সার্ভিস বুক লিখন পদ্ধতি।

কর্মচারী যদি স্থায়ীভাবে নিয়োগ হন তাহলে লিখতে হবে Permanent, আবার যদি অস্থায়ীভাবে নিয়োগ হয়ে থাকেন তাহলে লিখতে হয় Temporary. যখন তিনি Confirmed হবে তখন লিখতে হবে Permanent, যে সব কর্মচারী কোন Leave Vacancy অথবা Deputation Vacancy -তে নিয়োগ হয়ে থাকেন তখন লেখা উচিৎ Officiating, যখন ৬০ বছর পর কর্মচারী চাকুরিতে থাকেন তখন লিখতে হয় Extension.

১। নাম । Name : কর্মচারী যদি Matric/ School Final/ মাধ্যমিক অথবা অনুরূপ কোন পরীক্সায় পাশ করে থাকেন তাহলে তাঁর নামের এবং পদবীর যে বানান, ঐ সার্টিফিকেটে লেখা আছে সেই বানান এখানে অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। যদি তিনি অনুরূপ কোন পরীক্সা পাশ না করে থাকেন সেক্ষেত্রে কর্মচারীর দেওয়া নথিপত্রের বিত্তিতে নামের বানান লেখা বাঞ্ছনীয়। পরবর্তীকালে যদি পদবী বদল হয় তাহলে কর্মচারীকে এফিডেভিট অথবা ম্যারেজ রেজিস্ট্রেশন সার্টিফিকেট দাখিল করতে হবে। যার ভিত্তিতে তাঁর পদবী সার্ভিস বুকে বদল করা চলে। এফিডেভিট অথবা ম্যারেজ রেজিষ্ট্রেশনের প্রত্যায়িত নকল অবশ্যই সার্ভিস বুকে আঠা দিয়ে লাগিয়ে রাখতে হবে।

২। ঠিকানা । Residence : বাড়ীর ঠিকানা Permanent এবং Temporary দুই দেওয়া উচিৎ। যদি ঠিকানা পরবর্তী কালে বদল হয় তাহা অবশ্যই কর্তৃপক্ষকে জানাতে হবে এবং সেই মোতাবেক এখানে নোট করা বাঞ্ছনীয়।

৩। জন্ম তারিখ । Date of Birth : ক) যে সব কর্মচারী Matriculation/ School Final/ মাধ্যমিক অথবা অনুরূপ কোন পরীক্ষায় পাশ করেছেন তাদেঁর ক্ষেত্রে উক্ত সার্টিফিকেট অনুযায়ী তাঁর জন্ম তারিখ উল্লেখ করতে হবে। পূর্বে মহিলাদের ক্ষেত্রে Matriculation সার্টিফিকেটে জন্ম তারিখ উল্লেখ থাকত না। সেক্ষেত্রে তাকেঁ তার জন্ম তারিখের এফিডেফিট দাখিল করতে হয় যার ভিত্তিতে তারঁ জন্ম তারিখ এখানে উল্লেখ করতে হবে।

খ) যে সব কর্মচারী ম্যাট্রিকুলেশন বা অনুরুপ কোন পরীক্ষায় পাশ নন, সেক্ষেত্রে কর্মচারীর বার্থ রেজিস্ট্রেশনে সার্টিফিকেট, স্কুল সার্টিফিকেট অথবা এফিডেভিট অনুযায়ী জন্ম তারিখ এখানে উল্লেখ করতে হবে।

গ) জন্ম তারিখ সংখ্যায় এবং কথায় অবশ্যই লেখা উচিৎ।

৪। শিক্ষাগত যোগ্যতা । Educational Qualification :

এ) At the time of entry (ক) চাকুরীতে যোগদানের সময় কর্মচারী যে শিক্ষাগত যোগ্যতা ছিল তা উল্লেখ করতে হবে।

বি) Subsequent improvment of Qualification (খ) কর্মচারী চাকুরীতে যোগদানের পর যে সব শিক্ষাগত যোগ্যতা বাড়িয়েছেন তা এইখানে লিখতে হবে, ঐসঙ্গে উল্লেখ করতে হবে কোন বৎসব পাশ করেছেন এবং ঐ পরীক্ষার লিখিত ও প্র্যাকটিক্যাল পরীক্ষা কোন তারিখে শেষ হয়েছে।

