সরকারি কর্মচারীদের বেতন বিল তৈরিতে নতুন ডিজিটাল উদ্যোগ, স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব হবে বেতন-ভাতা ও কর্তন

সরকারি দপ্তরগুলোতে প্রতি মাসে কর্মচারীদের বেতন বিল প্রস্তুত করা একটি নিয়মিত প্রশাসনিক কাজ। এ কাজে কর্মচারীদের ব্যক্তিগত তথ্য, মূল বেতন, বিভিন্ন ধরনের ভাতা, ভবিষ্য তহবিলসহ অন্যান্য কর্তনের হিসাব সংরক্ষণ এবং নির্ধারিত ফরমে বিল প্রস্তুত করতে হয়। বিশেষ করে একাধিক কর্মচারীর বেতন বিল তৈরি করার ক্ষেত্রে তথ্য এন্ট্রি ও হিসাবের কাজ বেশ সময়সাপেক্ষ হয়ে ওঠে। এই প্রক্রিয়াকে সহজ করার লক্ষ্যে তৈরি করা হয়েছে টি.আর. ফরম নং ১৫ ভিত্তিক একটি ডিজিটাল বেতন বিল অটোমেশন ক্যালকুলেটর।

Staff-Salary-Automation-Calculator

উদ্ভাবিত এই HTML-ভিত্তিক টুলে প্রয়োজনীয় তথ্য ইনপুট দিলেই বেতন বিলের নির্দিষ্ট অংশ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ এবং আর্থিক হিসাব সম্পন্ন করা যায়। ফলে হাতে হাতে প্রতিটি খাতের হিসাব করে বিল প্রস্তুতের পরিবর্তে একই প্ল্যাটফর্মে তথ্য সংরক্ষণ, হিসাব যাচাই এবং প্রিন্টের উপযোগী ফরম তৈরির সুযোগ পাওয়া যাচ্ছে।

টি.আর. ফরম নং ১৫ অনুযায়ী বিল প্রস্তুতের সুবিধা

টুলটির অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো প্রচলিত টি.আর. ফরম নং ১৫-এর কাঠামো অনুসরণ করে বেতন বিল প্রস্তুতের ব্যবস্থা। এতে বিলের প্রথম, দ্বিতীয় ও তৃতীয় পৃষ্ঠার প্রিভিউ দেখা যায়।

বিল তৈরির শুরুতে অফিসের নাম, বিলের মাস ও বছর, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, টোকেনের তারিখ, ভাউচার নম্বর এবং ভাউচারের তারিখসহ প্রয়োজনীয় সাধারণ তথ্য ইনপুট দিতে হয়।

এ ছাড়া আয়ন কর্মকর্তার নাম, পদবি, স্থান ও তারিখের মতো তথ্যও সংরক্ষণের ব্যবস্থা রয়েছে। ফলে একই জায়গায় বিলের প্রয়োজনীয় তথ্য সাজিয়ে নেওয়া সম্ভব।

বেতন ও ভাতার হিসাব হবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে

কর্মচারীদের বেতন-ভাতা ইনপুট দেওয়ার জন্য একাধিক খাত রাখা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে মূল বেতন, ব্যক্তিগত বেতন, শিক্ষা ভাতা, পাহাড়ি ভাতা, বাড়িভাড়া ভাতা, চিকিৎসা ভাতা, যাতায়াত ভাতা, টিফিন ভাতা, ঝুঁকি ভাতা, পোশাক ভাতা ও ধোলাই ভাতা।

প্রতিটি কর্মচারীর জন্য সংশ্লিষ্ট খাতে টাকার পরিমাণ লিখলেই সফটওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোট বেতন ও ভাতার পরিমাণ নির্ণয় করে।

অন্যদিকে কর্তনের ক্ষেত্রেও রাখা হয়েছে বিভিন্ন খাত। যেমন সাধারণ ভবিষ্য তহবিল বা জিপিএফ, জিপিএফ অগ্রিম ও সুদ আদায়, কর্মচারী কল্যাণ তহবিল, যৌথবিমা, আবাসিক বাড়িভাড়া, গ্যাস বিল, পানি ও পয়ঃনিষ্কাশন চার্জ, গৃহনির্মাণ ঋণ, মোটরসাইকেল ঋণ, কম্পিউটার ঋণ, সরকারি কর্মচারীকে দেওয়া ঋণের সুদসহ অন্যান্য কর্তন।

