সরকারি কর্মচারীগণের সাধারণ চিকিৎসা অনুদানের আবেদন সম্পর্কিত কিছু প্রয়োজনীয় তথ্য সমৃদ্ধ কাজগজপত্র যুক্ত করতে হয়। যা সংযুক্ত না থাকলে আবেদন পত্র অসম্পন্ন রয়েছে বলে ধরে নেয়া হয়।
আবেদনের সাথে যে সমস্ত কাগজপত্র যুক্ত করা বাধ্যতামূলক তার তালিকা নিম্নরুপ:
১. ক্লিনিক/হাসপাতালে ভর্তি হয়ে থাকলে মূল ছাড়পত্র;
২. হাসপাতালের বিল/ব্যবস্থাপত্র অনুযায়ী ঔষধ ক্রয়ের ভাউচার এর মূলকপি;
৩. ডাক্তারী ব্যবস্থাপত্র ও রিপোর্ট এর মূলকপি অথবা অফিস কর্তৃপক্ষ কর্তৃক সত্যায়িত কপি;
৪. কর্মচারীর/আবেদনকারীর স্বাক্ষরসহ খরচের হিসাববিবরণী;
৫. জাতীয় বেতনস্কেল এর ভেরিফিকেশন নম্বরসহ বেতননির্ধারণী বিবরণীর সত্যায়িত ফটোকপি (অফিস কর্তৃপক্ষ কর্তৃক);
৬. পিতা-মাতা বা ভাই-বোনের চিকিৎসার ক্ষেত্রে নির্ভরশীলতার প্রত্যয়ন (ইউনিয়ন পরিষদ চেয়ারম্যান/সিটি কর্পোরেশনের কাউন্সিলর/পৌরসভার মেয়র কর্তৃক);
৭. ফরম নম্বর ০১ সঠিকভাবে পূরণ করে অফিস ফরওয়ার্ডিং এর মাধ্যমে আবেদন করতে হবে। আলাদা ফরওয়ার্ডিং জরুরি নয়, ফরমের নিচের অংশ পূরণ করলেই হবে।
৮. কর্মচারীর পাসপোর্ট সাইজের এক কপি সত্যায়িত ছবি (অফিস কর্তৃপক্ষ কর্তৃক) যথাস্থানে লাগাতে হবে। কর্মচারীর মৃত্যুর পর পরিবারের কেউ আবেদন করলে সেক্ষেত্রে আবেদনকারীর ছবি লাগাতে হবে।
চিকিৎসা সহায়তার জন্য আবেদন করতে যে বিষয়গুলো খেয়াল রাখতে হবে :
১. বাংলাদেশ কর্মচারী কল্যাণ বোর্ডের তালিকাভুক্ত ২০টি স্বায়ত্তশাসিত প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীগণসহ রাজস্বখাতভুক্ত গ্রেড ১ হতে গ্রেড ২০ পর্যন্ত কর্মচারীগণ আবেদন করতে পারবেন। বাংলাদেশ পুলিশ বিভাগের গ্রেড ১ হতে ১০ পর্যন্ত কর্মচারীগণ আবেদন করতে পারবেন। তবে ডাক, তার ও দূরালাপনী, বাংলাদেশ রেলওয়ে, বিজিবির কর্মচারীগণ আবেদন করতে পারবেন না;
২. বর্ষপঞ্জি অনুযায়ী বছরে একবার চিকিৎসা অনুদানের জন্য আবেদন করা যায়। অর্থাৎ জানুয়ারি হতে ডিসেম্বর পর্যন্ত একবার আবেদন করতে পারবেন;
৩. খরচের ২ (দুই) বছরের মধ্যে আবেদন করতে হয়;
৪. কর্মচারীর অবসর/মৃত্যুর পর তাঁর বয়স ৬৭ বছর হওয়া পর্যন্ত কর্মচারী ও তাঁর পরিবারের সদস্যগণকে এ সাহায্য দেওয়া হয়;
৫. পথ্য/যাতায়াত/অ্যাম্বুলেন্স বিলের জন্য অনুদান দেওয়া হয় না;
৬. ৩য় বা তদূর্ধ্ব সিজারিয়ান এর ক্ষেত্রে অনুদান দেওয়া হয় না;
৭. বিল/ভাউচারে নাম ও ঠিকানা থাকা আবশ্যক;
৮. অবশ্যই নিজ নামের অনলাইন ব্যাংক একাউন্ট হতে হবে। পিতা-মাতা, ভাই-বোন বা স্বামী/স্ত্রীর নামের একাউন্ট যাতে না হয়। নিশ্চিত করার লক্ষ্যে ব্যাংক একাউন্টের চেক বইয়ের উপরের পৃষ্ঠার ফটোকপি সংযুক্ত করতে হবে;
৯. ঢাকা মহানগরীতে কর্মরত কর্মচারীগণকে প্রধান কার্যালয়ে এবং অন্যান্য কর্মচারীগণকে সংশ্লিষ্ট বিভাগীয় কার্যালয়ে আবেদন করতে হবে;
১০. কর্তৃপক্ষ অসম্পূর্ণ/সন্দেহজনক/ত্রুটিপূর্ণ আবেদন বাতিল করার অধিকার সংরক্ষণ করেন।