ডিজিটাল যুগে সরকারি নথি ব্যবস্থাপনা: নতুন নিয়ম ও কোড বিন্যাস

বাংলাদেশ সরকারের প্রশাসনিক কার্যক্রমকে আরও গতিশীল ও স্বচ্ছ করতে সরকারি দপ্তরে ডিজিটাল নথি (e-Nothi) চালুর প্রক্রিয়া ও নথি ব্যবস্থাপনায় আমূল পরিবর্তন আনা হয়েছে। সম্প্রতি সচিবালয় নির্দেশমালা ও সংশ্লিষ্ট কোডগুলোর বিস্তারিত বিশ্লেষণ থেকে দেখা যায়, প্রতিটি নথির জন্য একটি নির্দিষ্ট এবং অনন্য (Unique) নম্বর প্রদানের মাধ্যমে নথিপত্র সংরক্ষণের আধুনিক পদ্ধতি অনুসরণ করা হচ্ছে।

ডিজিটাল নথি নম্বরের গঠন

নতুন নিয়ম অনুযায়ী, একটি পূর্ণাঙ্গ ডিজিটাল নথি নম্বর মোট ২২টি ডিজিট এবং ৮টি ডট (.) চিহ্নের সমন্বয়ে গঠিত হয়। এই ২২টি ডিজিট ৮টি ভিন্ন ভিন্ন স্তরে বিভক্ত, যা একটি ফাইলের অবস্থান ও ধরণ নিখুঁতভাবে শনাক্ত করে। স্তরগুলো হলো:

১. মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড (০২ ডিজিট): যেমন- জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের কোড ‘০৫’, শিক্ষা মন্ত্রণালয়ের কোড ‘৩৭’। ২. সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর কোড (০২ ডিজিট): সংশ্লিষ্ট দপ্তরের নিজস্ব কোড। ৩. জিওগ্রাফিক (জিও) কোড (০৪ ডিজিট): জেলা ও উপজেলা ভিত্তিক ভৌগোলিক কোড। ৪. অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড (০৩ ডিজিট): দপ্তরের অধীনে ছোট অফিসগুলোর জন্য। ৫. শাখা কোড (০৩ ডিজিট): যে শাখা থেকে নথিটি তৈরি হচ্ছে (যেমন- বাজেট, প্রশাসন বা অডিট শাখা)। ৬. বিষয়ভিত্তিক শ্রেণিবিন্যাস কোড (০২ ডিজিট): নথির বিষয়বস্তু অনুযায়ী কোড (যেমন- ছুটির জন্য ‘০৮’, বাজেটের জন্য ‘২০’)। ৭. নথির ক্রমিক সংখ্যা (০৪ ডিজিট): ঐ বছর ঐ শাখায় খোলা নথির সিরিয়াল। ৮. নথি খোলার বছর (০২ ডিজিট): যেমন- ২০২৪ সালে খোলা নথির জন্য ‘২৪’।

নথি খোলার আধুনিক পদ্ধতি

নির্দেশনা অনুযায়ী, নতুন নথি খোলার ক্ষেত্রে বিষয়বস্তুর ওপর ভিত্তি করে একটি সংক্ষিপ্ত ও অর্থবহ শিরোনাম দিতে হবে। শিরোনামের গুরুত্বপূর্ণ শব্দটি ‘ইঙ্গিত শব্দ’ (Catchword) হিসেবে গণ্য হবে। উদাহরণস্বরূপ, “ঢাকা জেলা পরিষদের হিসাব নিরীক্ষা” নথির জন্য ইঙ্গিত শব্দ হবে ‘নিরীক্ষা’।

ডিজিটাল পদ্ধতিতে এই নম্বরগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিস্টেম থেকে তৈরি হয়। তবে হার্ডকপি বা সাধারণ নথির ক্ষেত্রে নথির কভারের ডানপাশে ‘পত্রাংশ’ এবং বামপাশে ‘নোট অংশ’ ট্যাগ করে রাখার নিয়ম বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।

বিষয়ভিত্তিক কোড ও তার গুরুত্ব

নথি ব্যবস্থাপনাকে সহজ করতে বিভিন্ন বিষয়ের জন্য নির্দিষ্ট কোড বরাদ্দ করা হয়েছে। যেমন:

• ছুটি সংক্রান্ত নথি: কোড ০৮

• বাজেট সংক্রান্ত নথি: কোড ২০

• পেনশন সংক্রান্ত নথি: কোড ১৩

• মামলা পরিচালনা: কোড ০৪

• ক্রয় প্রক্রিয়া: কোড ০৭

নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণের বিশেষ নিয়ম

একটি নথির নোট বা পত্রাংশ ১০০ পৃষ্ঠার বেশি হলে সেটিকে সেলাই করে ‘প্রথম খণ্ড’ হিসেবে চিহ্নিত করতে হবে এবং পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলোর জন্য ‘দ্বিতীয় খণ্ড’ খুলতে হবে। এছাড়া নথির গোপনীয়তা রক্ষা এবং ডিজিটাল আর্কাইভে বছরভিত্তিক ডাটাবেজ তৈরির ওপর বিশেষ গুরুত্বারোপ করা হয়েছে।

প্রশাসনিক কর্মকর্তাদের মতে, এই ডিজিটাল নম্বর পদ্ধতি কার্যকর হওয়ার ফলে এখন যে কোনো ফাইল খুঁজে বের করা আগের চেয়ে অনেক সহজ হবে এবং দীর্ঘসূত্রিতা কমবে। সরকারি সেবাকে জনগণের দোরগোড়ায় পৌঁছে দিতে এটি একটি মাইলফলক।

তথ্যসূত্র: সচিবালয় নির্দেশমালা ও ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনা ম্যানুয়াল। সোর্স-২