সরকারি কর্মকর্তাদের বেতন বিল প্রস্তুত হবে সহজে, এক ফরমেই বেতন-ভাতা, কর্তন ও PDF তৈরির সুবিধা

সরকারি কর্মকর্তাদের মাসিক বেতন বিল প্রস্তুতের প্রক্রিয়া সহজ ও সুসংগঠিত করতে তৈরি করা হয়েছে টি.আর. ফরম নং ১৩-ভিত্তিক একটি ডিজিটাল বেতন বিল ফরম। এতে প্রয়োজনীয় তথ্য প্রবেশ করানোর পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোট বেতন ও ভাতা, মোট কর্তন এবং প্রদেয় বিলের হিসাব দেখা যায়। পাশাপাশি পূরণ করা ফরমের প্রিভিউ দেখা, একাধিক কর্মকর্তার তথ্য ব্যবস্থাপনা এবং প্রিন্টের উপযোগী PDF তৈরির সুবিধাও রয়েছে।

Click Here: Officer Pay bill Form- টি.আর. ফরম ১৩ কর্মকর্তার বেতন বিল

প্রদত্ত HTML ফাইল বিশ্লেষণে দেখা গেছে, এই টুলটি মূলত গেজেটেড সরকারি কর্মকর্তাদের বেতন বিল প্রস্তুতের জন্য তৈরি করা হয়েছে। এতে বিলের সাধারণ তথ্য, কর্মকর্তার পরিচিতি, বিভিন্ন বেতন-ভাতার খাত, কর্তনের বিবরণ এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয় অংশ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ফলে বেতন বিলের তথ্য একটি নির্দিষ্ট কাঠামোয় সাজিয়ে নেওয়া সম্ভব।

তবে এটি একটি স্বয়ংক্রিয় ফরম প্রস্তুতকারী টুল। সরকারি দপ্তরের অনুমোদিত বেতন ব্যবস্থার সঙ্গে এর সরাসরি সংযোগ কিংবা সরকারি কর্তৃপক্ষের অনুমোদন রয়েছে কি না, তা সরবরাহ করা ফাইল থেকে নিশ্চিত হওয়া যায়নি।

বেতন বিল প্রস্তুতের জন্য যেসব তথ্য দিতে হবে

ডিজিটাল ফরমটিতে প্রথমে বিলের সাধারণ তথ্য পূরণ করতে হয়। এ অংশে বিলের শিরোনাম, মাস, বছর, দপ্তরের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, টোকেনের তারিখ, ভাউচার নম্বর এবং ভাউচারের তারিখ দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।

এরপর সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার ব্যক্তিগত ও চাকরিসংক্রান্ত তথ্য প্রবেশ করানো যায়। এসব তথ্যের মধ্যে রয়েছে—

• কর্মকর্তার নাম ও পদবি;
• জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর;
• ভবিষ্য তহবিল হিসাব নম্বর;
• ডাক জীবনবিমা নম্বর;
• টিআইএন বা ইটিআইএন নম্বর;
• বাহক, ব্যাংক বা এজেন্টের নাম;
• দ্বিতীয় পৃষ্ঠার জন্য প্রয়োজনীয় তারিখ।

এসব তথ্য নির্ধারিত ঘরে প্রবেশ করানোর পর বেতন-ভাতা ও কর্তনের হিসাব সাজানো যায়। ফলে বিলের বিভিন্ন তথ্য আলাদাভাবে প্রস্তুত না করে একটি ফরমের মধ্যেই সংরক্ষণ ও উপস্থাপন করা সম্ভব।

মূল বেতন থেকে বিভিন্ন ভাতার হিসাব

বেতন বিলের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো মূল বেতন ও প্রযোজ্য ভাতার হিসাব। এ কাজ সহজ করতে ডিজিটাল ফরমটিতে একাধিক বেতন-ভাতার খাত এবং সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোড রাখা হয়েছে।

ফরমে অন্তর্ভুক্ত উল্লেখযোগ্য খাতগুলো হলো মূল বেতন, শিক্ষা ভাতা, বাড়িভাড়া ভাতা, চিকিৎসা ভাতা, মোবাইল বা সেলফোন ভাতা, মোটরযান রক্ষণাবেক্ষণ ব্যয়, দায়িত্ব ভাতা, আপ্যায়ন ভাতা, গৃহ-সহায়তা ভাতা, পাচক ভাতা, নিরাপত্তা ভাতা এবং বিচারিক ভাতা।

