সরকারি পত্র তৈরিতে ডিজিটাল উদ্যোগ: এক প্ল্যাটফর্মেই ১৪ ধরনের পত্র, এআই লেখার সুবিধা ও পিডিএফ ডাউনলোড

সরকারি দাপ্তরিক কাজে চিঠিপত্র তৈরি, ফাইল নম্বর নির্ধারণ, নির্ধারিত কাঠামো অনুসরণ এবং নথির প্রিভিউ তৈরির কাজ সহজ করার লক্ষ্যে তৈরি করা হয়েছে একটি বাংলা ‘সরকারি পত্র জেনারেটর’। এইচটিএমএলভিত্তিক টুলটিতে সরকারি পত্র তৈরির পাশাপাশি অফিস স্মারক, অফিস আদেশ, পরিপত্র, প্রজ্ঞাপন, বিজ্ঞপ্তি, সভার নোটিশসহ বিভিন্ন ধরনের দাপ্তরিক নথি প্রস্তুতের ব্যবস্থা রয়েছে। এতে তথ্য পূরণ করে এ৪ আকারের কাগজে পত্রের প্রিভিউ দেখা, পিডিএফ ডাউনলোড, লেখা কপি এবং প্রয়োজনীয় তথ্যের ব্যাকআপ রাখার সুবিধাও যুক্ত করা হয়েছে।

সরকারি পত্র জেনারেটর

টুলটির বর্ণনা অনুযায়ী, এটি বাংলাদেশের ‘সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০২৪’-এর ক্রোড়পত্র অনুসারে পত্রের কাঠামো সাজানোর উদ্দেশ্যে তৈরি। পাশাপাশি এতে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা বা এআই ব্যবহার করে মূল তথ্য থেকে দাপ্তরিক বক্তব্য তৈরির ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে। তবে এটি সরকারি কোনো কর্তৃপক্ষের আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত সফটওয়্যার কি না, সে বিষয়ে আপলোড করা ফাইলে নিশ্চিত তথ্য পাওয়া যায়নি।

এক প্ল্যাটফর্মে ১৪ ধরনের দাপ্তরিক নথি তৈরির ব্যবস্থা

টুলটির অন্যতম প্রধান বৈশিষ্ট্য হলো, বিভিন্ন ধরনের সরকারি চিঠিপত্রের জন্য আলাদা আলাদা ফরম্যাট বেছে নেওয়ার সুযোগ। ব্যবহারকারী প্রয়োজন অনুযায়ী নথির ধরন নির্বাচন করে সংশ্লিষ্ট তথ্য পূরণ করতে পারবেন। এর ফলে প্রতিটি পত্রের কাঠামো নতুন করে সাজানোর প্রয়োজন কমতে পারে।

ফাইলটিতে মোট ১৪ ধরনের দাপ্তরিক নথির ফরম্যাট অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এগুলো হলো—

১. সরকারি পত্র
২. অফিস স্মারক
৩. অফিস আদেশ
৪. পরিপত্র
৫. আধা-সরকারি পত্র
৬. অনানুষ্ঠানিক নোট
৭. প্রজ্ঞাপন
৮. বিজ্ঞপ্তি
৯. সভার নোটিশ
১০. সারসংক্ষেপ
১১. প্রাপ্তিস্বীকার পত্র
১২. পৃষ্ঠাঙ্কন
১৩. ফ্যাক্স বার্তা
১৪. সংশ্লিষ্ট দাপ্তরিক প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্ন নথির নির্ধারিত কাঠামো অনুসরণ করে পত্র প্রস্তুত করার ব্যবস্থা।

প্রতিটি ফরম্যাটের সঙ্গে এর ব্যবহার, লেখার নিয়ম এবং প্রয়োজনীয় অংশের বিবরণ যুক্ত করা হয়েছে। ফলে ব্যবহারকারী শুধু পত্র তৈরি নয়, কোন ধরনের কাজে কোন ধরনের দাপ্তরিক পত্র উপযোগী, সে সম্পর্কেও প্রাথমিক ধারণা পেতে পারেন।

এআই দিয়ে পত্রের বক্তব্য তৈরির সুবিধা

টুলটির উল্লেখযোগ্য সংযোজন হলো এআই-ভিত্তিক বক্তব্য তৈরির ব্যবস্থা। ব্যবহারকারীকে প্রথমে পত্রের মাধ্যমে কী জানাতে হবে, তার মূল তথ্যগুলো সংক্ষেপে লিখতে হবে। এরপর ভাষারীতি এবং লেখার দৈর্ঘ্য নির্বাচন করে এআইয়ের সাহায্যে বক্তব্য তৈরি করার সুযোগ রয়েছে।

