৯ম পে-স্কেল ২০২৬: এসডিওদের পে-ফিকেশন ফরওয়ার্ড করাই ডিডিওর মূল দায়িত্ব, ফরওয়ার্ড না হলে আটকে থাকবে আবেদন

নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিকেশন কার্যক্রমে সেলফ ড্রয়িং অফিসারদের (SDO) জন্য ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসারদের (DDO) ভূমিকা নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সামনে এসেছে। এসডিওদের দাখিল করা পে-ফিকেশন ডিডিওর আইডিতে জমা হওয়ার পর সেটি পরবর্তী ধাপে পাঠানোর দায়িত্ব ডিডিওর। এ ক্ষেত্রে ডিডিওর মূল কাজ হলো আবেদনটি ফরওয়ার্ড করা অথবা প্রয়োজন হলে সংশোধনের জন্য সেন্ড ব্যাক করা। তবে ফরওয়ার্ড করার আগে ডিডিও পে-ফিকেশনের বিস্তারিত তথ্য দেখতে বা যাচাই করতে পারবেন কি না, সে বিষয়ে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের নির্দেশিকা অনুসরণ করা জরুরি।

পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় এই ধাপটি গুরুত্বপূর্ণ। কারণ, এসডিও তাঁর পে-ফিকেশন দাখিল করলেই সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী পর্যায়ে চলে যায় না। ডিডিওর আইডিতে আবেদনটি জমা হওয়ার পর যথাযথ ব্যবস্থা না নেওয়া পর্যন্ত সেটি ওই ধাপেই অপেক্ষমাণ থাকতে পারে। ফলে ডিডিওর ফরওয়ার্ড কার্যক্রম সম্পন্ন না হলে এসডিওর পে-ফিকেশন প্রক্রিয়া এগোতে বিলম্ব হতে পারে।

এসডিও পে-ফিকেশন দাখিলের পর কীভাবে এগোবে কার্যক্রম?

প্রদত্ত তথ্যচিত্র ও বর্ণনা অনুযায়ী, এসডিওদের পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় ডিডিওর কাজের ধাপটি সহজ হলেও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পুরো প্রক্রিয়াটি কয়েকটি ধাপে বোঝা যায়।

ডিডিও কি এসডিওর পে-ফিকেশনের বিস্তারিত দেখতে পারবেন?

প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, এসডিওদের পে-ফিকেশন ফরওয়ার্ড করার ক্ষেত্রে ডিডিওর বিস্তারিত তথ্য যাচাইয়ের সুযোগ নেই বলে উল্লেখ করা হয়েছে। অর্থাৎ, ডিডিওর আইডিতে আবেদনটি জমা হলেও তাঁর দায়িত্ব মূলত ফরওয়ার্ড করা এবং প্রয়োজন হলে সেন্ড ব্যাক করা।

তবে এ বিষয়ে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য মনে রাখতে হবে। আবেদন ফরওয়ার্ড করার দায়িত্ব থাকা এবং আবেদনের সব তথ্য দেখার বা যাচাই করার প্রযুক্তিগত অনুমতি থাকা এক বিষয় নয়। সফটওয়্যারে কোন কোন তথ্য দেখা যাবে, তা নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী-অনুমতি ও সংশ্লিষ্ট সরকারি নির্দেশনার ওপর নির্ভরশীল।

তাই ডিডিও কোনো তথ্যই দেখতে পারবেন না—এমন সিদ্ধান্তকে চূড়ান্তভাবে নিশ্চিত করতে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের কার্যকর নির্দেশিকা বা কর্তৃপক্ষের ব্যাখ্যা প্রয়োজন। প্রদত্ত তথ্যচিত্রে এই সীমাবদ্ধতার কথা বলা হলেও, এখানে আলাদা কোনো সরকারি নির্দেশনার কপি দেওয়া হয়নি।

ফরওয়ার্ড না করলে কী হবে?

এসডিওর পে-ফিকেশন দাখিলের পর ডিডিওর আইডিতে আবেদনটি অপেক্ষমাণ থাকলে এবং ডিডিও সেটি ফরওয়ার্ড না করলে পরবর্তী ধাপের কার্যক্রম আটকে থাকতে পারে। এ কারণে শুধু পে-ফিকেশন ফরম পূরণ ও দাখিল করাই যথেষ্ট নয়; আবেদনটি কোন পর্যায়ে রয়েছে, সেটিও খেয়াল রাখা প্রয়োজন।

এখানে তিনটি বিষয় বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ—

• এসডিওর দায়িত্ব: নিজের পে-ফিকেশন যথাযথভাবে পূরণ করে দাখিল করা এবং আবেদনের অবস্থা পর্যবেক্ষণ করা।

