বকেয়া বেতন বিল জমা দিতে ৩টি গুরুত্বপূর্ণ কাগজ লাগবে, হিসাবরক্ষণ অফিসে দাখিলের আগে জেনে নিন

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বকেয়া বেতন-ভাতা উত্তোলনের ক্ষেত্রে বিল প্রস্তুত ও হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে অনুমোদন নেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি ধাপ। বিশেষ করে নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিকেশন কার্যক্রমের কারণে সৃষ্ট বকেয়া অর্থ উত্তোলনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন হয়। এ জন্য বকেয়া বিলের কপির সঙ্গে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ কাগজ সংযুক্ত করে হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দেওয়ার বিষয়টি সামনে এসেছে।

প্রাপ্ত নির্দেশনামূলক ছবিতে বকেয়া বিলের কপির সঙ্গে মোট তিনটি প্রয়োজনীয় কাগজ সংযুক্ত করার কথা উল্লেখ করা হয়েছে। এসব কাগজের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর নতুন বেতন নির্ধারণ, পূর্ববর্তী মাসের বেতন এবং পরবর্তী মাসের বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাই করা সহজ হবে।

বকেয়া বিলের সঙ্গে যেসব ৩টি কাগজ সংযুক্ত করতে হবে

বকেয়া বিল হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দেওয়ার সময় মূল বিলের কপির পাশাপাশি নিচের তিনটি কাগজ সংযুক্ত রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে।

১. ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন কপি

প্রথমেই সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীর ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন বা বেতন নির্ধারণী বিবরণীর কপি সংযুক্ত করতে হবে। নতুন বেতন কাঠামো অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন কীভাবে নির্ধারিত হয়েছে, তা যাচাই করার জন্য এই কাগজটি গুরুত্বপূর্ণ।

পে-ফিকেশন কপিতে কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য, পদবি, বেতন গ্রেড, মূল বেতন এবং বেতন নির্ধারণসংক্রান্ত প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে। ফলে বকেয়া বিলের হিসাব সঠিকভাবে নির্ধারণ করা হয়েছে কি না, তা যাচাই করতে হিসাবরক্ষণ অফিসের জন্য এই নথি সহায়ক হবে।

২. iBAS++ থেকে জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট

দ্বিতীয় কাগজ হিসেবে iBAS++ সিস্টেম থেকে জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট বা বেতন বিবরণীর কপি সংযুক্ত করতে হবে।

জুন মাসের স্যালারি রিপোর্টের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী পূর্ববর্তী বেতন কাঠামো অনুযায়ী কত টাকা বেতন পেয়েছেন, তার একটি হিসাব পাওয়া যাবে। নতুন বেতন নির্ধারণের আগে সর্বশেষ বেতনের পরিমাণ যাচাই এবং বকেয়া হিসাবের ভিত্তি নির্ধারণের ক্ষেত্রে এই রিপোর্ট গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে।

৩. iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট

তৃতীয় কাগজ হিসেবে iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্টের কপি সংযুক্ত করতে হবে।

জুলাই মাসের বেতন বিবরণী থেকে নতুন বেতন নির্ধারণের পর সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন কত হয়েছে, তা যাচাই করা সম্ভব হবে। জুন ও জুলাই মাসের বেতন বিবরণী পাশাপাশি পর্যালোচনা করলে আগের ও পরবর্তী বেতনের মধ্যে পার্থক্য এবং বকেয়া হিসাবের ভিত্তি সম্পর্কে ধারণা পাওয়া যায়।

তবে বকেয়া বিলের প্রকৃত পরিমাণ নির্ধারণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট প্রজ্ঞাপন, কার্যকর হওয়ার তারিখ, অনুমোদিত বেতন নির্ধারণ এবং প্রযোজ্য ভাতার হিসাব অনুসরণ করতে হবে।

বকেয়া বিল জমা দেওয়ার আগে কী করবেন?

বকেয়া বিল দাখিলের আগে সংশ্লিষ্ট অফিসের হিসাব শাখা বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ডিডিওর মাধ্যমে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত করে নেওয়া উচিত।

প্রথমে iBAS++ সিস্টেম থেকে সংশ্লিষ্ট মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংগ্রহ করতে হবে। এরপর ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন বিবরণীর কপি সংগ্রহ করে বকেয়া বিলের হিসাবের সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে।

সবশেষে বকেয়া বিলের কপির সঙ্গে প্রয়োজনীয় তিনটি কাগজ সংযুক্ত করে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে হিসাবরক্ষণ অফিসে দাখিল করতে হবে।

জমা দেওয়ার আগে কয়েকটি বিষয় বিশেষভাবে যাচাই করা প্রয়োজন—

• কর্মচারীর নাম ও জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর সঠিক আছে কি না।
• পদবি, গ্রেড ও কর্মস্থলের তথ্য সঠিকভাবে উল্লেখ করা হয়েছে কি না।
• পে-ফিকেশন কপিতে নির্ধারিত মূল বেতন সঠিক আছে কি না।
• জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর কি না।
• বকেয়া বিলের হিসাব অনুমোদিত বেতন নির্ধারণের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না।
• প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর, সিল ও অনুমোদন যথাযথভাবে রয়েছে কি না।

হিসাবরক্ষণ অফিসের অনুমোদনের পর EFT-এর মাধ্যমে টাকা পাওয়া যাবে?

