জিপিএফ বিল তৈরিতে আসছে অটোমেশন ব্যবস্থা, কর্মচারীদের তথ্য সংরক্ষণ থেকে এ৪ প্রিন্ট পর্যন্ত এক প্ল্যাটফর্মে
সরকারি কর্মচারীদের সাধারণ ভবিষ্য তহবিল বা জেনারেল প্রভিডেন্ট ফান্ডের (জিপিএফ) অগ্রিম ও উত্তোলনের বিল তৈরির কাজ সহজ করতে তৈরি করা হয়েছে একটি ওয়েবভিত্তিক অটোমেশন ব্যবস্থা। এ ব্যবস্থায় কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ও চাকরিসংক্রান্ত তথ্য সংরক্ষণ, নির্দিষ্ট কর্মচারীর তথ্য নির্বাচন করে বিল তৈরি, বিলের হিসাব সংরক্ষণ এবং এ৪ কাগজে প্রিন্ট করার সুবিধা রাখা হয়েছে। পাশাপাশি একই প্ল্যাটফর্মে জিপিএফ অগ্রিম গ্রহণের নিয়মাবলি দেখার ব্যবস্থাও রয়েছে।
জিপিএফ বিল ফরম (টি, আর ফরম নং ৩৭)
প্রস্তুত করা এই ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটির নাম ‘জিপিএফ বিল অটোমেশন’। এতে সরকারি কর্মচারীদের ভবিষ্য তহবিল থেকে অর্থ উত্তোলন বা অগ্রিম গ্রহণের জন্য ব্যবহৃত টি, আর ফরম নম্বর ৩৭ অনুসরণ করে বিল তৈরির ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। ফলে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের কর্মচারীদের তথ্য একবার এন্ট্রি করে পরবর্তী সময়ে সেই তথ্য ব্যবহার করে বিল প্রস্তুত করার সুযোগ তৈরি হতে পারে।
কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণ করে তৈরি করা যাবে বিল
অটোমেশন ব্যবস্থাটিতে কর্মচারীদের তথ্য ব্যবস্থাপনার জন্য পৃথক বিভাগ রয়েছে। সেখানে কর্মচারীর নাম, পদবি, মূল বেতন, জিপিএফ হিসাব নম্বর, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর এবং ই-টিআইএন সংরক্ষণের জন্য ইনপুট ফিল্ড রাখা হয়েছে।
কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণের পর তালিকা থেকে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে নির্বাচন করে বিল তৈরির কাজ করা যায়। একই কর্মচারীর তথ্য বারবার হাতে লিখে বা নতুন করে টাইপ করার প্রয়োজন কমানোর ক্ষেত্রে এ পদ্ধতি সহায়ক হতে পারে।
কর্মচারীর তথ্য সম্পাদনা ও মুছে ফেলার সুবিধাও রাখা হয়েছে। এতে তথ্য পরিবর্তন বা সংশোধনের প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট রেকর্ড ব্যবস্থাপনা করা সম্ভব।
তবে কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণের সুবিধা থাকলেই তথ্য স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। অ্যাপ্লিকেশনটির কোড অনুযায়ী, ডাটাবেজ সংযোগ না থাকলে তথ্য শুধু বর্তমান সেশনের জন্য রাখা হয়। স্থায়ী ও নিরাপদ তথ্য ব্যবস্থাপনার জন্য কার্যকর ডাটাবেজ সংযোগ নিশ্চিত করা জরুরি।
টি, আর ফরম নম্বর ৩৭ অনুযায়ী বিল তৈরি
জিপিএফ বিল অটোমেশন ব্যবস্থার অন্যতম প্রধান সুবিধা হলো নির্ধারিত ফরম্যাটে বিল প্রস্তুত করা। বিল তৈরির বিভাগে কর্মচারী নির্বাচন, অগ্রিমের ধরন, টাকার পরিমাণ, হিসাবের টীকা, মঞ্জুরিপত্র নম্বর ও তারিখ, টোকেন নম্বর ও তারিখ এবং ভাউচার নম্বর ও তারিখ দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।
অগ্রিমের ধরন হিসেবে ফেরতযোগ্য ও অফেরতযোগ্য—এই দুই ধরনের বিকল্প রাখা হয়েছে। সংশ্লিষ্ট কর্মচারী এবং বিলের প্রয়োজনীয় তথ্য নির্বাচন বা এন্ট্রি করার পর সেগুলো ব্যবহার করে বিলের নির্ধারিত অংশ পূরণ করা হয়।