৫। প্রকৃত উচ্চতা । Exact Height by Measurement : কর্মচারীর সঠিক উচ্চতা যা তা এখানে লিখতে হবে।

৬। ব্যক্তিগত চিহ্ন । Personal Marks of identification: কর্মচারীর শরীরে কোন একটা স্থায়ী চিহ্ন।

৭। পিতা/ স্বামীর নাম । Father’s / Husband Name and Residence: কর্মচারীর পিতার নাম। মহিলা বিবাহিত কর্মচারীর ক্ষেত্রে স্বামীর নাম এবং ঠিকানা।

৮। কর্মচারীর স্বাক্ষর । Signature of Employee : কর্মচারীর সই (এখানে উল্লেখ করা প্রয়োজন উপরের ১ -৭ নং কলমে কর্মচারীর যে সব বিবরণ উল্লেখ করা হয়েছে সেই বিষয়ে কর্মচারী সন্তুষ্ট হয়ে এই কলমে সই করবেন। ঐ বিবরণী পরবর্তীকালে পরিবর্তন করা চলে না।)

৯। অফিস প্রধানের স্বাক্ষর । Singnature of the head of Department : অফিস প্রধান উপরিউক্ত সব কলম যথাযথভাবে পূরণ করা হয়েছে কিনা এবং তাঁর সঙ্গে কর্মচারী দেওয়া নথি পত্রের সাথে মিলিয়ে দেখে সই করবেন।

পরের পাতায় কর্মচারী নাম লিখে তাঁর পাঁচ আঙ্গলের ছাপ দেবার নির্দিষ্ট জায়গায় চাপ দেবেন। চাকুরিকাল । “History of Service” কলমগুলি কি ভাবে পূরণ করতে হবে তা নিচে বলা হল।

এখানে ১২টি কলাম আছে। এই কলমগুলি যথাযথভাবে পূরণ করতে হয়।

১। পদবী ও প্রতিষ্ঠানের নাম । Name of the post with Full Address of Department :

ক) কর্মচারী যে পদে নিয়োগ হয়েছেন সেই পদের নাম তৎসহ বিদ্যালয়ের নাম ও ঠিকানা লিখতে হয়।

খ) নিয়োগকারী কর্তৃপক্ষ কর্তৃক প্রদত্ত নিয়োগপত্র নং, তারিখ ও পদবী উল্লেখ করতে হয়।

গ) পেনশনের হিসাবের ক্ষেত্রে ধরা হয়ে কিনা তা উল্লেখ করতে হয়।

২। পে স্কেল । Scale of Pay : কর্মচারী যে বেতনক্রমে নিয়োগ হয়েছেন সেই বেতনক্রমটি সঠিক ভাবে লিখতে হবে।

৩। স্থায়ী বা অস্থায়ী । Whethere post is permanent or Temporary : যে পদে কর্মচারী নিয়োগ হয়েছেন সেই পদটি যদি স্থায়ী ভাবে সৃষ্টি হয়ে থাকে তাহলে লিখতে হবে ” Permanent” আবার যদি অস্থায়ীভাবে সৃষ্টি হয় তাহলে উল্লেখ করতে হবে ” Temporary”.

৪। নিয়োগের ধরন । Nature of Appointment Parmanent/Temporary /Officiating/Extension :

ক) কর্মচারী যদি স্থায়ীভাবে নিয়োগ হন তাহলে লিখতে হবে Permanent.

খ) আবার যদি অস্থায়ীভাবে নিয়োগ হয়ে থাকেন তাহলে লিখতে হয় Temporary. যখন তিনি Confirmed হবে তখন লিখতে হবে Permanent.

গ) যে সব কর্মচারী কোন Leave Vacancy অথবা Deputation Vacancy -তে নিয়োগ হয়ে থাকেন তখন লেখা উচিৎ Officiating.

ঘ) যখন ৬০ বছর পর কর্মচারী চাকুরিতে থাকেন তখন লিখতে হয় Extension.

