অফিস সহায়ক ও অফিস সহকারী কাছাকাছি শব্দ হলেও কর্মদায়িত্ব বা কাজের ধরণ সম্পূর্ণ ভিন্ন। তাছাড়া দুটি পদের গ্রেডেও বিস্তর তফাৎ রয়েছে। ইংরেজীতে অফিস সহায়ক Office Support Staff, অফিস সহকারী Office Assistant.
অফিস সহায়ক ২০ তম গ্রেডের যাদের বেতন স্কেল ৮২৫০-২০০০১০ টাকা এবং চতুর্থ শ্রেণীর কর্মচারী অর্থাৎ চাকরির শুরুতে এদের প্রারম্ভিক মূল বেতন ৮২৫০ টাকা। অন্য দিকে একজন অফিস সহকারী বা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক ১৬ গ্রেডের একজন তৃতীয় শ্রেণীর কর্মচারী। যাদের বেতন স্কেল ৯৩০০-২২৪৯০ টাকা, চাকরির প্রারম্ভে মূল বেতন ৯৩০০ টাকা। আসুন অফিস সহায়ক ও অফিস সহকারী পদের কর্মচারীদের কাজ কি তা এখন জেনে নিই।
সরকারি চাকুরী এবং সাধারণ প্রশাসন বিভাগ নিয়ন্ত্রণ শাখা, শাখা ১ নম্বর এস,জি, এ/আর আই/আই এস-135/69/252(350), তারিখ: ২৯ অক্টোবর ১৯৬৯ এর মোতাবেক সরকারি পিয়নদের দায়িত্ব ও কর্তব্য নিম্নরূপ নির্ধারণ করা হয়েছে।
অফিস সহায়ক এর দায়িত্ব ও কর্তব্য
১। অফিসের আসবাবপত্র এবং রেকর্ডসমূহের সুন্দরভাবে বিন্যাস সাধন করা এবং পরিস্কার পরিচ্ছন্ন রাখা।
২। অফিসের ফাইল এবং কাগজপত্র নির্দেশক্রমে একস্থান হইতে অন্যস্থানে কিংবা অন্য অফিসে স্থানান্তর করা।
৩। হালকা আসবাবপত্র অফিসের মধ্যে একস্থান হইতে অন্যস্থানে সরানো।
৪। গোপন অথবা গুরুত্বপূর্ণ ফাইলসমূহ স্টিলের বাক্স বন্দী করিয়া নির্দেশক্রমে এক অফিস হইতে অন্য অফিসে নেয়া।
৫। কর্মকর্তা ও কর্মচারীগণকে পানীয় জল পান করাবেন।
৬। তাহারা অফিসের সমস্ত মনিহারী ও অন্যান্য দ্রব্যাদি সংরক্ষণের জন্য দায়ী থাকিবেন।
৭। তাহারা তাদের জন্য নির্ধারিত ইউনিফর্ম পরিধান করিয়া অফিসে আসিবেন।
৮। তাহারা স্ব স্ব শাখা এবং কর্মকর্তার নির্দেশিত কাজ করিবেন।
৯। তাহার দর্শণপ্রার্থী এবং পাবলিকের সহিত ভদ্রতা বজায় রাখিয়া ব্যবহার করিবেন
১০। তাহারা কর্মকর্তার পক্ষে ব্যাংকে চেক জমা এবং টাকা তুলিবেন।
১১। তাহারা অফিস সময়ের ১৫ মিনিট পূর্বে অফিসে আসিবেন এবং সহকারী সচিব/প্রধান সহকারীর নিকট আগমনের রিপোর্ট করিবেন।
১২। তাহারা বিনা অনুমতিতে কোন সময় অফিস ত্যাগ করিবেন না।
অফিস সহকারী এর দায়িত্ব ও কর্তব্য
০১। রেজিস্টার মেইনটেইন বা হিসাব কিতাবের কাজ।
০২। সকল প্রকার প্রশাসনিক বা অন্য যে কোন চিঠি পত্র বা ডকুমেন্ট টাইপিংয়ের কাজকরণ।
০৩। প্রতিষ্ঠান প্রধানের সময়ে সময়ে অর্পিত দায়িত্ব পালন।
০২। সকল প্রকার প্রশাসনিক বা অন্য যে কোন চিঠি পত্র বা ডকুমেন্ট টাইপিংয়ের কাজকরণ।
০৩। প্রতিষ্ঠান প্রধানের সময়ে সময়ে অর্পিত দায়িত্ব পালন।
অফিস সহকারী Office Assistant তৃতীয় শ্রেণী বা ১৬ গ্রেডের কর্মচারী যা দায়িত্ব পালন করেন
