পে-ফিক্সেশন ২০২৬: হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড, ভেরিফিকেশন নম্বর ও ফিক্সেশন কপি সংগ্রহের নিয়ম

নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিকেশন কার্যক্রমে সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য সার্ভিস বুকের তথ্য সঠিকভাবে ইনপুট দেওয়া, হিসাবরক্ষণ অফিসে তথ্য ফরওয়ার্ড করা এবং ফিক্সেশন রিপোর্ট সংগ্রহের বিষয়গুলো অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে কর্মচারী ও কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে ফিক্সেশন কপি সংগ্রহের প্রক্রিয়ায় কিছু পার্থক্য রয়েছে। তাই নির্ধারিত ধাপগুলো না বুঝে কাজ করলে রিপোর্ট প্রিন্ট, যাচাই কিংবা ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়ার ক্ষেত্রে জটিলতা তৈরি হতে পারে।

প্রদত্ত তথ্য ও ছবির মূল বক্তব্য অনুযায়ী, হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণ প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার সঙ্গে ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়ার বিষয়টি সম্পর্কিত। অন্যদিকে, কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে ফিক্সেশন কপি প্রিন্ট করে নেওয়ার বিষয়টি বিশেষভাবে মনে রাখতে হবে।

নিচে পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ার গুরুত্বপূর্ণ ধাপগুলো বিস্তারিতভাবে তুলে ধরা হলো।

১. হিসাবরক্ষণ অফিস চূড়ান্ত করার পর ভেরিফিকেশন নম্বর

পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় হিসাবরক্ষণ অফিসের ভূমিকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সার্ভিস বুকের তথ্য, চাকরির বিবরণ এবং বেতন নির্ধারণ-সংক্রান্ত তথ্য অনলাইনে ইনপুট দেওয়ার পর সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে তা পাঠানো হয়।

প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণ সম্পন্ন হওয়ার পর ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া যাবে। অর্থাৎ, শুধু তথ্য ইনপুট দেওয়া বা হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করলেই চূড়ান্ত ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া নিশ্চিত নয়।

এ ক্ষেত্রে কয়েকটি বিষয় মনে রাখা জরুরি:

• সার্ভিস বুকের তথ্য নির্ভুলভাবে ইনপুট দিতে হবে।

• প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করার পর সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করতে হবে।

• হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণ প্রক্রিয়ার অগ্রগতি অনুসরণ করতে হবে।

• ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া গেলে সেটি সংরক্ষণ করতে হবে।

তবে কোন পর্যায়ে নম্বর তৈরি হবে, কত সময় লাগবে এবং কোনো অতিরিক্ত অনুমোদন প্রয়োজন কি না, তা সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের নির্দেশনা ও দাপ্তরিক প্রক্রিয়ার ওপর নির্ভরশীল।

২. কর্মচারীদের ফিক্সেশন কপি সংগ্রহের নিয়ম

পে-ফিকেশনে কর্মচারীদের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দেওয়ার পর রিপোর্ট সংগ্রহের ধাপটি সঠিকভাবে অনুসরণ করা।

প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, কর্মচারীদের ফিক্সেশন কপির খসড়া ডিডিও (DDO) আইডি থেকে অনলাইনে সংগ্রহ করা যাবে। এ ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন রিপোর্ট প্রিন্ট করে নিতে হবে।

কর্মচারীদের জন্য প্রক্রিয়াটি সহজভাবে নিচে তুলে ধরা হলো:

বিশেষ সতর্কতা: রিপোর্ট মেন্যুতে ফিক্সেশন কপি পাওয়া গেলেই সেটি চূড়ান্ত হয়েছে—এমনটি ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। রিপোর্টের অবস্থা, অনুমোদন এবং ভেরিফিকেশন নম্বরের বিষয়টি আলাদাভাবে যাচাই করতে হবে।

৩. কর্মকর্তাদের ফিক্সেশন কপি সংগ্রহের প্রক্রিয়া

প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে ফিক্সেশন-সংক্রান্ত তথ্য দাখিল করার পর সংশ্লিষ্ট কপি প্রিন্ট করার সুযোগ থাকবে।

