অফিস সহায়কদের দায়িত্ব-কর্তব্য নিয়ে সরকারি নির্দেশনা প্রকাশ : কী কী কাজ করতে হবে, জানুন বিস্তারিত
সরকারি বিভিন্ন দপ্তরে কর্মরত অফিস সহায়ক পদের দায়িত্ব ও কাজের পরিধি নিয়ে দীর্ঘদিন ধরেই নানা প্রশ্ন ও বিভ্রান্তি রয়েছে। অনেকেই জানতে চান—এই পদে কর্মরত একজন কর্মচারীর নির্ধারিত দায়িত্ব কী, কোন কাজগুলো তার ওপর অর্পিত এবং কোন সীমার মধ্যে তাকে দায়িত্ব পালন করতে হবে।
এমন প্রেক্ষাপটে পরিকল্পনা মন্ত্রণালয়ের পরিসংখ্যান ও তথ্য ব্যবস্থাপনা বিভাগ (SID) কর্তৃক জারি করা একটি সরকারি অফিস আদেশে অফিস সহায়কদের দায়িত্ব ও কর্তব্য সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ করা হয়েছে।
সরকারি আদেশের তথ্য
দলিল অনুযায়ী, ২৩ নভেম্বর ২০২২ তারিখে জারি করা এক অফিস আদেশে পরিসংখ্যান ও তথ্য ব্যবস্থাপনা বিভাগের বিভিন্ন শাখা, অধিশাখা ও প্রকল্পে কর্মরত অফিস সহায়কদের দায়িত্ব যথাযথভাবে পালনের জন্য নির্দিষ্ট নির্দেশনা দেওয়া হয়।
আদেশে উল্লেখ করা হয়েছে, বিভিন্ন ক্ষেত্রে অফিস সহায়কদের দায়িত্ব পালনে অসচেতনতার অভিযোগ পাওয়ায় তাদের দায়িত্ব ও কর্তব্য পুনরায় স্পষ্ট করা প্রয়োজন হয়েছে।
অফিস সহায়কদের প্রধান দায়িত্ব
সরকারি নির্দেশনায় অফিস সহায়কদের জন্য যেসব দায়িত্ব নির্ধারণ করা হয়েছে, সেগুলোর মধ্যে উল্লেখযোগ্য হলো—
- অফিসের আসবাবপত্র ও রেকর্ডপত্রের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
- অফিসের ফাইল ও অন্যান্য নথিপত্র যথাযথ নির্দেশনা অনুযায়ী এক স্থান থেকে অন্য স্থানে বহন করা।
- চলমান প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্ন অফিস কক্ষে ফাইল ও নথি পৌঁছে দেওয়া।
- ডাক, চিঠিপত্র বা গুরুত্বপূর্ণ নথি নির্ধারিত নির্দেশনা অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট অফিসে পৌঁছে দেওয়া।
- কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের জন্য প্রয়োজনীয় পানির ব্যবস্থা করা।
- অফিসের পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও শৃঙ্খলা বজায় রাখতে সহায়তা করা।
- সরকার নির্ধারিত ইউনিফর্ম পরিধান করে দায়িত্ব পালন করা।
- নিজ শাখা ও কর্মস্থলে নিয়মিত উপস্থিত থাকা।
- দর্শনার্থীদের সঙ্গে ভদ্র ও শালীন আচরণ করা।
- ব্যাংকে চেক জমা দেওয়া এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অর্থ উত্তোলনের দায়িত্ব পালন করা।
- অফিস শুরুর অন্তত ১৫ মিনিট আগে উপস্থিত হয়ে দায়িত্ব গ্রহণ এবং সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার কাছে উপস্থিতির রিপোর্ট করা।
- অনুমতি ছাড়া কর্মঘণ্টায় অফিস ত্যাগ না করা।
দায়িত্ব পালনে অবহেলার ক্ষেত্রে ব্যবস্থা
সরকারি নির্দেশনায় স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে, উপরোক্ত দায়িত্ব ও কর্তব্য যথাযথভাবে পালন না করলে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বিরুদ্ধে বিধি মোতাবেক প্রশাসনিক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে।
কেন এই নির্দেশনা গুরুত্বপূর্ণ
সরকারি অফিসে অফিস সহায়ক পদটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ সহায়ক পদ। অনেক সময় এ পদের দায়িত্ব নিয়ে ভুল ধারণা বা অতিরিক্ত কাজের চাপ নিয়ে বিতর্ক তৈরি হয়। এই সরকারি নির্দেশনা সেই বিভ্রান্তি দূর করতে সহায়ক হতে পারে।
বিশেষজ্ঞদের মতে, সরকারি গেজেট বা অফিস আদেশে যেভাবে দায়িত্ব নির্ধারণ করা হয়েছে, সে অনুযায়ী দায়িত্ব বণ্টন নিশ্চিত হলে কর্মক্ষেত্রে জবাবদিহিতা বাড়বে এবং অর্পিত দায়িত্বের বাইরে কাজ চাপিয়ে দেওয়ার প্রবণতাও কমবে।
যা জানা প্রয়োজন
এই নির্দেশনাটি মূলত পরিসংখ্যান ও তথ্য ব্যবস্থাপনা বিভাগের অফিস সহায়কদের জন্য জারি করা হলেও, এতে বর্ণিত দায়িত্বসমূহ সরকারি প্রতিষ্ঠানে অফিস সহায়ক পদের প্রচলিত দায়িত্বের একটি গুরুত্বপূর্ণ সরকারি দৃষ্টান্ত হিসেবে বিবেচিত হতে পারে। তবে কোনো মন্ত্রণালয়, বিভাগ বা দপ্তর নিজস্ব প্রশাসনিক প্রয়োজন অনুযায়ী অতিরিক্ত দায়িত্ব নির্ধারণ করতে পারে, যদি তা প্রচলিত সরকারি বিধি-বিধানের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়।
