Staff Salary Automation Calculator: কর্মচারীদের তথ্য দিলেই তৈরি হবে বেতন বিল, থাকছে স্বয়ংক্রিয় হিসাব ও PDF সুবিধা

সরকারি দপ্তরের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মাসিক বেতন বিল তৈরির কাজ সহজ করতে তৈরি করা হয়েছে Staff Salary Automation Calculator নামের একটি ওয়েবভিত্তিক বেতন বিল প্রস্তুতকরণ টুল। এতে কর্মচারীদের ব্যক্তিগত তথ্য, মূল বেতন, বিভিন্ন ভাতা এবং কর্তনের পরিমাণ এন্ট্রি দিলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন ও নিট প্রদেয় বিলের হিসাব পাওয়া যায়। একই সঙ্গে সরকারি বেতন বিলের নির্ধারিত কাঠামো অনুসরণ করে বিলের প্রিভিউ দেখা এবং PDF আকারে সংরক্ষণ করে প্রিন্ট করার সুবিধাও রয়েছে।

এখানে ক্লিক করুন: Staff-Salary-Automation-Calculator

টুলটির HTML ফাইল বিশ্লেষণে দেখা যায়, এটি মূলত সংস্থাপন কর্মচারীদের বেতন বিল প্রস্তুতের জন্য তৈরি। এর ফর্মে টি.আর. ফরম নং ১৫-এর কাঠামো অনুসরণ করে তিনটি পৃষ্ঠার বিন্যাস রাখা হয়েছে। প্রথম পৃষ্ঠায় বেতন-ভাতা ও কর্তনের সারসংক্ষেপ, দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় প্রত্যয়ন ও স্বাক্ষরসংক্রান্ত অংশ এবং তৃতীয় পৃষ্ঠায় কর্মচারীভিত্তিক বিস্তারিত হিসাব দেখানোর ব্যবস্থা রয়েছে।

তবে এটি একটি বেতন বিল প্রস্তুতকরণ ও হিসাবের সহায়ক টুল। সরকারি কর্তৃপক্ষের অনুমোদিত কোনো সফটওয়্যার, iBAS++-এর বিকল্প কিংবা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরকারি কোষাগারে বিল দাখিলের ব্যবস্থা হিসেবে একে বিবেচনা করার সুযোগ নেই।

তথ্য এন্ট্রি দিলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে বেতন বিল

প্রচলিত পদ্ধতিতে বেতন বিল প্রস্তুত করতে কর্মচারীদের নাম, পদবি, মূল বেতন, প্রাপ্য ভাতা, বিভিন্ন কর্তন এবং সংশ্লিষ্ট আর্থিক হিসাব আলাদাভাবে সাজাতে হয়। এসব তথ্য একত্র করে মোট বেতন ও নিট প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ করতে হয়। একাধিক কর্মচারীর বিল প্রস্তুতের ক্ষেত্রে হিসাবের পরিমাণ বাড়ার সঙ্গে সঙ্গে কাজটিও জটিল হয়ে উঠতে পারে।

Staff Salary Automation Calculator-এ এই প্রক্রিয়াকে একটি নির্দিষ্ট ফর্মের মধ্যে আনার ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারী প্রথমে বিলের সাধারণ তথ্য পূরণ করবেন। এরপর কর্মচারীভিত্তিক তথ্য ও আর্থিক অঙ্ক এন্ট্রি করলে সফটওয়্যারটি নির্ধারিত হিসাব অনুযায়ী মোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং নিট প্রদেয় অর্থ গণনা করবে।

এতে প্রতিটি কর্মচারীর হিসাবের পাশাপাশি পুরো বিলের সম্মিলিত হিসাবও দেখা যায়। ফলে বিল তৈরির সময় মোট অর্থের পরিমাণ দ্রুত যাচাই করা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী তথ্য সংশোধন করা সহজ হতে পারে।

কোন কোন তথ্য দিতে হবে?

বেতন বিল তৈরির জন্য টুলটিতে দুটি প্রধান অংশ রয়েছে। প্রথম অংশে বিলের সাধারণ তথ্য এবং দ্বিতীয় অংশে কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ও আর্থিক তথ্য দিতে হয়।

১. বিলের সাধারণ তথ্য

বিলের সাধারণ তথ্যের অংশে যেসব তথ্য দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে, সেগুলো হলো—

• বিলের শিরোনাম।
• বেতন বিলের মাস ও বছর।
• সংশ্লিষ্ট দপ্তর বা অফিসের নাম।
• প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড।
• টোকেন নম্বর ও তারিখ।
• ভাউচার নম্বর ও তারিখ।
• বিলের দ্বিতীয় পৃষ্ঠার জন্য স্থান ও তারিখ।
• আয়ন কর্মকর্তার নাম ও পদবি।
• তৃতীয় পৃষ্ঠার জন্য কাগজের আকার নির্বাচন।

