অনেক চাঁদাদাতার ২০১৮-১৯ এবং ২০১৯-২০ এর হিসাব বিবরনীতে নিম্নবর্নীত সমস্যাগুলি পরিলক্ষিত হয় ৷ কিন্তু সমস্যাগুলির সমাধানের জন্য Accounting মডিউলে অপশন দেয়া আছে যা Accounts office কর্তৃক সমাধান করতে পারবেন ৷
সমস্যা এবং সমাধান সমূহ :
১৷ সমস্যা : ২০১৮-১৯ এর প্রারম্ভিক জের ভূল এন্ট্রি ৷
সমাধান : যদি ২০১৮-১৯ এর হিসাবটি “অনুমোদন” হয়ে থাকে তাহলে প্রথমেই DCA মহোদয় কর্তৃক unapprove করতে হবে ৷ তারপর সংশ্লিষ্ট Accounts office এর অডিটর কর্তৃক OPENING BALANCE EDIT অপশনে সঠিক ব্যালেন্সটি edit করতে হবে ৷ এরপর সংশোধিত প্রত্যয়ন সিষ্টেমে upload করার পর অফিস প্রধান কর্তৃক পুনরায় ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ বিবরনটি Approve করতে হবে ৷
২৷ সমস্যা : ২০১৮-১৯ এর সংশ্লিষ্ট চাঁদাদাতার মাসভিত্তিক জিপিএফ চাঁদা কর্তন এবং অগ্রিম কিস্তি কর্তন এর মধ্যে কোন কোন মাস বাদ পড়েছে ৷
সমাধান : যদি হিসাবটি “অনুমোদন” হয়ে থাকে তাহলে প্রথমেই DCA মহোদয় কর্তৃক unapprove করতে হবে ৷ তারপর সংশ্লিষ্ট Accounts office এর অডিটর কর্তৃক ম্যানুয়েল সংরক্ষিত লেজার ও ব্রডসিটের সাথে যাচাই করার পর যে মাসটির চাঁদা কর্তন বাদ পড়েছে তা GPF subscription history তে সেই মাসটির বাদ পড়া চাঁদা এন্ট্রি করতে হবে ৷ যদি অগ্রিম কিস্তির কর্তন বাদ হয়ে থাকে তাহলে Accounts officer কর্তৃক Edit sub ledger অপশনে তা এন্ট্রি করতে হবে ৷ কারন Edit sub ledger অপশনটি অডিটরের অাইডিতে নাই ৷ এই অপশনটি Accounts officer অাইডিতে ৷ তারপর অফিস প্রধান/ DAFO/UAO কর্তৃক পুনরায় ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ বিবরনটি Approve করতে হবে ৷
৩৷ সমস্যা : ২০১৯-২০ এর সংশ্লিষ্ট চাঁদাদাতার মাসভিত্তিক জিপিএফ চাঁদা কর্তন এবং অগ্রিম কিস্তি কর্তন এর মধ্যে কোন কোন মাস বাদ পড়েছে ৷
সমাধান : ২০১৯-২০ এর হিসাবটি “অনুমোদন” হয়ে থাকলেও DCA মহোদয় কর্তৃক unapprove করার প্রয়োজন নাই ৷ অডিটর কর্তৃক ম্যানুয়েল সংরক্ষিত লেজার ও ব্রডসিটের সাথে যাচাই করার পর যে মাসটির চাঁদা কর্তন বাদ পড়েছে তা GPF subscription history তে সেই মাসটির বাদ পড়া চাঁদা এন্ট্রি করতে হবে ৷ যদি অগ্রিম কিস্তির কর্তন বাদ হয়ে থাকে তাহলে Accounts officer কর্তৃক Edit sub ledger অপশনে তা এন্ট্রি করতে হবে ৷ তখন স্বয়ংক্রীয়ভাবে ২০১৯-২০ এর হিসাবটি ঠিক হয়ে যাবে ৷
৪৷ সমস্যা : ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ হিসাব বিবরনটির সমাপনী জের সঠিক দেখালেও ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জের সঠিক দেখাচ্ছে না ৷ কিন্তু ২০১৮-১৯ এবং ২০১৯-২০ এর হিসাব বিবরনটি ” অনুমোদিত” ৷
সমাধান : DCA মহোদয় কর্তৃক ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ হিসাব বিবরনটিকে unapprove করে পুনরায় অফিস প্রধান/DAFO/UAO কর্তৃক Approve করলেই ২০১৮-১৯ এর সঠিক সমাপনী জেরটি ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জের হিসাবে Forward হয়ে যাবে ৷
