সচিবালয় নির্দেশনা, ২০১৪ অনুযায়ী রেকর্ডসমূহ সংরক্ষণ : নির্দেশনা-৯৬। সকল ইলেকট্রনিক রেকর্ড ডাটা সেন্টারে সংরক্ষিত থাকিবে এবং ডাটা সেন্টারের পর্যাপ্ত নিরাপত্তাসহ দুর্যোগ পুনরুদ্ধার, (disasster recovery) -এর পর্যাপ্ত ব্যবস্থা থাকিবে। ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে ‘ক’ শ্রেণির নথি স্থায়িভাবে সংরক্ষণ করিতে হইবে। মূললিপিসহক’ শ্রেণির নথির পাণ্ডুলিলি এবং ইলেকট্রকি পদ্ধতিতে সংরক্ষণের জন্য সচিবালয় নথিপত্র সংরক্ষাণাগার অথবা আর্কাইভস ও গ্রন্থাগার অধিদপ্তরে প্রেরণ করিতে হইবে।
নির্দেশনা-৯৮। নথিপত্র সংরক্ষণাগার হইতে প্রশাসনিক কর্মকর্তা অথবা সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা কর্তৃক স্বাক্ষরিত যথাযথ ফরমায়েশ স্লিপের নথি দেওয়া হইয়াছে, সেই স্থানে, র্যাক-এ স্থাপন করিতে হইবে।
নির্দেশনা-৯৯। প্রতিটি মন্ত্রণায়ল/বিভাগের প্রাপ্তি ও জারি শাখা নথির বার্ষিক সূচি (annual index of files) সম্পাদনার জন্য দায়ী থাকিবে। সমগ্র মন্ত্রণালয়/বিভাগের। একীভূত সূচিপত্র (consolidated index) নথিপত্র সংরক্ষণাগারের কর্মচারী কর্তৃক সম্পাদিত হইবে। নথির বার্ষিক সূচি’ ও ‘সমগ্র মন্ত্রণালয়/বিভাগের একীভূত সূচিপত্র ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে সম্পাদন করিতে হইবে।
রেকর্ড বাছাই ও বিনষ্টকরণ :
নির্দেশনা-১০০। প্রশাসনিক কর্মকর্তা প্রতিবৎসর জানুয়ারি মাসে ‘বিনষ্টযােগ্য নথিসমূহের নিবন্ধন বহি’ পর্যালােচনা করিয়া সেই বৎসরের মধ্যে বিনষ্টযােগ্য নথিসমূহের একটি তালিকা প্রস্তুত করিবেন। বিনষ্টযােগ্য নথিগুলিসহ তিনি ঐ তালিকাটি শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট পেশ করিবেন। বিনষ্ট করিবার পূর্বে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা নথিসমূহ পড়িয়া দেখিবেন। ক্ষেত্রবিশেষে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা যদি কোনাে নির্দিষ্ট নথি আরও কতিপয় দিবস রাখিতে হইবে বলিয়া বিবেচনা করেন তাহা হইলে তিনি কত দিবসের জন্য উহা রাখিবেন তাহা নির্দেশপূর্বক লিখিত আদেশ প্রদান করিবেন।
নির্দেশনা-১০১। যে সকল নথি সচিবালয় নথিপত্র সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করিতে হইবে, প্রতিবৎসর জানুয়ারি মাসে প্রশাসনিক কর্মকর্তা তাহার দুই প্রস্ত তালিকা প্রস্তুত করিবেন। তালিকার একটি গ্রস্ত শাখাতে রাখিবেন এবং অপর প্রস্ত নথিসমূহসহ সচিবালয় নথিপত্র সংরক্ষণাগারে প্রেরণ করিবেন।
নির্দেশনা-১০২। (১) স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় কর্তৃক জারীকৃত সরকারি দপ্তরে শ্রেণিভুক্ত বিষয়ের নিরাপত্তা’ শীর্ষক পুস্তিকায় উল্লিখিত নির্দেশনানুসারে বিনষ্টের জন্য প্রস্তুত সকল ‘গােপনীয়’ ও ‘বিশেষ গােপনীয় নথিসমূহ এবং কাগজপত্র বিনষ্ট করিতে হইবে। অন্যান্য নথি ও কাগজপত্র সংশ্লিষ্ট শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার উপস্থিতিতে বিনষ্ট করিতে হইবে। ব্যবহারের জন্য আর প্রয়ােজন হইবে না এইরূপ সংবাদপত্র, সংকলন, প্রেস-কাটিং, মােড়কের কাগজপত্র নিলামে বিক্রয় করিয়া ফেলিতে হইবে। বিনষ্টকৃত নথির নামের তালিকা স্থায়িভাবে সংরক্ষণ করিতে হইবে।
(২) ইলেকট্রনিক নথি বিনষ্টকরণের ক্ষেত্রে নির্ধারিত সময় অতিক্রান্ত হইবার পর ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিনষ্টযােগ্য নথিসমূহের তালিকা প্রস্তুত হইবে এবং তাহা যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমােদনক্রমে বিনষ্ট করিতে হইবে।
সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪ অনুযায়ী রেকর্ডসমূহ কিভাবে সংরক্ষিত হয়: ডাউনলোড