এখানে চলিত ও সাধু—দুই ধরনের ভাষারীতি বেছে নেওয়া যায়। একই সঙ্গে সংক্ষিপ্ত, মাঝারি ও বিস্তারিত—এই তিন ধরনের দৈর্ঘ্য নির্বাচন করা যায়। প্রয়োজন হলে পত্রের বিষয়বস্তুর সঙ্গে সামঞ্জস্য রেখে বিষয় বা সাবজেক্টের লাইনও তৈরি করার বিকল্প রয়েছে।

এ ব্যবস্থার উদ্দেশ্য হলো, দাপ্তরিক ভাষায় একটি বক্তব্য প্রস্তুত করতে ব্যবহারকারীর সময় ও শ্রম কমানো। বিশেষ করে নিয়মিত প্রতিবেদন চাওয়া, তথ্য সংগ্রহ, অনিষ্পন্ন কাজের তালিকা পাঠানোর নির্দেশনা কিংবা কোনো নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে তথ্য জমা দেওয়ার অনুরোধসংবলিত পত্র তৈরিতে এটি সহায়ক হতে পারে।

তবে এআই দিয়ে লেখা তৈরি হলেই সেটি সরাসরি সরকারি কাজে ব্যবহারের উপযোগী হয়ে যায় না। টুলটির নির্দেশনাতেও তৈরি করা লেখার তথ্য, তারিখ ও অঙ্ক যাচাই করে নেওয়ার কথা বলা হয়েছে। অর্থাৎ, চূড়ান্ত পত্র পাঠানোর আগে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা বা ব্যবহারকারীর নিজস্ব যাচাই অপরিহার্য।

স্বয়ংক্রিয় ফাইল নম্বর ও তারিখ নির্ধারণ

সরকারি দাপ্তরিক পত্র তৈরির ক্ষেত্রে সঠিক ফাইল নম্বর এবং পত্রের তারিখ উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ। এ বিষয়টি বিবেচনায় রেখে জেনারেটরটিতে ফাইল নম্বর তৈরির জন্য আলাদা বিভাগ রাখা হয়েছে।

এখানে মন্ত্রণালয় বা বিভাগের কোড, সংযুক্ত দপ্তরের কোড, জিও কোড, অধস্তন প্রতিষ্ঠানের কোড, শাখার কোড, বিষয়ভিত্তিক কোড, নথির ক্রমিক সংখ্যা এবং নথি খোলার বছর উল্লেখ করার ব্যবস্থা রয়েছে। ব্যবহারকারী চাইলে নির্ধারিত তথ্য থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নম্বর তৈরি করতে পারবেন। আবার প্রয়োজন হলে নিজেও পত্রের নম্বর লিখতে পারবেন।

পত্রের ইংরেজি তারিখের পাশাপাশি বাংলা তারিখ রাখার ব্যবস্থাও রয়েছে। এতে একই নথিতে বাংলা ও খ্রিষ্টীয় তারিখ ব্যবহারের প্রয়োজন মেটানো সহজ হতে পারে। তবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি নম্বরটি সংশ্লিষ্ট দপ্তরের প্রকৃত নথি নম্বরের সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া প্রয়োজন। শুধু জেনারেটরে নম্বর তৈরি হলেই সেটি সরকারি নথি ব্যবস্থায় নিবন্ধিত বা অনুমোদিত হয়ে যায় না।

এ৪ প্রিভিউ, পিডিএফ ডাউনলোড ও লেখা কপি

নথি তৈরির পর সেটি দেখতে কেমন হবে, তা যাচাই করার জন্য জেনারেটরটিতে এ৪ কাগজের প্রিভিউ যুক্ত করা হয়েছে। ব্যবহারকারী ফর্মে তথ্য পূরণ করার সঙ্গে সঙ্গে পত্রের বিন্যাস দেখতে পারবেন। এতে বিষয়, সূত্র, মূল বক্তব্য, স্বাক্ষরকারীর পরিচয় এবং অনুলিপির মতো অংশগুলো পর্যালোচনা করা সহজ হয়।

পত্র প্রস্তুত হলে দুটি গুরুত্বপূর্ণ বিকল্প পাওয়া যায়—পিডিএফ ডাউনলোড এবং লেখা কপি। পিডিএফের মাধ্যমে নথিটির একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস সংরক্ষণ করা যায়। অন্যদিকে, লেখা কপি করে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বা সমজাতীয় সম্পাদনাযোগ্য সফটওয়্যারে নিয়ে পরবর্তী সংশোধন করা সম্ভব।