০১। কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের যাতায়াতের লগবই পর্যালোচনা করে গাড়ি ভাড়ার নোট, চিঠি তৈরি ও বিতরণ, গাড়ি ভাড়া সংগ্রহ করে চালান তৈরি করে হিসাব শাখায় প্রেরণ;
০২। যাবতীয় নথি বা ফাইল সর্টিং করে র্যাকে সুসজ্জিতকরণ, জীর্ণ ও পুরাতন ফাইল কভার পরিবর্তন করে নতুন ফাইল কভার স্থাপন করে ফাইলের উপর কম্পিউটারে কম্পোজ করে নথির বিষয়, নথি নম্বর, পূর্ববর্তী নথির সুত্র, নথি বন্ধের তারিখ ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয় লিপিবদ্ধকরণ;
০৩। বিভিন্ন ফাইল লগবই ইত্যাদি বাধাই করার ব্যবস্থাকরণ;
০৪। প্রশাসন ও হিসাব শাখার সকল আসবাবপত্র, ফাইলপত্র, অফিস সামগ্রী, সিলিং ফ্যান ইত্যাদি কর্তব্যরত অফিস সহায়ক/পরিচ্ছন্নতা কর্মী দ্বারা নিয়মিত পরিস্কারকণ;
০৫। টেন্ডার সিডিউল তৈরি ও বিক্রয়, টিইসি সদস্য বরাবর পত্র প্রেরণ, দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির প্রতিবেদন ও কার্যাদেশ তৈরি;
০৬। অধিকাল ভাতার বিল, সকল প্রকার বিলের ব্যয় মঞ্জুরী তৈরি ও উপস্থাপন।
০৭। লিভারেজ সংক্রান্ত কম্পিউটার সংক্রান্ত কাজ ও বিল তৈরিকরণের কাজ।
০২। যাবতীয় নথি বা ফাইল সর্টিং করে র্যাকে সুসজ্জিতকরণ, জীর্ণ ও পুরাতন ফাইল কভার পরিবর্তন করে নতুন ফাইল কভার স্থাপন করে ফাইলের উপর কম্পিউটারে কম্পোজ করে নথির বিষয়, নথি নম্বর, পূর্ববর্তী নথির সুত্র, নথি বন্ধের তারিখ ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয় লিপিবদ্ধকরণ;
০৩। বিভিন্ন ফাইল লগবই ইত্যাদি বাধাই করার ব্যবস্থাকরণ;
০৪। প্রশাসন ও হিসাব শাখার সকল আসবাবপত্র, ফাইলপত্র, অফিস সামগ্রী, সিলিং ফ্যান ইত্যাদি কর্তব্যরত অফিস সহায়ক/পরিচ্ছন্নতা কর্মী দ্বারা নিয়মিত পরিস্কারকণ;
০৫। টেন্ডার সিডিউল তৈরি ও বিক্রয়, টিইসি সদস্য বরাবর পত্র প্রেরণ, দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির প্রতিবেদন ও কার্যাদেশ তৈরি;
০৬। অধিকাল ভাতার বিল, সকল প্রকার বিলের ব্যয় মঞ্জুরী তৈরি ও উপস্থাপন।
০৭। লিভারেজ সংক্রান্ত কম্পিউটার সংক্রান্ত কাজ ও বিল তৈরিকরণের কাজ।
০৮। এছাড়াও সময়ে সময়ে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশিত দায়িত্ব পালন;
অফিস সহায়ক পদে চাকরির জন্য এসএসসি পাশের যোগ্যতা প্রয়োজন পড়ে অন্য দিকে অফিস সহকারী পদে চাকরির জন্য উচ্চ মাধ্যমিক পাশের প্রয়োজন পড়ে।
তাছাড়া অফিস সহায়ক পদ হতে ২০%, ৫০% কোন ক্ষেত্রে শতভাগ কর্মচারী অফিস সহকারী পদ অর্থাৎ উর্ধ্বতন পদে পদোন্নতির বিধান রয়েছে। অন্য দিকে অফিস সহকারী হতে উচ্চমান সহকারী বা সমমান পদে ১০০% কর্মচারীর পদোন্নতির বিধান রয়েছে। হ্যাঁ, আরও একটি কথা প্রত্যেক কর্মচারীকেই দপ্তর হতে বাহিরে বা কোথাও যেতে হলে কর্মকর্তার অনুমতির প্রয়োজন পড়ে।
ইংরেজিতে দুটোর শব্দ কি একই
না। ইংরেজীতে অফিস সহায়ক Office Support Staff, অফিস সহকারী Office Assistant.