ই-নথির একটি অংশ হচ্ছে ডিজিটাল নথি বা ডি নথি যা সকল সরকারি দপ্তরে ব্যবহৃত হয় এবং ফাইল সংরক্ষণ এটি সহজতর করেছে – ডিজিটাল নথি পদ্ধতি
ডি নথি কি?– ডিজিটাল নথি অথাৎ সংখ্যা ভিত্তিতে অনলাইন ভিত্তিক নথি। সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ৪১ (৭) নং নির্দেশনা অনুযায়ী নির্ধারিত অধিকতর সংশোধনকরতঃ নির্ধারিত ১৯ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর এর পরিবর্তে ১৮ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর খোলা ও কোড নম্বর বরাদ্দ প্রদান করা হয়।
ডি নথির কোন বিষয়ে কোন নম্বর ব্যবহার করতে হবে? সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ক্রোড়পত্র- ৩ এ সংগে ৩০টি বিষয় নির্ধারণ করা হয়েছে (যেমন: অডিট আপত্তি/অর্থ আত্মসাৎ/আর্থিক ক্ষতি- ০১, অর্থ/অগ্রিম- ০২, অনিষ্পন্ন বিষয়ের তালিকা প্রণয়ন-০৩, আইনগত/মামলা পরিচালনা কার্যক্রম গ্রহণ- ০৪, কর্মবন্টন/কর্মপরিকল্পনা-০৫, সভা/কার্যবিবরণী/কমিটি গঠন/কমিটির সভা- ০৬, ক্রয় প্রক্রিয়াকরণ- ০৭, ছুটি- ০৮, জাতীয় সংসদ বিষয়ক- ০৯, টেলিফোন বিষয়ক- ১০, নিয়োগ বিষয়ক- ১১, পদোন্নতি- ১২, পেনশন- ১৩, প্রকল্প প্রণয়ন/অনুমোদন/বাস্তবায়ন- ১৪, পদ সৃষ্টি/সংরক্ষণ/আত্মীকরণ- ১৫, প্রতিবেদন সংগ্রহ/প্রেরণ- ১৬, প্রেসনোট/পেপারকাটিং- এর উপর কার্যক্রম/প্রতিবাদলিপি- ১৭, প্রশাসনিক কার্যক্রম/অফিস আদেশ- ১৮, বদলি/পদায়ন/প্রেষণ- ১৯, বাজেট- ২০, এসিআর- ২১, আইন/বিধি/নীতি প্রণায়ন- সংশোধন-ব্যাখ্যা- ২২, দিবস উদযাপন/পুরস্কার বিতরণ- ২৩, বৈদেশিক যোগাযোগ/সাহায্য- ২৪, ভ্রমণ/প্রশিক্ষণ- ২৫, যানবাহন/জ্বালানি- ২৬, শৃঙ্খলা/ অভিযোগ/তদন্ত/আপিল/রিভিউ সংক্রান্ত কার্যক্রম- ২৭, সাংগঠনিক কাঠামো- ২৮, সেমিনার ওয়ার্কসপ- ২৯, স্টেশনারী সামগ্রীর চাহিদাপত্র/মালামাল সরবরাহ- ৩০। নতুন কোন বিষয় সংযোজনের প্রয়োজন হলে তা সর্বশেষ কোড নম্বরের পরে সন্নিবেশিত হবে। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন।
তৃতীয় ডিজিটের ষষ্ঠ কোডটি কিসের? ০৩ (তিন) ডিজিটের ৬ষ্ঠ কোডটি নথি ক্রমিক সংখ্যা কোড। এ কোডে নতুন নথি খোলার জন্য নথি রেজিস্টারে যে ক্রমিক সংখ্যা ব্যবহৃত হবে তা এই কোডে লিখতে হবে। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন। ০২ (দুই) ডিজিটের ৭ম কোডটি নথি খোলা সন/বৎসর কোড। এ কোডে যে বছর নথি খোলা হবে সে সনের শেষ ডিজিট ব্যবহার করতে হবে। যেমন: ২০১১ সন ব্যবহারের জন্য ০২ (দুই) ডিজিটের কোড ১১ ব্যবহার করতে হবে। এটি নথির শেষ অবস্থান। শাখা/অধিশাখা/দপ্তর প্রধান এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন। ডিজিটাল নথি নম্বরের কোন ঘর মন্ত্রণালয়/দপ্তর/বিভাগ এর জন্য প্রয়োজন না হলে প্রয়োজনীয় শূন্য দিয়ে পূরণ করতে হবে।
ডি নথি কি । ডি নথির সুবিধা । ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা
ই নথি প্লাটফর্মে ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা রয়েছে এবং এছাড়াও বিভিন্ন টিউটোরিয়াল ও ব্যবহার পদ্ধতির উপকরণ রয়েছে। ডি নথি ব্যবহার সহায়িকা ডাউনলোড করুন
Caption: nothi
সচিবালয় নির্দেশমালা-২০০৮ এর ৪১(৭) নং নির্দেশনা অধিকতর সংশোধনকরতঃ নির্ধারিত ১৯ ডিজিটের ডিজিটাল নথি নম্বর এর পরিবর্তে ১৮ ডিজিটের নথি নম্বর প্রণয়নের নিমিত্ত নিম্নরূপভাবে ডিজিটাল নথি নম্বর খোলার নির্দেশনা প্রদান করা হয়।
- বাংলাদেশ বেতারের ডিজিটাল নথি নম্বরের কোড হবে : ১৫.৫৩.০০০০.০০০.০০.০০০.০০.