প্রতিটি খাতের জন্য নির্ধারিত হার ও টাকার অঙ্ক প্রবেশ করানোর ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারী সংশ্লিষ্ট খাতের মাসিক হার লিখতে পারবেন। টাকার অঙ্কের ঘর ফাঁকা রাখলে ওই হারকে দাবিকৃত অর্থ হিসেবে গণনা করা হয়। আবার আংশিক মাসের হিসাব বা অন্য কোনো কারণে দাবির পরিমাণ ভিন্ন হলে টাকার অঙ্কের ঘরে আলাদা পরিমাণ লেখা যায়।

এ সুবিধার ফলে বিভিন্ন খাতের হিসাব একই জায়গায় রাখা সম্ভব হয়। তবে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা কোনো ভাতা পাওয়ার যোগ্য কি না এবং কত টাকা প্রাপ্য, তা অবশ্যই প্রযোজ্য বিধি ও দাপ্তরিক তথ্য অনুযায়ী নির্ধারণ করতে হবে।

কর্তনের খাতও রয়েছে নির্ধারিত কাঠামোয়

বেতন বিল তৈরির সময় শুধু মোট বেতন ও ভাতা নির্ধারণ করলেই হয় না; বিভিন্ন প্রযোজ্য কর্তনের হিসাবও সঠিকভাবে দেখাতে হয়। এ বিষয়টি বিবেচনায় নিয়ে ফরমটিতে একাধিক কর্তন ও পরিশোধের খাত অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।

এসব খাতের মধ্যে রয়েছে অগ্রিম আয়কর, স্ট্যাম্প ডিউটি, সরকারি ঋণের সুদ, পানি ও পয়ঃনিষ্কাশন চার্জ, পৌরকর, গৃহনির্মাণ ঋণ, মোটরগাড়ি ঋণ, সুদমুক্ত ঋণ, মোটরসাইকেল ঋণ, কম্পিউটার ঋণ এবং সাধারণ ভবিষ্য তহবিল।

এ ছাড়া তিতাস, বাখরাবাদ, জালালাবাদ ও কর্ণফুলী গ্যাস বিল এবং কর্মচারী কল্যাণ তহবিল ও কর্মচারী যৌথবিমা তহবিলের মতো খাতও রয়েছে।

ফরমটিতে ব্যবহারকারীর প্রয়োজন অনুযায়ী বেতন-ভাতা ও কর্তনের অংশে অতিরিক্ত দুটি করে খাত যুক্ত করার সুযোগ রাখা হয়েছে। এসব খাতে অর্থনৈতিক কোড, বিবরণ, হার এবং টাকার অঙ্ক লেখা যায়।

তবে ফরমে কোনো কর্তনের খাত অন্তর্ভুক্ত থাকলেই সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার বেতন থেকে তা কেটে নেওয়া হবে, এমন নয়। প্রকৃত দায় ও প্রযোজ্য বিধি অনুসারে কর্তনের অঙ্ক নির্ধারণ করতে হবে।

মোট বেতন ও প্রদেয় বিলের হিসাব নিজে থেকেই দেখা যাবে

ডিজিটাল বেতন বিল ফরমটির অন্যতম প্রধান সুবিধা হলো স্বয়ংক্রিয় হিসাব। ব্যবহারকারী বিভিন্ন খাতের তথ্য প্রবেশ করালে মোট বেতন ও ভাতা, মোট কর্তন এবং প্রদেয় বিলের হিসাব একই সঙ্গে দেখতে পারবেন।

এখানে হিসাবের তিনটি প্রধান অংশ রয়েছে।

১. মোট বেতন ও ভাতা: মূল বেতনসহ প্রযোজ্য ভাতার অঙ্ক যোগ করে মোট দাবি নির্ধারণ করা হয়।

২. মোট কর্তন: আয়কর, ভবিষ্য তহবিল, ঋণ এবং অন্যান্য প্রযোজ্য কর্তনের অঙ্ক যোগ করে মোট কর্তন দেখানো হয়।

৩. প্রদেয় বিল: মোট বেতন ও ভাতা থেকে মোট কর্তন বাদ দিয়ে প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ করা হয়।

হিসাবের সূত্রটি হলো—

প্রদেয় বিল = মোট বেতন ও ভাতা − মোট কর্তন।

উদাহরণ হিসেবে, কোনো কর্মকর্তার মোট বেতন ও ভাতা ৬০ হাজার টাকা এবং মোট কর্তন ৬ হাজার টাকা হলে প্রদেয় অর্থ দাঁড়াবে ৫৪ হাজার টাকা। এটি কেবল হিসাব বোঝানোর উদাহরণ; কোনো নির্দিষ্ট কর্মকর্তার প্রকৃত বেতন বা সরকারি বেতন নির্ধারণের তথ্য নয়।

এই স্বয়ংক্রিয় হিসাবের ফলে বিভিন্ন খাতের অঙ্ক হাতে যোগ করে মোট নির্ধারণের প্রয়োজন কমতে পারে। তবে ইনপুটে ভুল থাকলে হিসাবেও ভুল হতে পারে। তাই বিল চূড়ান্ত করার আগে প্রতিটি খাতের অঙ্ক যাচাই করা জরুরি।