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের বেতন ও অন্যান্য প্রাপ্য অর্থ বর্তমানে ইলেকট্রনিক ফান্ড ট্রান্সফার বা EFT পদ্ধতিতে ব্যাংক হিসাবে পাঠানো হয়।

বকেয়া বিলের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট অফিস থেকে বিল প্রস্তুত করার পর তা প্রয়োজনীয় অনুমোদনের জন্য হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়। হিসাবরক্ষণ অফিসে বিল ও সংযুক্ত কাগজপত্র যাচাই করা হয়। সবকিছু সঠিক থাকলে প্রচলিত সরকারি আর্থিক বিধি ও প্রক্রিয়া অনুসরণ করে বিল অনুমোদন এবং অর্থ পরিশোধের কার্যক্রম সম্পন্ন হয়।

এ ক্ষেত্রে EFT-এর মাধ্যমে অর্থ পাঠানোর জন্য সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর ব্যাংক হিসাবের তথ্য সঠিক ও হালনাগাদ থাকা জরুরি। ব্যাংক হিসাবের তথ্য, হিসাবধারীর নাম অথবা অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্যের মধ্যে অসংগতি থাকলে অর্থ প্রাপ্তিতে জটিলতা তৈরি হতে পারে।

তবে শুধু তিনটি কাগজ সংযুক্ত করলেই বিল অনুমোদন বা EFT নিশ্চিত হবে, এমন নয়। বিলের সঠিকতা, প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক অনুমোদন, বাজেট বরাদ্দ এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাইসহ প্রযোজ্য সব শর্ত পূরণ করতে হবে।

যেসব কারণে বকেয়া বিল আটকে যেতে পারে

বকেয়া বিল দাখিলের পর বিভিন্ন কারণে বিল অনুমোদনে বিলম্ব হতে পারে। যেমন—

১. পে-ফিকেশন বিবরণীতে ভুল বা অসংগতি থাকা।

২. iBAS++ সিস্টেমে বেতনসংক্রান্ত তথ্য হালনাগাদ না থাকা।

৩. জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্টে তথ্যের পার্থক্য থাকা।

৪. বকেয়া বিলের হিসাব সঠিকভাবে প্রস্তুত না করা।

৫. প্রয়োজনীয় কাগজপত্র বা অনুমোদন সংযুক্ত না করা।

৬. ব্যাংক হিসাবের তথ্যের সঙ্গে কর্মচারীর তথ্যের অমিল থাকা।

তাই বিল দাখিলের আগেই সংশ্লিষ্ট অফিসের হিসাব শাখার মাধ্যমে সব তথ্য যাচাই করে নেওয়া উচিত।

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ

বকেয়া বেতন উত্তোলনের জন্য তাড়াহুড়া করে অসম্পূর্ণ বিল জমা না দিয়ে প্রয়োজনীয় সব কাগজপত্র একসঙ্গে প্রস্তুত করা ভালো। বিশেষ করে পে-ফিকেশন কপি এবং iBAS++ থেকে সংগৃহীত জুন ও জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংযুক্ত রাখলে সংশ্লিষ্ট বেতনসংক্রান্ত তথ্য যাচাইয়ের ক্ষেত্রে সুবিধা হবে।

এ ছাড়া প্রত্যেক কর্মচারীর ক্ষেত্রে বকেয়ার পরিমাণ এক হবে না। পদবি, গ্রেড, পূর্ববর্তী মূল বেতন, নতুন নির্ধারিত মূল বেতন, প্রযোজ্য ভাতা এবং কার্যকর হওয়ার তারিখ অনুযায়ী বকেয়ার পরিমাণ ভিন্ন হতে পারে।

সুতরাং, বকেয়া বিল হিসাবরক্ষণ অফিসে জমা দেওয়ার আগে মূল বিলের কপির সঙ্গে ২০২৬ সালের পে-ফিকেশন কপি, iBAS++ থেকে জুন মাসের স্যালারি রিপোর্ট এবং iBAS++ থেকে জুলাই মাসের স্যালারি রিপোর্ট সংযুক্ত রাখার বিষয়টি গুরুত্বের সঙ্গে বিবেচনা করুন। তবে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুযায়ী প্রয়োজনীয় কাগজপত্র নিশ্চিত করে বিল দাখিল করতে হবে।