- ডিজিটাল নথি নম্বর ১৮টি ডিজিটের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকবে। এতে কোড থাকবে ৭টি। ফুলস্টপ থাকবে ৭টি এবং ডিজিট থাকবে ১৮টি।
- ০২ (দুই) ডিজিটের ১ম কোডটি মন্ত্রণালয়/বিভাগের জন্য নির্দিষ্ট। যেমন: তথ্য ও সম্প্রচার মন্ত্রণালয়ের কোড নম্বর ১৫।
- ০২ (দুই) ডিজিটের ২য় কোডটি সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্বশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/ অন্যান্য অধিক্ষেত্র এর জন্য নির্দিষ্ট। সে আলোকে বাংলাদেশ বেতারের কোড- ৫৩।
- ০৪ (চার) ডিজিটের ৩য় কোডটি জিওগ্রাফিক (জিও) কোড। ইহা মন্ত্রণালয়/বিভাগের অধীন দপ্তর/সংস্থার জেলা ও উপজেলা পর্যায়ে অফিসের জন্য প্রযোজ্য। ১ম ০২ (দুই) ডিজিট জেলা কোড এবং অবশিষ্ট ০২ (দুই) ডিজিট উপজেলা কোড হিসাবে ব্যবহৃত হবে।
- বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরোর ওয়েবসাইট www.bbs.gov.bd– এ প্রকাশিত জিও কোড অনুসরণ করতে হবে। বাংলাদেশ বেতারের বিভিন্ন জেলায় অবস্থিত আঞ্চলিক কেন্দ্রসমূহ শুধুমাত্র জেলা কোড ব্যবহার করবে (যেমন: বান্দরবান-০৩, বরিশাল-০৬, চট্টগ্রাম-১৫, কুমিল্লা-১৯, কক্সবাজার-২২, ঢাকা-২৬, খুলনা-৪৭, রাজশাহী-৮১, রাঙামাটি-৮৪, রংপুর-৮৫, সিলেট-৯১, ঠাকুরগাঁও-৯৪, …) এবং উপজেলা কোডের স্থানে শূণ্য ব্যবহার করবে; এছাড়া বেতারের অন্য সকল কেন্দ্র ও দপ্তরসমূহ জেলা ও উপজেলা কোডের স্থানে ০৪ (চার)টি শূণ্য ব্যবহার করবে।
- ০৩ (তিন) ডিজিটের ৪র্থ কোডটি শাখা/অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড। এ ক্ষেত্রে শাখা বলতে নথি সৃষ্টিকারী দপ্তর/ইউনিট/কোড/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ সমূহকে বুঝানো হয়েছে।
ই নথি ও ডি নথির পার্থক্য?
ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হল একটি সিস্টেম বা প্রক্রিয়া যা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট যেমন PDF, ওয়ার্ড প্রসেসিং ফাইল এবং কাগজ-ভিত্তিক কন্টেন্টের ডিজিটাল ছবি ক্যাপচার, ট্র্যাক এবং স্টোর করতে ব্যবহৃত হয়। ই-নথিকে বলা হচ্ছে কাগজহীন সরকারি দপ্তর। এটি দিয়ে সরকারি কাজের গতি ও স্বচ্ছতা বেড়েছে। এই প্ল্যাটফর্ম ব্যবহারে দাপ্তরিক কাজে কমে আসছে দুর্নীতি ও সময়ক্ষেপণের সুযোগ। অন্যদিকে ডি নথি হচ্ছে নথি নম্বর যা ১৮ ডিজিট বিশিষ্ট হয়ে থাকে।
ডি নথি কত প্রকার
ডি নথি ৪ প্রকার। ক খ গ ঘ শ্রেণী।