ৭ম কোডটি নথি খোলা সন/বৎসর কোড। এ কোডে যে বছর নথি খোলা হবে সে সনের শেষ ডিজিট ব্যবহার করতে হবে। যেমন: ২০১১ সন ব্যবহারের জন্য ০২ (দুই) ডিজিটের কোড ১১ ব্যবহার করতে হবে। এটি নথির শেষ অবস্থান। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন। ডিজিটাল নথি নম্বরের কোন ঘর মন্ত্রণালয়/দপ্তর/বিভাগ এর জন্য প্রয়োজন না হলে প্রয়োজনীয় শূন্য দিয়ে পূরণ করতে হবে।

ডি নথি কি । ডি নথির সুবিধা । ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা

ই নথি প্লাটফর্মে ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা রয়েছে এবং এছাড়াও বিভিন্ন টিউটোরিয়াল ও ব্যবহার পদ্ধতির উপকরণ রয়েছে। ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা ডাউনলোড করুন

Caption: nothi

সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ৪১(৭) নং নির্দেশনা অধিকতর সংশোধনকরতঃ নির্ধারিত ১৯ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর এর পরিবর্তে ১৮ ডিজিটের নথি নম্বর প্রণয়নের নিমিত্ত নিম্নরূপভাবে ডিজিটাল নথি নম্বর খোলার নির্দেশনা প্রদান করা হয়।

1. বাংলাদেশ বেতারের ডিজিটাল নথি নম্বরের কোড হবে : ১৫.৫৩.০০০০.০০০.০০.০০০.০০.
2. ডিজিটাল নথি নম্বর ১৮টি ডিজিটের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকবে। এতে কোড থাকবে ৭টি। ফুলস্টপ থাকবে ৭টি এবং ডিজিট থাকবে ১৮টি।
3. ০২ (দুই) ডিজিটের ১ম কোডটি মন্ত্রণালয়/বিভাগের জন্য নির্দিষ্ট। যেমন: তথ্য ও সম্প্রচার মন্ত্রণালয়ের কোড নম্বর ১৫।
4. ০২ (দুই) ডিজিটের ২য় কোডটি সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্বশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/ অন্যান্য অধিক্ষেত্র এর জন্য নির্দিষ্ট। সে আলোকে বাংলাদেশ বেতারের কোড- ৫৩।
5. ০৪ (চার) ডিজিটের ৩য় কোডটি জিওগ্রাফিক (জিও) কোড। ইহা মন্ত্রণালয়/বিভাগের অধীন দপ্তর/সংস্থার জেলা ও উপজেলা পর্যায়ে অফিসের জন্য প্রযোজ্য। ১ম ০২ (দুই) ডিজিট জেলা কোড এবং অবশিষ্ট ০২ (দুই) ডিজিট উপজেলা কোড হিসাবে ব্যবহৃত হবে।
6. বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরোর ওয়েবসাইট www.bbs.gov.bd– এ প্রকাশিত জিও কোড অনুসরণ করতে হবে। বাংলাদেশ বেতারের বিভিন্ন জেলায় অবস্থিত আঞ্চলিক কেন্দ্রসমূহ শুধুমাত্র জেলা কোড ব্যবহার করবে (যেমন: বান্দরবান-০৩, বরিশাল-০৬, চট্টগ্রাম-১৫, কুমিল্লা-১৯, কক্সবাজার-২২, ঢাকা-২৬, খুলনা-৪৭, রাজশাহী-৮১, রাঙামাটি-৮৪, রংপুর-৮৫, সিলেট-৯১, ঠাকুরগাঁও-৯৪, …) এবং উপজেলা কোডের স্থানে শূণ্য ব্যবহার করবে; এছাড়া বেতারের অন্য সকল কেন্দ্র ও দপ্তরসমূহ জেলা ও উপজেলা কোডের স্থানে ০৪ (চার)টি শূণ্য ব্যবহার করবে।
7. ০৩ (তিন) ডিজিটের ৪র্থ কোডটি শাখা/অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড। এ ক্ষেত্রে শাখা বলতে নথি সৃষ্টিকারী দপ্তর/ইউনিট/কোড/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ সমূহকে বুঝানো হয়েছে।

ই নথি ও ডি নথির পার্থক্য?

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হল একটি সিস্টেম বা প্রক্রিয়া যা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট যেমন PDF, ওয়ার্ড প্রসেসিং ফাইল এবং কাগজ-ভিত্তিক কন্টেন্টের ডিজিটাল ছবি ক্যাপচার, ট্র্যাক এবং স্টোর করতে ব্যবহৃত হয়। ই-নথিকে বলা হচ্ছে কাগজহীন সরকারি দপ্তর। এটি দিয়ে সরকারি কাজের গতি ও স্বচ্ছতা বেড়েছে। এই প্ল্যাটফর্ম ব্যবহারে দাপ্তরিক কাজে কমে আসছে দুর্নীতি ও সময়ক্ষেপণের সুযোগ। অন্যদিকে ডি নথি হচ্ছে নথি নম্বর যা ১৮ ডিজিট বিশিষ্ট হয়ে থাকে।

ডিজিটাল নথি নম্বর প্রদান পদ্ধতি।