৫। নিয়োগের তারিখ । Date of Appointment/ increment :

ক) কর্মচারী যে তারিখে প্রথম চাকুরীতে যোগদান করেছিলেন সেই তারিখ উল্লেখ করতে হয়।

খ) পরবর্তীকালে যে তারিখে কর্মচারীর increment হহয় তা উল্লেখ করতে হবে।

৬। বেতন বা ব্যক্তিগত পে । Pay and Special Pay if Any : কর্মচারীর বেসিক পে, ডিয়ারনেস পে, পারসোনাল পে এছাড়া স্পেশাল পে যদি কিছু থাকে তা লিখতে হয়।

৭। অবসর বা বরখাস্তের তারিখ । Date of termination of Appointment : ক) যে তারিখে কর্মচারী চাকরি থেকে বরখাস্ত হন, অবসর গ্রহণ করেন এবং চাকরী ছেড়ে দেন, সেই তারিখ এখানে উল্লেখ করতে হয়।

খ) কর্মচারী ইনক্রিমেন্ট পাবার ঠিক আগের দিন অথবা বেতনক্রম পরিবর্তন হলে তার ঠিক আগের দিন এই কলমে উল্লেখ করতে হয়।

৮। বেতন বন্ধের কারণ । Reasons for termination of Appoinment such as promotion, Pay Revision, Resignation, Dismissal etc : কি কারনে তিনি বেতন পাচ্ছিলেন তা বন্ধ হল তার কারণ উল্লেখ করতে হয় যেমন, Promotion, Pay Revision, Resignation, Dismissal অথবা increment.

৯। ছুটির ধরন ও সময় । Nature and Duration of Leave  Taken : কর্মচারী ছুটি নিলে তা যদি প্রচলিত বিধি অনুযায়ী মঞ্জুর হয় তা সংক্সেত্রে লিখতে হয়। (ক্যাজুয়েল লিভ নিলে লিখতে হয় না। ) Sanctioned Leave for……days from …..to ……as Leave on Medical Ground অথবা যে ছুটি হবে তা লিখতে হবে as per M.C. Resolution No. Dt………………..

১০। কর্মচারী স্বাক্ষর । Singature of Employee : ক) প্রতি বছরের শেষে কর্মচারী ১ থেকে ৯ নং পর্যন্ত কলমে যা লেখা হয়েছে তা যথাযথ হয়েছে কিনা তা দেখে সন্তুষ্ট হয়ে এই কলমে সই করবেন, যদি দেখেন উক্ত কলমে যা লেখা আছে তা যথাযথ হয়নি তাহলে কর্তৃপক্ষ নজরে আনবেন। সব বিষয়ে সন্তুষ্ট হয়ে সই করবেন।

খ) যদি কোন কর্মচারী মারা যান অথবা যদি কোন কারণে এই কলমে সই করান সম্ভব না হয় তাহলে কিছু যায় আসে না। পেনশন পেতে কোন বাধা নেই।

১১। অফিস প্রধানের স্বাক্ষর । Singnature of the Head of Department: এই কলমে সই করবেন অফিস প্রধান।

১২। সার্ভিস ভেরিফিকেশন । Certificate of Verfication of Service : ক) প্রতি বছর Service Verfication Certificate লিপিবদ্ধ করবেন এই কলমে বিদ্যালয়ের প্রধান।

বি: দ্র: সার্ভিস বুকে ৫ এবং ৬ কলমে যে তারিখ ও বেতন উল্লেখ করা হয়েছে তা অবশ্যই বেতন খাতার সঙ্গে মিল থাকা চাই কারণ অফিস প্রধান তথ্য মিলিয়ে সই করবেন।যখন পেনশন অধিকর্তার অফিস থেকে P.P.O ইস্যু হয়ে যাবার পর সার্ভিস বুক ফেরত আসবে তখন বেতনের খাতা অনুযায়ী কর্মচারীর অবসরের দিন পর্যন্ত সার্ভিস বুকে বাকি সমস্ত Entry, যথা-বেতন, Service Verification Certificate, ছুটি ইত্যাদি।

সার্ভিস বুক লিখন পদ্ধতি: ডাউনলোড