বিলে কর্মচারীর নাম, পদবি, মূল বেতন, মঞ্জুরিপত্রের তথ্য, জিপিএফ হিসাব নম্বর, অগ্রিমের পরিমাণ এবং অর্থের পরিমাণ কথায় লেখার ব্যবস্থা রয়েছে। পাশাপাশি ভবিষ্য তহবিলের শ্রেণিবিন্যাস কোড, দপ্তরের নাম এবং প্রয়োজনীয় হিসাবসংক্রান্ত তথ্য প্রদর্শনের ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।
এ ছাড়া বিলে প্রত্যয়নপত্র, আয়ন কর্মকর্তার স্বাক্ষর, নাম, পদবি ও সিলের জায়গা রয়েছে। হিসাবরক্ষণ অফিসের ব্যবহারের জন্যও আলাদা অংশ রাখা হয়েছে, যেখানে অডিটর, সুপার ও হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার জন্য নির্ধারিত স্থান রয়েছে।
ফলে বিল তৈরির সময় বিভিন্ন তথ্য আলাদা আলাদা জায়গায় সাজানোর পরিবর্তে একটি নির্ধারিত ফরম্যাটে উপস্থাপন করা সম্ভব হবে।
এ৪ কাগজে প্রিন্ট করার সুবিধা
অফিসের দৈনন্দিন কাজে ডিজিটাল বিল তৈরির পাশাপাশি কাগজে প্রিন্ট করার প্রয়োজনও রয়েছে। এ বিষয়টি বিবেচনায় রেখে অ্যাপ্লিকেশনটিতে এ৪ আকারের কাগজে বিল প্রিন্ট করার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।
বিলের তথ্য পূরণ করার পর ‘A4 এ প্রিন্ট’ বাটনে ক্লিক করলে ব্রাউজারের প্রিন্ট ব্যবস্থা চালু হয়। সেখানে প্রয়োজন অনুযায়ী প্রিন্টার নির্বাচন করে বিল প্রিন্ট করা যায়।
প্রিন্টের জন্য নির্ধারিত ফরমটি এ৪ কাগজের মাপ অনুযায়ী সাজানো হয়েছে। প্রিন্টের সময় মূল বিলের অংশ দৃশ্যমান রাখার জন্য আলাদা প্রিন্ট স্টাইলও ব্যবহার করা হয়েছে।
এতে অফিসের প্রয়োজনে প্রস্তুত করা বিলের কাগুজে কপি সংগ্রহ করা সহজ হতে পারে। তবে চূড়ান্তভাবে ব্যবহার করার আগে প্রিন্ট করা কপির ফরম্যাট, লেখা, টেবিল এবং স্বাক্ষরের জায়গা মূল দাপ্তরিক ফরমের সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া প্রয়োজন।
সংরক্ষিত বিল থেকে আগের তথ্য ব্যবহারের সুযোগ
নতুন বিল তৈরির পাশাপাশি আগের বিলের তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থাও রয়েছে। সংরক্ষিত বিলের তালিকায় তারিখ, কর্মচারীর নাম, অগ্রিমের ধরন এবং টাকার পরিমাণ দেখা যায়।
তালিকা থেকে নির্দিষ্ট বিল খুলে তার তথ্য আবার দেখা যায়। এতে আগের বিলের বিবরণ পুনরায় পরীক্ষা করা কিংবা প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট তথ্য ব্যবহার করা সহজ হতে পারে।
এ ছাড়া সংরক্ষিত বিল মুছে ফেলার ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে। তবে অফিসের আর্থিক নথি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে কোনো বিল মুছে ফেলার আগে যথাযথ অনুমোদন, ব্যাকআপ এবং নথি সংরক্ষণের নিয়ম অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ।
অ্যাপ্লিকেশনটির কোডে কর্মচারী ও বিলের তথ্যের জন্য ডাটাবেজ সংযোগের ব্যবস্থা রয়েছে। সংযোগ সক্রিয় থাকলে তথ্য ডাটাবেজে সংরক্ষণ এবং তালিকা হালনাগাদ করার সুবিধা পাওয়া যেতে পারে। কিন্তু ডাটাবেজ সংযোগ বাস্তবে কার্যকর কি না, তা পরীক্ষা না করে স্থায়ী তথ্য সংরক্ষণের নিশ্চয়তা দেওয়া যায় না।