৫ ৷ সমস্যা : ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ হিসাব বিবরনটির প্রারম্ভিক জের “শূন্য” এবং হিসাব বিবরনটি অননুমোদিত এবং ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জের “শূন্য ” এবং হিসাব বিবরনটি ” অননুমোদিত” ৷
সমাধান : এ ধরনের হলে প্রথমে চাঁদাদাতার ২০১৮-১৯ এর প্রারম্ভিক জের iBAS ++ এর OPENING BALANCE ENTRY অপশনে অডিটর কর্তৃক এন্ট্রি করতে হবে ৷ নির্ধারিত ফরমেটে একটি প্রত্যয়ন প্রস্তুত পূর্বক অডিটর , সুপারিনটেনডেন্ট, জেলা/ উপজেলা হিসাবরক্ষন কর্মকর্তা তথা অফিস প্রধান কর্তৃক স্বাক্ষর করতঃ প্রত্যয়নটি অডিটর কর্তৃক সিষ্টেমে upload করতে হবে ৷ তারপর ২০১৮-১৯ এর জের কে অফিস প্রধান/DAFO/UAO কর্তৃক Approve করলেই ২০১৮-১৯ এর সঠিক সমাপনী জেরটি ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জের হিসাবে Forward হয়ে যাবে ৷
৬৷ সমস্যা : ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ হিসাব বিবরনটির সমাপনী জের সঠিক এবং ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জেরও সঠিক দেখাচ্ছে ৷ ২০১৮-১৯ হিসাব বিবরনটি ” অনুমোদিত” কিন্তু ২০১৯-২০ এর হিসাব বিবরনটি ” অননুমোদিত”
সমাধান : DCA মহোদয় কর্তৃক ২০১৮-১৯ এর জিপিএফ হিসাব বিবরনটিকে unapprove করে পুনরায় অফিস প্রধান/DAFO/UAO কর্তৃক Approve করলেই ২০১৮-১৯ এর সঠিক সমাপনী জেরটি ২০১৯-২০ এর প্রারম্ভিক জের হিসাবে Forward হয়ে যাবে ৷ তবে এর পূর্বে দেখতে হবে যে সিষ্টেমে প্রত্যয়ন upload করা আছে কিনা ৷ যদি না থাকে তবে প্রত্যয়ন upload করে Approve করতে হবে ৷
৭৷ সমস্যা : কোন কোন চাঁদাদাতার দুটি NID অর্থাৎ একটি জন্মসাল বাদে ১৩ সংখ্যার NID দিয়ে এবং আরেকটি জন্মসাল সহ ১৭ সংখ্যার NID দিয়ে বেতনভাতাদি দেয়ায় তার জিপিএফ কর্তনের তথ্য দুটি স্থানে রয়েছে ৷ একটি NID তে তথ্য না আপনার কারনে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার জিপিএফ হিসাব বিবরনী সিষ্টেম থেকে প্রদান করা সম্ভবপর হচ্ছে না ৷
সমাধান : দুটি NID তে যদি বেতন ভাতাদি হয়ে থাকে তবে প্রথমে Accounts office কে দুটি NID এর তথ্য সমূহ রিপোর্ট থেকে দেখে নিশ্চিত হতে হবে ৷ তারপর সঠিক NID তে সকল তথ্য transfer করার জন্য দুটি NID কে merge করতে হবে ৷ NID merge করার optionটি Accounts officer এর অাইডি তে অাছে ৷ দুটি NID কে merge করা হলে দেখা যাবে যে জিপিএফ কর্তন সহ সকল তথ্য ১৭ সংখ্যার NID তে চলে এসেছে ৷ তারপর Accounts office অালোচ্য কর্মকর্তার ২০১৮-১৯ এর প্রারম্ভিক জের (যদি ইতিমধ্যে এন্ট্রি দেয়া না হয়ে থাকে) এন্ট্রি , ২০১৮-১৯ এর জের সংক্রান্ত একটি প্রত্যয়ন upload এবং Approve করলেই ২০১৮-১৯ এর হিসাব বিবরনটি প্রস্তুত হয়ে যাবে এবং ২০১৮-১৯ এর সমাপনী জের ২০১৯-২০ এর পারম্ভিক জের হিসাবে স্থানান্তর হয়ে যাবে ৷