তবে একটি গুরুত্বপূর্ণ সীমাবদ্ধতা রয়েছে। ফাইলের কোড অনুযায়ী, পিডিএফটি মূলত পৃষ্ঠার ছবি থেকে তৈরি হয়। ফলে পিডিএফের ভেতরের লেখা সাধারণ টেক্সটের মতো সরাসরি সম্পাদনা করা যায় না। তাই পরবর্তী সময়ে সংশোধনের প্রয়োজন হতে পারে—এমন নথির ক্ষেত্রে সম্পাদনাযোগ্য কপিও সংরক্ষণ করা ভালো। এ ছাড়া পিডিএফ তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় লাইব্রেরি ও ডাউনলোড সুবিধা সচল থাকা জরুরি।

দপ্তরের তথ্য সংরক্ষণ ও ব্যাকআপ সুবিধা

সরকারি দপ্তরে নিয়মিত পত্র তৈরি করার সময় একই মন্ত্রণালয়ের নাম, শাখার নাম, স্বাক্ষরকারীর পদবি ও যোগাযোগের তথ্য বারবার লিখতে হয়। এ কাজ সহজ করতে জেনারেটরটিতে নির্দিষ্ট কিছু তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে।

ফাইলের কোডে দেখা যায়, নির্বাচিত তথ্য ব্রাউজারের স্থানীয় স্টোরেজে সংরক্ষণ করা হয়। ফলে একই ব্রাউজারে পরবর্তী সময়ে কাজ করার সময় কিছু তথ্য আবার ব্যবহার করা সম্ভব। পাশাপাশি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি এবং সেই ফাইল থেকে আগের তথ্য ফিরিয়ে আনার ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।

ব্যাকআপের ক্ষেত্রে একটি বিষয় মনে রাখা জরুরি। ব্রাউজার বদলালে, সংরক্ষিত ডেটা মুছে গেলে কিংবা অন্য কম্পিউটারে কাজ শুরু করলে আগের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়া নাও যেতে পারে। এ কারণে গুরুত্বপূর্ণ নথি ও প্রয়োজনীয় তথ্যের ব্যাকআপ আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা উচিত।

মোবাইল ও কম্পিউটার—দুই মাধ্যমেই ব্যবহারের উপযোগী নকশা

জেনারেটরটির নকশায় কম্পিউটার ও ছোট পর্দার ডিভাইসের বিষয়টি বিবেচনা করা হয়েছে। বড় পর্দায় ফর্মের পাশাপাশি নথির প্রিভিউ দেখা যায়। ছোট পর্দায় ফর্ম ও প্রিভিউ আলাদাভাবে দেখার ব্যবস্থা রয়েছে।

এ ছাড়া হালকা ও গাঢ় রঙের থিম সমর্থনের জন্য কোড যুক্ত করা হয়েছে। বাংলা ফন্ট ব্যবহারের কারণে নথির উপস্থাপন আরও পাঠযোগ্য করার চেষ্টা দেখা যায়। এসব সুবিধা ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা উন্নত করতে পারে।

তবে নকশাগতভাবে মোবাইল-উপযোগী হলেই প্রতিটি মোবাইল ব্রাউজারে সব সুবিধা সমানভাবে কাজ করবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। বিশেষ করে পিডিএফ ডাউনলোড, ব্যাকআপ এবং এআই ব্যবহারের সুবিধা সংশ্লিষ্ট পরিবেশের ওপর নির্ভরশীল।

ব্যবহারের আগে যে বিষয়গুলো যাচাই করা প্রয়োজন

জেনারেটরটিতে বেশ কিছু কার্যকর সুবিধা থাকলেও সরকারি কাজে ব্যবহারের আগে কয়েকটি বিষয় গুরুত্বের সঙ্গে বিবেচনা করা প্রয়োজন।

প্রথমত, নির্দেশমালার সঙ্গে সামঞ্জস্য যাচাই: ফাইলটিতে সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০২৪-এর বিভিন্ন ধারা ও ক্রোড়পত্রের উল্লেখ রয়েছে। তবে শুধু ফাইলে উল্লেখ থাকার ভিত্তিতে প্রতিটি ফরম্যাট ও বিধানের নির্ভুলতা নিশ্চিত করা যায় না। সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশমালার মূল কপির সঙ্গে মিলিয়ে দেখা প্রয়োজন।