একই প্ল্যাটফর্মে জিপিএফ অগ্রিমের নিয়মাবলি
বিল তৈরির সুবিধার পাশাপাশি জিপিএফ অগ্রিমসংক্রান্ত নিয়মাবলি দেখার জন্য পৃথক ট্যাব রাখা হয়েছে। সেখানে সাধারণ ভবিষ্য তহবিল বিধিমালা, ১৯৭৯-এর ভিত্তিতে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় তুলে ধরা হয়েছে।
অ্যাপ্লিকেশনে দেওয়া তথ্য অনুযায়ী, ফেরতযোগ্য অগ্রিম সর্বোচ্চ ৪৮টি মাসিক কিস্তিতে পরিশোধের বিষয়টি উল্লেখ রয়েছে। যে মাসে অগ্রিম গ্রহণ করা হয়, তার পরবর্তী মাসের বেতন বিল থেকে কিস্তি কর্তনের কথাও বলা হয়েছে।
অফেরতযোগ্য অগ্রিমের ক্ষেত্রে ৫২ বছর বয়স পূর্ণ হলে জিপিএফে জমার ৮০ শতাংশ পর্যন্ত উত্তোলনের বিষয়টি উল্লেখ করা হয়েছে। এ ছাড়া নির্দিষ্ট শর্তে অপরিশোধিত কিস্তি অফেরতযোগ্য অগ্রিমে রূপান্তরের কথাও রয়েছে।
অ্যাপ্লিকেশনটিতে আরও উল্লেখ করা হয়েছে, জিপিএফ বিলে চাঁদাদাতার নাম, মূল বেতন, মঞ্জুরিপত্রের নম্বর ও তারিখ এবং ভবিষ্য তহবিলের হিসাব নম্বর থাকা প্রয়োজন। প্রতি ২০০ টাকার বেশি প্রদানের ক্ষেত্রে রেভিনিউ স্ট্যাম্পসহ প্রাপ্তির রসিদ গ্রহণের বিষয়টিও এতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
জিপিএফ হিসাবে পর্যাপ্ত স্থিতি রয়েছে কি না, সে বিষয়ে আয়ন কর্মকর্তার প্রত্যয়নসংক্রান্ত তথ্যও রাখা হয়েছে।
তবে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনে প্রদর্শিত এসব নিয়মকে সর্বশেষ সরকারি নির্দেশনার বিকল্প হিসেবে বিবেচনা করা যাবে না। বাস্তবে অগ্রিম মঞ্জুর বা বিল প্রস্তুতের আগে সংশ্লিষ্ট বিধিমালা, অর্থ বিভাগের সর্বশেষ প্রজ্ঞাপন এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা যাচাই করতে হবে।
অফিসের নাম ও শ্রেণিবিন্যাস কোড পরিবর্তনের ব্যবস্থা
বিভিন্ন দপ্তরে ব্যবহারের সুবিধার্থে অ্যাপ্লিকেশনটিতে অফিস সেটিংস পরিবর্তনের ব্যবস্থা রাখা হয়েছে। সেখানে দপ্তরের নাম এবং ভবিষ্য তহবিলের শ্রেণিবিন্যাস কোড দেওয়ার সুযোগ রয়েছে।
প্রয়োজন অনুযায়ী দপ্তরের নাম ও কোড পরিবর্তন করে বিলের ফরম্যাটে প্রদর্শন করা যায়। এতে একই ধরনের অটোমেশন ব্যবস্থা বিভিন্ন অফিসের প্রয়োজন অনুসারে সাজানোর সুযোগ তৈরি হয়।
তবে শ্রেণিবিন্যাস কোড নির্ভুলভাবে এন্ট্রি করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ভুল কোড ব্যবহার করলে বিলের তথ্যের সঙ্গে দাপ্তরিক হিসাবের অসংগতি তৈরি হতে পারে। তাই সেটিংস সংরক্ষণের আগে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের অনুমোদিত কোডের সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া উচিত।
অটোমেশন ব্যবস্থার সম্ভাব্য সুবিধা
সরকারি দপ্তরে জিপিএফ বিল প্রস্তুতের কাজে এমন একটি ব্যবস্থা ব্যবহার করা গেলে কয়েকটি ক্ষেত্রে সুবিধা পাওয়া যেতে পারে।
প্রথমত, কর্মচারীর মৌলিক তথ্য বারবার এন্ট্রি করার প্রয়োজন কমবে। দ্বিতীয়ত, বিলের বিভিন্ন তথ্য নির্ধারিত কাঠামোয় সাজানো যাবে। তৃতীয়ত, আগের বিলের বিবরণ সংরক্ষণ ও পুনরায় দেখার সুযোগ থাকবে। চতুর্থত, এ৪ কাগজে প্রিন্ট করে দাপ্তরিক কাজে ব্যবহার করা সহজ হবে। পঞ্চমত, একই প্ল্যাটফর্মে জিপিএফ অগ্রিমের নিয়মাবলি থাকায় বিল তৈরির সময় প্রয়োজনীয় তথ্য দ্রুত দেখা যাবে।