বাংলা সংখ্যায় হিসাব ও কথায় টাকার পরিমাণ

বেতন বিলের আর্থিক তথ্য উপস্থাপনের ক্ষেত্রে সংখ্যার নির্ভুলতা গুরুত্বপূর্ণ। ফরমটিতে বাংলা সংখ্যায় টাকার পরিমাণ দেখানোর ব্যবস্থা রয়েছে। একই সঙ্গে প্রদেয় অর্থ কথায় লেখার সুবিধাও রাখা হয়েছে।

ফলে হিসাবের চূড়ান্ত ফলাফল শুধু সংখ্যায় নয়, বাংলা কথায়ও উপস্থাপন করা যায়। সরকারি আর্থিক নথি প্রস্তুতের সময় এ ধরনের সুবিধা তথ্য সাজানো ও যাচাইয়ের কাজে সহায়ক হতে পারে।

তবে সংখ্যায় প্রদর্শিত অঙ্ক এবং কথায় লেখা পরিমাণ মিলিয়ে নেওয়া উচিত। বিশেষ করে বড় অঙ্কের বেতন বিল প্রস্তুতের ক্ষেত্রে এ যাচাই গুরুত্বপূর্ণ।

একাধিক কর্মকর্তার বিল আলাদাভাবে প্রস্তুত করা যাবে

একই দপ্তরে একাধিক কর্মকর্তার বেতন বিল তৈরির প্রয়োজন হলে প্রতিবার নতুন করে সব সাধারণ তথ্য লিখতে সময় লাগে। এ সমস্যা কমাতে ফরমটিতে একাধিক কর্মকর্তার তথ্য ব্যবস্থাপনার সুবিধা রয়েছে।

এতে নতুন কর্মকর্তা যুক্ত করা, আগের কর্মকর্তার তথ্যের অনুলিপি তৈরি করা এবং প্রয়োজন হলে কোনো কর্মকর্তার তথ্য মুছে ফেলার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।

আগের কর্মকর্তার তথ্য কপি করে নতুন বিল তৈরি করলে দপ্তর ও বেতন-ভাতার খাতের মতো কিছু তথ্য রাখা হয়। অন্যদিকে নতুন কর্মকর্তার নাম, পদবি, এনআইডি, ভবিষ্য তহবিল হিসাব নম্বর, ডাক জীবনবিমা নম্বর, টিআইএন এবং টোকেন-ভাউচারের তথ্য খালি করে দেওয়া হয়।

এতে একই ধরনের তথ্য বারবার প্রবেশ করানোর প্রয়োজন কমতে পারে। তবে নতুন কর্মকর্তার ক্ষেত্রে সব তথ্য যথাযথভাবে সংশোধন করা এবং পুরোনো কর্মকর্তার ব্যক্তিগত তথ্য যেন ভুলক্রমে থেকে না যায়, তা নিশ্চিত করতে হবে।

দুই পৃষ্ঠার ফরমের প্রিভিউ ও PDF তৈরির সুবিধা

বেতন বিল প্রস্তুতের পর সেটি কেমন দেখাবে, তা যাচাই করার জন্য ফরমটিতে আলাদা প্রিভিউ ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারী প্রিভিউ অংশে গিয়ে দুই পৃষ্ঠার ফরম দেখতে পারবেন।

প্রথম পৃষ্ঠায় রয়েছে বিলের শিরোনাম, মাস ও বছর, দপ্তরের তথ্য, কর্মকর্তার পরিচিতি, বেতন-ভাতার বিবরণ, কর্তনের খাত, মোট হিসাব এবং কথায় প্রদেয় অর্থ।

দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় রয়েছে বাহক বা ব্যাংকের নাম, তারিখ, কর্মকর্তার স্বাক্ষর ও সিলের জায়গা, হিসাবরক্ষণ অফিসের ব্যবহারের অংশ এবং বিলসংক্রান্ত নির্দেশাবলি।

ফরমের তথ্য পূরণ করার পর ‘প্রিন্টের জন্য PDF নিন’ বাটনে ক্লিক করলে PDF তৈরির প্রক্রিয়া শুরু হয়। সরবরাহ করা কোড অনুযায়ী, ফাইলটি A4 আকারের দুই পৃষ্ঠার PDF হিসেবে তৈরি করা হয়। এরপর এটি ডাউনলোড বা সংরক্ষণ করে প্রিন্ট করা যায়।