দ্বিতীয়ত, এআইয়ের তৈরি বক্তব্য যাচাই: এআই দিয়ে তৈরি পত্রে তথ্যের ভুল, ভাষাগত অসংগতি বা প্রয়োজনীয় নির্দেশনার ঘাটতি থাকতে পারে। তাই তারিখ, স্মারক নম্বর, সময়সীমা, প্রাপকের পরিচয় এবং প্রশাসনিক নির্দেশনা যাচাই না করে পত্র পাঠানো উচিত নয়।

তৃতীয়ত, গোপনীয় তথ্যের সুরক্ষা: সরকারি পত্রে ব্যক্তিগত তথ্য, প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত কিংবা সংবেদনশীল নথির বিবরণ থাকতে পারে। এসব তথ্য এআইয়ের মাধ্যমে প্রক্রিয়াকরণের আগে তথ্য কোথায় যাচ্ছে, কীভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে এবং কী ধরনের অনুমতি প্রয়োজন—তা যাচাই করা জরুরি। আপলোড করা ফাইল থেকে এআই সেবার সম্পূর্ণ তথ্যপ্রবাহ ও তথ্য সংরক্ষণের নীতি নিশ্চিত করা যায়নি। তাই সংবেদনশীল সরকারি তথ্য দিয়ে ব্যবহারের আগে নিরাপত্তা যাচাই করা উচিত।

চতুর্থত, সরকারি অনুমোদন: জেনারেটরটি ব্যবহার করে পত্র তৈরি করা এবং সেই পত্রকে আনুষ্ঠানিকভাবে জারি করার বিষয় দুটি আলাদা। সংশ্লিষ্ট দপ্তরের প্রচলিত অনুমোদন, স্বাক্ষর, নথিভুক্তকরণ ও প্রেরণপ্রক্রিয়া যথাযথভাবে অনুসরণ করতে হবে।

সরকারি দাপ্তরিক কাজে সম্ভাব্য প্রভাব

সরকারি পত্র তৈরির মতো নিয়মিত কাজে নির্ধারিত ফরম্যাট, স্বয়ংক্রিয় তথ্য পূরণ এবং এআই-সহায়তা ব্যবহার করা গেলে সময় সাশ্রয়ের সম্ভাবনা রয়েছে। বিশেষ করে যেসব দপ্তরে নিয়মিত তথ্য চাওয়া, প্রতিবেদন পাঠানো, সভার নোটিশ জারি এবং বিভিন্ন প্রশাসনিক বিষয়ে পত্র তৈরি করতে হয়, সেখানে এ ধরনের টুল কার্যকর সহায়ক হতে পারে।

একই সঙ্গে নির্ধারিত কাঠামো অনুসরণ করায় পত্রের বিন্যাসে সামঞ্জস্য বজায় রাখা সহজ হতে পারে। নতুন ব্যবহারকারীরাও বিভিন্ন ধরনের দাপ্তরিক পত্রের কাঠামো সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা পেতে পারেন।

তবে বাস্তবে কতটা সময় সাশ্রয় হবে, কতজন ব্যবহারকারী এটি ব্যবহার করছেন কিংবা সরকারি দপ্তরে এর মাধ্যমে কাজের গতি কতটা বেড়েছে—এমন কোনো পরিসংখ্যান আপলোড করা ফাইলে নেই। ফলে এসব বিষয়ে নিশ্চিত সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর সুযোগ নেই।

উপসংহার

সব মিলিয়ে, ‘সরকারি পত্র জেনারেটর’ একটি বাংলা ভাষাভিত্তিক দাপ্তরিক নথি তৈরির টুল, যেখানে ১৪ ধরনের পত্রের ফরম্যাট, এআই দিয়ে বক্তব্য তৈরির বিকল্প, ফাইল নম্বর নির্ধারণ, এ৪ প্রিভিউ, পিডিএফ ডাউনলোড এবং ব্যাকআপের মতো সুবিধা যুক্ত করা হয়েছে।

এ ধরনের উদ্যোগ সরকারি দাপ্তরিক কাজে ডিজিটাল টুল ব্যবহারের সম্ভাবনা তুলে ধরে। তবে এর প্রকৃত কার্যকারিতা নির্ভর করবে নির্দেশমালার নির্ভুলতা, এআইয়ের মান, তথ্যের নিরাপত্তা এবং বাস্তব ব্যবহারের নির্ভরযোগ্যতার ওপর। যথাযথ যাচাই ও প্রয়োজনীয় নিরাপত্তাব্যবস্থা নিশ্চিত করা গেলে এটি দাপ্তরিক পত্র প্রস্তুতের একটি সহায়ক মাধ্যম হিসেবে বিবেচিত হতে পারে।