• ডিডিওর দায়িত্ব: নিজের আইডিতে আসা আবেদনটির বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়া এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ফরওয়ার্ড করা।

• পরবর্তী কার্যক্রম: আবেদনটি ফরওয়ার্ড হওয়ার পর সংশ্লিষ্ট ব্যবস্থার নিয়ম অনুযায়ী পরবর্তী পর্যায়ে অগ্রসর হওয়া।

ডিডিওর আইডিতে আবেদন জমা হওয়ার পর সেটি দীর্ঘ সময় অপেক্ষমাণ থাকলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা বা হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ের সঙ্গে যোগাযোগ করে আবেদনের বর্তমান অবস্থা জেনে নেওয়া যেতে পারে।

এসডিওদের জন্য করণীয়

পে-ফিকেশন দাখিল করার পর নিচের বিষয়গুলো অনুসরণ করলে অপ্রয়োজনীয় বিলম্ব এড়াতে সুবিধা হতে পারে।

1. পে-ফিকেশনের প্রয়োজনীয় তথ্য সঠিকভাবে পূরণ করে দাখিল করুন।

2. দাখিল সম্পন্ন হওয়ার পর আবেদনটি ডিডিওর আইডিতে গেছে কি না, তা যাচাই করুন।

3. আবেদনটি অপেক্ষমাণ থাকলে সংশ্লিষ্ট ডিডিওর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

4. আবেদনটি সেন্ড ব্যাক হলে কী কারণে ফেরত এসেছে, তা দেখে প্রয়োজনীয় সংশোধন করুন।

5. ফরওয়ার্ড হওয়ার পর পরবর্তী ধাপের অবস্থা পর্যবেক্ষণ করুন।

6. কোনো ত্রুটি, অস্বাভাবিক বিলম্ব বা সফটওয়্যার-সংক্রান্ত সমস্যা দেখা দিলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কার্যালয় বা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্তৃপক্ষের সহায়তা নিন।

পে-ফিকেশন নিয়ে বিভ্রান্তি এড়াতে যা জানা জরুরি

নতুন বেতন নির্ধারণের মতো গুরুত্বপূর্ণ কার্যক্রমে আবেদন দাখিল, ফরওয়ার্ড, অনুমোদন এবং চূড়ান্ত যাচাই—প্রতিটি ধাপের উদ্দেশ্য আলাদা হতে পারে। একটি ধাপ সম্পন্ন হলেই পুরো পে-ফিকেশন চূড়ান্ত হয়েছে, এমনটি ধরে নেওয়া ঠিক নয়।

বিশেষ করে এসডিওদের ক্ষেত্রে ডিডিওর আইডিতে আবেদন জমা হওয়া এবং ডিডিওর মাধ্যমে সেটি ফরওয়ার্ড হওয়ার বিষয়টি আলাদা করে বুঝতে হবে। একই সঙ্গে ফরওয়ার্ড করাকে চূড়ান্ত অনুমোদন হিসেবে বিবেচনা করা যাবে না, যদি না সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের নিয়ম বা সরকারি নির্দেশনায় তা স্পষ্টভাবে বলা থাকে।

এখানে আরেকটি বিষয় উল্লেখযোগ্য—এসডিওর পে-ফিকেশন ফরওয়ার্ড করার পরও অন্য কোনো যাচাই বা অনুমোদনের ধাপ থাকলে সেটি যথাযথভাবে সম্পন্ন করতে হবে। ফলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা ও ডিডিও উভয়েরই আবেদনটির বর্তমান অবস্থা সম্পর্কে সচেতন থাকা প্রয়োজন।

শেষ কথা

এসডিওদের পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় ডিডিওর ভূমিকা নিয়ে মূল বার্তাটি হলো, এসডিও আবেদন দাখিল করার পর ডিডিওর আইডিতে সেটি জমা হবে এবং পরবর্তী পর্যায়ে পাঠানোর জন্য ফরওয়ার্ড কার্যক্রম গুরুত্বপূর্ণ। প্রয়োজনে সেন্ড ব্যাক করার ব্যবস্থাও থাকতে পারে। তবে ডিডিওর বিস্তারিত তথ্য দেখার সুযোগ এবং তাঁর ক্ষমতার সুনির্দিষ্ট সীমা সম্পর্কে নিশ্চিত হতে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যার নির্দেশিকা অনুসরণ করা উচিত।

তাই পে-ফিকেশন দাখিল করে অপেক্ষা করার পাশাপাশি আবেদনটি ডিডিওর আইডিতে আটকে আছে কি না, ফরওয়ার্ড হয়েছে কি না এবং পরবর্তী কোনো পদক্ষেপ প্রয়োজন কি না—এসব বিষয় নিয়মিত খেয়াল রাখাই হবে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাদের জন্য সবচেয়ে কার্যকর পদক্ষেপ।