তবে এসব সুবিধার বাস্তব কার্যকারিতা নির্ভর করবে সঠিক তথ্য এন্ট্রি, কার্যকর ডাটাবেজ, নির্ভুল হিসাব এবং দাপ্তরিক যাচাইয়ের ওপর। অটোমেশন মূলত তথ্য সাজানো ও বিল তৈরির কাজ সহজ করে; এটি নিজে থেকে অগ্রিমের যোগ্যতা যাচাই, অর্থের প্রাপ্যতা নিশ্চিত করা কিংবা সরকারি অনুমোদন দেওয়ার বিকল্প নয়।
নিরাপত্তা ও নির্ভুলতা নিশ্চিত করা জরুরি
জিপিএফসংক্রান্ত তথ্যের সঙ্গে কর্মচারীর জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, বেতন এবং আর্থিক হিসাবের মতো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যুক্ত থাকে। তাই এ ধরনের ব্যবস্থা বাস্তবে ব্যবহারের আগে তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা প্রয়োজন।
কর্মচারীদের তথ্য যেন অননুমোদিত ব্যক্তি দেখতে বা পরিবর্তন করতে না পারেন, সে জন্য ব্যবহারকারীর পরিচয় যাচাই, প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ, নিয়মিত ব্যাকআপ এবং তথ্য পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা থাকা উচিত। সংবেদনশীল তথ্য সংরক্ষণ ও আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে নিরাপদ সংযোগ এবং উপযুক্ত তথ্য সুরক্ষা ব্যবস্থাও নিশ্চিত করতে হবে।
একই সঙ্গে অগ্রিমের পরিমাণ, কর্মচারীর জিপিএফ হিসাব নম্বর, মঞ্জুরিপত্রের তথ্য এবং বিলের অন্যান্য ঘর নির্ভুলভাবে পূরণ হচ্ছে কি না, তা পরীক্ষা করা প্রয়োজন। বিশেষ করে অর্থের পরিমাণ কথায় ও অঙ্কে সঠিকভাবে প্রদর্শিত হচ্ছে কি না, তা যাচাই করা জরুরি।
আরও একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, অ্যাপ্লিকেশনটির বর্তমান কোডে জিপিএফ হিসাবের স্থিতি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যাচাই করার কার্যকর সংযোগ দেখা যায় না। ফলে চাঁদাদাতার হিসাবে পর্যাপ্ত অর্থ রয়েছে কি না, তা সংশ্লিষ্ট রেকর্ড বা অনুমোদিত হিসাবব্যবস্থার মাধ্যমে আলাদাভাবে নিশ্চিত করতে হবে।
চূড়ান্ত কথা
সরকারি কর্মচারীদের জিপিএফ অগ্রিম ও উত্তোলনের বিল প্রস্তুতের কাজে ডিজিটাল পদ্ধতি চালু করা গেলে দাপ্তরিক কাজ আরও সুশৃঙ্খল করা সম্ভব। কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণ, নির্ধারিত ফরমে বিল তৈরি, আগের বিলের বিবরণ দেখা এবং এ৪ কাগজে প্রিন্ট করার মতো সুবিধা নিয়ে তৈরি ‘জিপিএফ বিল অটোমেশন’ ব্যবস্থা এ ক্ষেত্রে একটি সম্ভাবনাময় উদ্যোগ।
তবে এটি এখনই সব সরকারি দপ্তরে চালু হয়েছে, সরকারি অনুমোদন পেয়েছে কিংবা সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে জিপিএফ হিসাব যাচাই করতে পারে—এমন তথ্য প্রদত্ত ফাইল থেকে নিশ্চিত হওয়া যায় না। বাস্তবে ব্যবহারের আগে ডাটাবেজ সংযোগ, তথ্যের নিরাপত্তা, হিসাবের নির্ভুলতা, সরকারি ফরমের সঙ্গে সামঞ্জস্য এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের অনুমোদন নিশ্চিত করতে হবে।
সঠিক তথ্য, নিরাপদ ডাটাবেজ এবং দাপ্তরিক যাচাইয়ের সমন্বয় ঘটানো গেলে এ ধরনের অটোমেশন ব্যবস্থা জিপিএফ বিল তৈরির কাজে সময় সাশ্রয় ও তথ্য ব্যবস্থাপনার উন্নয়নে সহায়ক হতে পারে।