প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে ছয় ডিজিট এবং বিশেষ কার্যক্রম, প্রকল্প বা স্কিমের ক্ষেত্রে সাত ডিজিটের কোড ব্যবহারের নির্দেশনাও ফর্মে উল্লেখ রয়েছে। ব্যবহারকারী প্রয়োজন অনুযায়ী বিলের শিরোনাম পরিবর্তন করতে পারবেন।

২. কর্মচারীদের ব্যক্তিগত তথ্য

প্রতিটি কর্মচারীর জন্য আলাদা তথ্য এন্ট্রির ব্যবস্থা রয়েছে। এখানে সেরেস্তার শাখা, নাম, পদবি, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, জিপিএফ নম্বর এবং ডাক জীবনবিমা নম্বরসংক্রান্ত তথ্য দেওয়ার জন্য একটি ঘর রয়েছে।

এ ছাড়া কর্মচারীভিত্তিক মন্তব্য লেখার ব্যবস্থাও রয়েছে। ফলে প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর তথ্য ও মন্তব্য বিলের নির্ধারিত অংশে দেখানো যায়।

একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, কর্মচারীর পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য নির্ধারিত ঘরে সঠিকভাবে লিখতে হবে। একইভাবে আর্থিক অঙ্কও সংশ্লিষ্ট খাতে দিতে হবে। ভুল তথ্য এন্ট্রি করা হলে স্বয়ংক্রিয় হিসাব তৈরি হলেও বিলের চূড়ান্ত অঙ্ক ভুল হতে পারে।

মূল বেতন ও বিভিন্ন ভাতার হিসাব হবে আলাদাভাবে

কর্মচারীদের বেতন বিল তৈরির ক্ষেত্রে মূল বেতনের পাশাপাশি প্রাপ্য বিভিন্ন ভাতা হিসাব করা গুরুত্বপূর্ণ। Staff Salary Automation Calculator-এ বেতন ও ভাতার জন্য একাধিক নির্ধারিত খাত রাখা হয়েছে।

এর মধ্যে রয়েছে—

প্রতিটি খাতের জন্য আলাদা অঙ্ক এন্ট্রি করা যায়। সফটওয়্যারটি এসব অঙ্ক যোগ করে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর মোট বেতন ও ভাতার হিসাব তৈরি করে।

এখানে মনে রাখতে হবে, তালিকায় কোনো ভাতার খাত থাকা মানেই প্রত্যেক কর্মচারী সেই ভাতা পাওয়ার যোগ্য—এমন নয়। সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর পদ, কর্মস্থল, প্রযোজ্য বিধি এবং অনুমোদিত প্রাপ্যতা অনুযায়ী সঠিক অঙ্ক এন্ট্রি করতে হবে।

জিপিএফসহ বিভিন্ন কর্তনের হিসাবও থাকবে

বেতন বিলের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো কর্তন ও পরিশোধের হিসাব। মূল বেতন ও ভাতার মোট অঙ্ক থেকে প্রযোজ্য কর্তন বাদ দিয়েই নিট প্রদেয় বিল নির্ধারণ করতে হয়।

টুলটিতে যেসব কর্তনের খাত রয়েছে, তার মধ্যে উল্লেখযোগ্য হলো—

• সাধারণ ভবিষ্য তহবিল (জিপিএফ)।
• ভবিষ্য তহবিলের অগ্রিম ও সুদ আদায়।
• কর্মচারী কল্যাণ তহবিল।
• কর্মচারী যৌথবিমা তহবিল।
• আবাসিক বাড়িভাড়া।
• তিতাস গ্যাস বিল।
• বাখরাবাদ গ্যাস বিল।
• জালালাবাদ গ্যাস বিল।
• কর্ণফুলী গ্যাস বিল।
• পানি ও পয়ঃনিষ্কাশন ব্যবস্থা চার্জ।
• গৃহনির্মাণ ঋণ।
• মোটরসাইকেল ঋণ।
• কম্পিউটার ঋণ।
• সরকারি কর্মচারীকে প্রদত্ত ঋণের সুদ।
• স্থানীয় তহবিল জমা।
• স্ট্যাম্প ডিউটি।
• পৌরকর।

প্রতিটি কর্তনের অঙ্ক সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর তথ্যের সঙ্গে এন্ট্রি করা যায়। এরপর সফটওয়্যারটি সব কর্তন যোগ করে মোট কর্তনের পরিমাণ নির্ধারণ করে।

তবে সব কর্মচারীর ক্ষেত্রে সব ধরনের কর্তন প্রযোজ্য হবে না। যে কর্তন প্রযোজ্য নয়, সে খাতে অঙ্ক না দিয়ে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর প্রকৃত হিসাব অনুযায়ী তথ্য দিতে হবে। কর্তনের হার ও পরিমাণ নির্ধারণের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য সরকারি বিধি অনুসরণ করা জরুরি।

মোট বেতন, মোট কর্তন ও নিট প্রদেয় অর্থের হিসাব

Staff Salary Automation Calculator-এর অন্যতম প্রধান সুবিধা হলো, বেতন ও কর্তনের হিসাব আলাদাভাবে গণনা করে নিট প্রদেয় অর্থ দেখানো।

