আইবাস++ পে-ফিকশনে ভুল তথ্য দাখিল হলে সংশোধন করবেন যেভাবে, জিওবি স্টাফ ও এসডিওর নিয়মে পার্থক্য
সরকারি কর্মচারীদের জাতীয় বেতনস্কেল-২০২৬ অনুযায়ী বেতন নির্ধারণী বা পে-ফিকেশন কার্যক্রমে তথ্য এন্ট্রি ও দাখিলের সময় ভুল হলে তা সংশোধনের প্রক্রিয়া জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে ডিডিওর (DDO) কাছে পে-ফিকেশন বিবরণী দাখিল করার পর কোনো ভুল ধরা পড়লে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী ও দপ্তরের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তাদের পরবর্তী করণীয় নিয়ে প্রশ্ন দেখা দিতে পারে।
প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিওর মাধ্যমে পে-ফিকেশন ফেরত নিয়ে সংশোধন করে পুনরায় দাখিল করার প্রক্রিয়া অনুসরণ করা যায়। অন্যদিকে, এসডিওর ক্ষেত্রে ডিডিওর কোনো করণীয় নেই বলে উল্লেখ করা হয়েছে; এ ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ফিক্সেশন ফেরত বা সংশোধনের ব্যবস্থা নিতে হয়।
তবে এসব প্রক্রিয়া সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের কার্যকর অপশন ও দাপ্তরিক নির্দেশনার ওপর নির্ভরশীল। তাই ভুল সংশোধনের আগে সংশ্লিষ্ট ডিডিও বা হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে বিষয়টি নিশ্চিত করে নেওয়া প্রয়োজন।
জিওবি স্টাফের পে-ফিকেশন সংশোধনের ধাপ
জিওবি স্টাফের পে-ফিকেশন বিবরণী ডিডিওর কাছে দাখিল হয়ে থাকলে ভুল সংশোধনের জন্য প্রথমে সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনটি সিস্টেমে খুঁজে বের করতে হবে। এরপর নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করা যেতে পারে।
প্রদত্ত প্রক্রিয়ার ভিত্তিতে প্রস্তুত নির্দেশনামূলক ধাপ
ধাপ ১: Running Fixation সার্চ
ডিডিও আইবাস++-এ লগইন করে Running Fixation অপশনে সংশ্লিষ্ট স্টাফের পে-ফিকেশন খুঁজবেন। এরপর কর্মচারীর বিস্তারিত বিবরণীতে প্রবেশ করবেন।
ধাপ ২: ফেরত পাঠানোর কারণ উল্লেখ
বিবরণীতে ফেরত ও ফরোয়ার্ড অপশন পাওয়া গেলে সংশোধনের কারণ স্পষ্টভাবে লিখে ফেরত বাটনে ক্লিক করতে হবে।
ধাপ ৩: প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন
ফিক্সেশনটি এডিট করার সুযোগ এলে ডিডিও অথবা এন্ট্রি ইউজার ভুল তথ্য সংশোধন করবেন। বেতন, ইনক্রিমেন্ট, চাকরিতে যোগদানের তারিখ কিংবা অন্যান্য তথ্যের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট নথির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া জরুরি।
ধাপ ৪: পুনরায় সাবমিট ও ফরোয়ার্ড
সংশোধন সম্পন্ন হলে ফিক্সেশনটি পুনরায় সাবমিট করতে হবে। এরপর ডিডিও সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর উল্লেখ করে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করবেন।
এসডিওর পে-ফিকেশনে ভুল হলে করণীয়
এসডিও বা Self Drawing Officer-এর ক্ষেত্রে প্রক্রিয়াটি জিওবি স্টাফের থেকে আলাদা। প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, এসডিওর ফিক্সেশন সংশোধনে ডিডিওর মাধ্যমে সরাসরি ফেরত পাঠানোর ব্যবস্থা নেই। সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে সংশোধনের উদ্যোগ নিতে হবে।
এ ক্ষেত্রে এসডিওর করণীয় হলো—
পে-ফিকেশনে কী ধরনের ভুল হয়েছে তা শনাক্ত করা।
সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করা।
ফিক্সেশন ফেরত বা সংশোধনের জন্য অফিসের নির্দেশনা অনুসরণ করা।
সংশোধিত তথ্য পুনরায় দাখিলের পরবর্তী ধাপ সম্পর্কে নিশ্চিত হওয়া।
আইবাস++-এর এসডিও পে-ফিকেশন নির্দেশনাতেও ডিডিওর মাধ্যমে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করার প্রক্রিয়ার উল্লেখ রয়েছে। তবে ভুল সংশোধনের সুনির্দিষ্ট এখতিয়ার ও ফেরত পাঠানোর ধাপ সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের অপশন এবং দাপ্তরিক নির্দেশনা অনুযায়ী নিশ্চিত করতে হবে।
পে-ফিকেশনে কোন ধরনের ভুল হলে সতর্ক হতে হবে?