এখানে কর্মচারীদের প্রক্রিয়ার সঙ্গে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য লক্ষণীয়। কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে কপি সংগ্রহের বিষয়টি উল্লেখ করা হয়েছে। অন্যদিকে, কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে তথ্য দাখিলের পর কপি প্রিন্ট করার কথা বলা হয়েছে।

তবে কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের জন্য সিস্টেমের কোন ধাপে কী ধরনের রিপোর্ট তৈরি হবে, সেটি সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীর ভূমিকা, আবেদন বা দাখিলের অবস্থা এবং সিস্টেমে প্রদর্শিত নির্দেশনার সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে।

৪. খসড়া কপি ও চূড়ান্ত ফিক্সেশন কপি কি এক?

পে-ফিকেশনের ক্ষেত্রে এ প্রশ্নটি গুরুত্বপূর্ণ। কারণ, অনলাইনে কোনো রিপোর্ট তৈরি হওয়া, সেটি প্রিন্ট করা এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে চূড়ান্তভাবে যাচাই হওয়া—একই বিষয় নয়।

এ কারণে কর্মচারীদের খসড়া ফিক্সেশন কপি সংগ্রহের পর সেটিতে প্রদর্শিত তথ্য ভালোভাবে যাচাই করা প্রয়োজন। কোনো ভুল থাকলে নিজে থেকে অনুমান করে তথ্য পরিবর্তন না করে সংশ্লিষ্ট ডিডিও বা হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা নিতে হবে।

৫. পে-ফিকেশন রিপোর্ট প্রিন্ট করার আগে যেসব তথ্য যাচাই করবেন

ফিক্সেশন রিপোর্টে ভুল থাকলে পরবর্তী সময়ে বেতন নির্ধারণ বা সংশ্লিষ্ট দাপ্তরিক কাজে সমস্যা দেখা দিতে পারে। তাই রিপোর্ট প্রিন্ট করার আগে এবং প্রিন্ট করার পরও গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো মিলিয়ে দেখা উচিত।

• কর্মচারীর নাম ও পরিচিতিমূলক তথ্য সঠিক আছে কি না।
• জাতীয় পরিচয়পত্র বা প্রযোজ্য পরিচিতি-সংক্রান্ত তথ্য সঠিক আছে কি না।
• বর্তমান পদবি ও কর্মস্থলের তথ্য ঠিক আছে কি না।
• চাকরিতে যোগদানের তারিখ এবং সার্ভিস বুকের তথ্যের মধ্যে মিল রয়েছে কি না।
• পূর্ববর্তী মূল বেতন ও প্রযোজ্য ইনক্রিমেন্টের তথ্য সঠিক আছে কি না।
• পে-ফিকেশনে নির্ধারিত মূল বেতন প্রযোজ্য বেতন কাঠামোর সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না।
• রিপোর্টটি খসড়া, যাচাইাধীন নাকি চূড়ান্ত—তা স্পষ্টভাবে বোঝা যাচ্ছে কি না।
• ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়া গেলে সেটি সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে কি না।

এগুলো সাধারণ যাচাইয়ের বিষয়। প্রকৃত ফিক্সেশন ফরমে কোন কোন ঘর বাধ্যতামূলক, তা সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের নির্দেশনা অনুযায়ী নির্ধারণ করতে হবে।

৬. পে-ফিকেশন করতে গিয়ে যে ভুলগুলো এড়িয়ে চলবেন

প্রথম ভুল: তথ্য ফরওয়ার্ড করেই কাজ শেষ মনে করা।

তথ্য ফরওয়ার্ড করার পরও রিপোর্টের অবস্থা যাচাই করা প্রয়োজন হতে পারে। তাই ফরওয়ার্ডের পর রিপোর্ট মেন্যুতে গিয়ে সংশ্লিষ্ট কপি পাওয়া যাচ্ছে কি না এবং তার বর্তমান অবস্থা কী, তা দেখতে হবে।