সফটওয়্যারটির হিসাবের কাঠামো অনুযায়ী—

মোট বেতন ও ভাতা (ক) = মূল বেতন ও অন্যান্য প্রযোজ্য ভাতার সমষ্টি।

মোট কর্তন (খ) = প্রযোজ্য সব কর্তনের সমষ্টি।

নিট প্রদেয় বিল = মোট বেতন ও ভাতা (ক) − মোট কর্তন (খ)।

উদাহরণ হিসেবে, কোনো কর্মচারীর মোট বেতন ও ভাতা ৩০ হাজার টাকা এবং মোট কর্তন ৩ হাজার টাকা হলে নিট প্রদেয় অর্থ হবে ২৭ হাজার টাকা।

এই উদাহরণটি কেবল হিসাব বোঝানোর জন্য। প্রকৃত বেতন বিলের অঙ্ক নির্ভর করবে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর অনুমোদিত বেতন, প্রাপ্য ভাতা ও প্রযোজ্য কর্তনের ওপর।

টুলটিতে প্রতিটি কর্মচারীর হিসাব আলাদাভাবে দেখানোর পাশাপাশি সব কর্মচারীর মোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং সম্মিলিত নিট প্রদেয় বিলও দেখানো হয়। ফলে একাধিক কর্মচারীর বিলের সামগ্রিক আর্থিক চিত্র দ্রুত পাওয়া যায়।

একাধিক কর্মচারীর তথ্য এন্ট্রির সুবিধা

একটি বেতন বিলে একাধিক কর্মচারীর তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার জন্য টুলটিতে পৃথক কর্মচারী কার্ড ব্যবহারের ব্যবস্থা রয়েছে।

এখানে ব্যবহারকারী প্রয়োজন অনুযায়ী—

• নতুন কর্মচারীর তথ্য যোগ করতে পারবেন।
• বিদ্যমান কর্মচারীর তথ্য সংশোধন করতে পারবেন।
• কোনো কর্মচারীর তথ্যের অনুলিপি তৈরি করতে পারবেন।
• তালিকায় কর্মচারীর অবস্থান পরিবর্তন করতে পারবেন।
• প্রয়োজন হলে কোনো কর্মচারীর তথ্য মুছে দিতে পারবেন।

এই সুবিধাগুলো একই দপ্তরের একাধিক কর্মচারীর তথ্য সাজানো এবং বিল প্রস্তুতের কাজ পরিচালনায় সহায়ক হতে পারে।

তবে আগের কর্মচারীর তথ্য কপি করে নতুন কর্মচারীর জন্য ব্যবহার করলে নাম, পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য, বেতন, ভাতা ও কর্তনের অঙ্ক অবশ্যই যাচাই করে নিতে হবে। অন্যথায় আগের কর্মচারীর তথ্য নতুন কর্মচারীর হিসাবে থেকে যাওয়ার ঝুঁকি থাকবে।

তিন পৃষ্ঠার বিল প্রিভিউ দেখা যাবে

বিল প্রস্তুত করার পর সেটি কেমন দেখাবে, তা যাচাই করার জন্য সফটওয়্যারটিতে ‘ফর্ম প্রিভিউ ও প্রিন্ট’ নামে আলাদা অংশ রয়েছে।

এখানে তিনটি প্রধান অংশ দেখা যায়।

প্রথম পৃষ্ঠা: বেতন বিলের শিরোনাম, মাস, অফিসের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন ও ভাউচারসংক্রান্ত তথ্য, বেতন-ভাতা এবং কর্তনের সারসংক্ষেপ।

দ্বিতীয় পৃষ্ঠা: বিলসংক্রান্ত প্রত্যয়ন, অনুপস্থিত কর্মচারীদের ফেরত দেওয়া বেতনের বিবরণ এবং আয়ন কর্মকর্তার নাম, পদবি, স্বাক্ষর ও সিলের জন্য নির্ধারিত স্থান।

তৃতীয় পৃষ্ঠা: প্রতিটি কর্মচারীর নাম ও পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য, পৃথক বেতন-ভাতার খাত, কর্তনের খাত, মোট দাবি, মোট কর্তন এবং নিট প্রদেয় বিলের বিস্তারিত বিবরণ।

তৃতীয় পৃষ্ঠায় একাধিক কর্মচারীর তথ্য দেখানোর ব্যবস্থা রয়েছে। সফটওয়্যারের বর্তমান কোড অনুযায়ী, প্রতি পৃষ্ঠায় সর্বোচ্চ ১২ জন কর্মচারীর জন্য সারি নির্ধারিত। কর্মচারীর সংখ্যা ১২ জনের বেশি হলে প্রয়োজন অনুযায়ী অতিরিক্ত পৃষ্ঠা তৈরি হয়।

ফলে কর্মচারীর সংখ্যা বাড়লে সব তথ্য এক পৃষ্ঠায় সংকুচিত করে দেখানোর পরিবর্তে একাধিক পৃষ্ঠায় হিসাব সাজানো সম্ভব।