বেতন নির্ধারণী বিবরণীতে একাধিক ধরনের ভুল হতে পারে। যেমন—
জাতীয় পরিচয়পত্র বা ব্যক্তিগত তথ্যে ভুল।
চাকরিতে প্রথম যোগদানের তারিখে ভুল।
৩০ জুন ২০২৬ তারিখের মূল বেতন ভুল এন্ট্রি।
বর্তমান গ্রেড বা ইনক্রিমেন্ট-সংক্রান্ত তথ্যে ভুল।
পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড বা টাইমস্কেল-সংক্রান্ত তথ্য বাদ পড়া।
সার্ভিস বুকের তথ্যের সঙ্গে অনলাইন বিবরণীর অমিল।
এসব তথ্য সংশোধনের ক্ষেত্রে নিয়োগপত্র, পদোন্নতির আদেশ, ইনক্রিমেন্টের তথ্য এবং সার্ভিস বুকের মতো প্রাসঙ্গিক নথি যাচাই করা প্রয়োজন। পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় প্রয়োজনীয় চাকরিসংক্রান্ত তথ্য ও প্রমাণক ব্যবহারের বিষয়টি প্রকাশিত নির্দেশনাতেও গুরুত্ব পেয়েছে।
ভুল সংশোধনের পর কী করবেন?
সংশোধন করে পুনরায় সাবমিট করলেই প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়েছে বলে ধরে নেওয়া উচিত নয়। সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের যাচাই ও পরবর্তী কার্যক্রম সম্পন্ন হয়েছে কি না, তা নিশ্চিত করতে হবে।
আইবাস++-এ বেতন নির্ধারণী বিবরণী দাখিল, যাচাই এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের অনুমোদন পৃথক ধাপ। সিস্টেমে প্রয়োজনীয় যাচাইয়ের পর অনুমোদন ও প্রতিপাদনের মাধ্যমে ফিক্সেশন প্রক্রিয়া এগিয়ে যায়।
গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতা
এই প্রতিবেদনের সংশোধন-পদ্ধতির ধাপগুলো ব্যবহারকারীর দেওয়া তথ্যের ভিত্তিতে সাজানো হয়েছে। সরকারি আইবাস++ পোর্টালে বেতন নির্ধারণ-২০২৬ কার্যক্রম চালু থাকার তথ্য পাওয়া গেলেও, ফেরত অপশনের প্রতিটি ধাপ এবং এসডিওর সংশোধন-সংক্রান্ত এখতিয়ার বিষয়ে পূর্ণাঙ্গ সরকারি নির্দেশনা স্বাধীনভাবে নিশ্চিত করা যায়নি।
প্রতিবেদনের সারকথা: জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিওর মাধ্যমে ফিক্সেশন ফেরত নিয়ে সংশোধন ও পুনরায় দাখিলের প্রক্রিয়া অনুসরণ করা যেতে পারে। এসডিওর ক্ষেত্রে সংশোধনের জন্য হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হবে। উভয় ক্ষেত্রেই সঠিক তথ্য, প্রমাণক এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করাই গুরুত্বপূর্ণ।