এ সুবিধার কারণে তথ্য এন্ট্রি থেকে শুরু করে প্রিন্টের উপযোগী ফরম তৈরির কাজ একই ব্যবস্থায় করা সম্ভব। তবে PDF তৈরি হওয়া মানেই বিলটি দাপ্তরিকভাবে অনুমোদিত বা জমা হয়েছে—এমন নয়।

ব্রাউজারে তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা

ফরমটির কোডে ব্রাউজারের localStorage ব্যবহার করে তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। ফলে একই ব্রাউজারে পরবর্তী সময়ে ফাইলটি খুললে আগে প্রবেশ করানো তথ্য ফিরে পাওয়ার সুযোগ থাকতে পারে।

তবে এই সংরক্ষণব্যবস্থা সীমাবদ্ধতামুক্ত নয়। ব্রাউজারের স্থানীয় তথ্য মুছে গেলে, অন্য ব্রাউজার বা কম্পিউটার ব্যবহার করলে কিংবা সংরক্ষণে সমস্যা হলে আগের তথ্য পাওয়া নাও যেতে পারে।

এ কারণে গুরুত্বপূর্ণ বেতন বিলের তথ্যের ব্যাকআপ রাখা উচিত। একই সঙ্গে এনআইডি, টিআইএন, ভবিষ্য তহবিল হিসাব নম্বর এবং বেতনের মতো ব্যক্তিগত ও আর্থিক তথ্য ব্যবহারের সময় নিরাপত্তার বিষয়টিও গুরুত্বের সঙ্গে বিবেচনা করতে হবে।

সরকারি বেতন ব্যবস্থার সঙ্গে সরাসরি সংযোগের প্রমাণ নেই

ডিজিটাল ফরমটি বেতন বিলের হিসাব প্রস্তুত ও PDF তৈরিতে সহায়তা করতে পারে। তবে সরবরাহ করা HTML ফাইল থেকে সরকারি বেতন ব্যবস্থার সঙ্গে সরাসরি সংযোগ, স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিল দাখিল, ব্যাংকে অর্থ পাঠানো কিংবা সরকারি অনুমোদনের বিষয়টি নিশ্চিত হওয়া যায়নি।

অর্থাৎ, এটি মূলত তথ্যভিত্তিক ফরম প্রস্তুতকারী একটি টুল। সরকারি দপ্তরের অনুমোদিত বেতন বিল ব্যবস্থার বিকল্প হিসেবে ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা যাচাই করা প্রয়োজন।

বিশেষ করে ফরমে ব্যবহৃত অর্থনৈতিক কোড, বেতন-ভাতার খাত এবং নির্দেশাবলি বর্তমানে কার্যকর সরকারি বিধি ও অনুমোদিত ফরমের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না, তা নিশ্চিত করা জরুরি।

ব্যবহারের আগে যেসব বিষয় যাচাই করা প্রয়োজন

ডিজিটাল বেতন বিল ফরমটি বাস্তবে ব্যবহারের আগে কয়েকটি বিষয় গুরুত্বের সঙ্গে বিবেচনা করা উচিত।

প্রথমত, কর্মকর্তার ব্যক্তিগত ও চাকরিসংক্রান্ত তথ্য সঠিকভাবে দিতে হবে। দ্বিতীয়ত, প্রযোজ্য বেতন-ভাতা এবং কর্তনের হার যাচাই করতে হবে। তৃতীয়ত, মোট বেতন, মোট কর্তন ও প্রদেয় বিলের হিসাব মিলিয়ে দেখতে হবে।

এ ছাড়া অর্থনৈতিক কোড, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড এবং অন্যান্য দাপ্তরিক তথ্য অনুমোদিত নথির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া প্রয়োজন। সবশেষে তৈরি করা PDF-এর তথ্য পরীক্ষা করে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী বিল দাখিল করতে হবে।

উপসংহার

সরকারি কর্মকর্তাদের বেতন বিল প্রস্তুতের কাজ সহজ করতে টি.আর. ফরম নং ১৩-ভিত্তিক স্বয়ংক্রিয় ডিজিটাল ফরমটি একটি সহায়ক উদ্যোগ। এতে কর্মকর্তার তথ্য সংরক্ষণ, বেতন-ভাতা ও কর্তনের হিসাব, প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ এবং দুই পৃষ্ঠার PDF তৈরির সুবিধা রয়েছে।

বিশেষ করে একাধিক কর্মকর্তার বিল প্রস্তুত, হিসাবের পুনরাবৃত্তি কমানো এবং প্রিন্টের উপযোগী নথি তৈরি করার ক্ষেত্রে এটি কার্যকর হতে পারে। তবে এর ব্যবহারিক উপযোগিতা নির্ভর করবে তথ্যের নির্ভুলতা, হিসাবের যথার্থতা এবং সংশ্লিষ্ট সরকারি বিধি অনুসরণের ওপর।