দ্বিতীয় ভুল: খসড়া কপিকে চূড়ান্ত কপি মনে করা।

খসড়া রিপোর্ট মূলত প্রাথমিক তথ্য যাচাইয়ের কাজে সহায়ক। চূড়ান্ত অনুমোদন বা যাচাইয়ের প্রমাণ হিসেবে সেটি গ্রহণযোগ্য কি না, তা রিপোর্টের অবস্থা ও প্রযোজ্য দাপ্তরিক নির্দেশনার ভিত্তিতে নিশ্চিত হতে হবে।

তৃতীয় ভুল: সার্ভিস বুকের সঙ্গে মিল না রেখে তথ্য ইনপুট দেওয়া।

চাকরির ইতিহাস, যোগদানের তারিখ, পদোন্নতি, ইনক্রিমেন্ট কিংবা প্রযোজ্য অন্যান্য তথ্য ভুল হলে বেতন নির্ধারণে অসংগতি দেখা দিতে পারে। তাই তথ্য ইনপুট দেওয়ার সময় মূল নথির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া জরুরি।

চতুর্থ ভুল: ভেরিফিকেশন নম্বরের জন্য নির্দিষ্ট সময় ধরে নেওয়া।

হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্তকরণ কখন শেষ হবে, তা নিশ্চিত না হয়ে নির্দিষ্ট তারিখে নম্বর পাওয়া যাবে বলে ধরে নেওয়া উচিত নয়। এ বিষয়ে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে।

৭. কর্মচারী ও কর্মকর্তাদের জন্য মূল নির্দেশনা

পুরো প্রক্রিয়াটি সংক্ষেপে বললে, কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর ডিডিও আইডির রিপোর্ট মেন্যু থেকে ফিক্সেশন কপি সংগ্রহ ও প্রিন্ট করার বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ। কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে প্রদত্ত তথ্য অনুযায়ী, প্রয়োজনীয় তথ্য দাখিলের পর সংশ্লিষ্ট কপি প্রিন্ট করা যাবে।

অন্যদিকে, হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণের পর ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়ার বিষয়টি আলাদা গুরুত্ব বহন করে। তাই রিপোর্ট প্রিন্ট, তথ্য যাচাই এবং ভেরিফিকেশন নম্বর সংগ্রহ—এই তিনটি বিষয়কে এক করে দেখা যাবে না।

উল্লেখ্য, এখানে প্রক্রিয়াটি প্রদত্ত তথ্যের ভিত্তিতে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের সর্বশেষ নির্দেশনা বা iBAS++ সিস্টেমের সরাসরি যাচাইকৃত নির্দেশিকা ছাড়া সব দপ্তরে একই নিয়ম বা একই সময়সীমা প্রযোজ্য—এমন দাবি করা যাচ্ছে না।

উপসংহার

নতুন বেতন নির্ধারণের পে-ফিকেশন প্রক্রিয়ায় শুধু অনলাইনে তথ্য ইনপুট দেওয়াই যথেষ্ট নয়; সঠিকভাবে তথ্য ফরওয়ার্ড করা, রিপোর্ট মেন্যু থেকে ফিক্সেশন কপি সংগ্রহ করা এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের চূড়ান্তকরণ-সংক্রান্ত অবস্থা যাচাই করাও গুরুত্বপূর্ণ।

বিশেষ করে কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুকের তথ্য ইনপুট দিয়ে হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরওয়ার্ড করার পর রিপোর্ট মেন্যু থেকে কপি প্রিন্ট করার বিষয়টি মনে রাখতে হবে। কর্মকর্তাদের ক্ষেত্রে তথ্য দাখিলের পর প্রযোজ্য রিপোর্ট সংগ্রহ করতে হবে। আর ভেরিফিকেশন নম্বর পাওয়ার ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের যাচাই ও চূড়ান্তকরণ প্রক্রিয়ার অগ্রগতি অনুসরণ করাই হবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ।

সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য পরামর্শ: ফিক্সেশন কপি প্রিন্ট করার পর নিজের সার্ভিস বুক ও বেতনসংক্রান্ত নথির সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে নিন এবং খসড়া ও চূড়ান্ত রিপোর্টের পার্থক্য বুঝে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিন। এতে পে-ফিকেশন-সংক্রান্ত ভুল ও পরবর্তী দাপ্তরিক জটিলতা এড়াতে সহায়তা পাওয়া যাবে।