এখানে প্রতিটি কর্মচারীর মোট বেতন-ভাতা থেকে মোট কর্তন বাদ দিয়ে প্রদেয় বিলের পরিমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত হয়।

হিসাবের সূত্রটি হচ্ছে:

• মোট বেতন ও ভাতা = (ক)

• মোট কর্তন ও পরিশোধ = (খ)

• প্রদেয় বিল = (ক-খ)

একই সঙ্গে সব কর্মচারীর হিসাব একত্র করে অফিসের মোট বেতন বিলের সারসংক্ষেপও দেখা যায়। সেখানে কর্মচারীর সংখ্যা, মোট বেতন-ভাতা, মোট কর্তন এবং সর্বমোট প্রদেয় বিল আলাদাভাবে প্রদর্শিত হয়।

একক কর্মচারীর বেতন বিল তৈরির সুবিধা

সফটওয়্যারটিতে শুধু সব কর্মচারীর সম্মিলিত বিল নয়, প্রয়োজনে নির্দিষ্ট একজন কর্মচারীর জন্যও আলাদা বিল তৈরির ব্যবস্থা রয়েছে।

কর্মচারীদের তালিকা থেকে একজনকে নির্বাচন করলে তাঁর তথ্যের ভিত্তিতে পৃথক বিলের প্রিভিউ তৈরি হয়। এ ক্ষেত্রে প্রথম পৃষ্ঠার মোট হিসাবও নির্বাচিত কর্মচারীর তথ্য অনুযায়ী দেখানো হয়।

কোনো কর্মচারীর তথ্য সংশোধন, নতুন কর্মচারী যুক্ত করা, তালিকার ক্রম পরিবর্তন কিংবা একই কর্মচারীর তথ্য কপি করার সুবিধাও রয়েছে।

তিন পৃষ্ঠার প্রিভিউ ও PDF তৈরির ব্যবস্থা

বিল প্রস্তুত করার পর সরাসরি প্রিভিউ ও প্রিন্ট অপশনে গিয়ে পুরো ফরম দেখা যায়। প্রথম ও দ্বিতীয় পৃষ্ঠা A4 আকারে এবং তৃতীয় পৃষ্ঠা Legal অথবা A4 কাগজে আড়াআড়িভাবে প্রস্তুত করার সুবিধা রাখা হয়েছে।

প্রয়োজন অনুযায়ী PDF তৈরি করে কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা যায়। পরবর্তী সময়ে সেই PDF খুলে প্রিন্ট নেওয়া সম্ভব।

এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ বিলের তথ্য এন্ট্রি থেকে শুরু করে চূড়ান্ত প্রিন্টের উপযোগী ফরম প্রস্তুত পর্যন্ত কাজ একই জায়গায় সম্পন্ন করা যায়।

প্রশাসনিক কাজে কী ধরনের পরিবর্তন আসতে পারে?

প্রচলিত পদ্ধতিতে প্রতিটি মাসে একই কর্মচারীর নাম, পদবি, এনআইডি, জিপিএফ নম্বর এবং নিয়মিত বেতন-ভাতার তথ্য বারবার লিখতে হয়। ডিজিটাল পদ্ধতিতে এসব তথ্য সংরক্ষণের সুযোগ থাকায় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ কমানো সম্ভব।

তবে এই টুলের হিসাব নির্ভর করবে ব্যবহারকারীর দেওয়া তথ্যের ওপর। ভুল বেতন, ভাতা বা কর্তনের পরিমাণ ইনপুট দিলে স্বয়ংক্রিয় হিসাবও ভুল হতে পারে। তাই চূড়ান্ত বিল দাখিলের আগে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির মাধ্যমে তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন।

উল্লেখ্য, সরবরাহ করা ফাইলটি একটি HTML-ভিত্তিক বেতন বিল প্রস্তুতকারী টুল। এটি সরকারি কোনো দপ্তরের অনুমোদিত সফটওয়্যার কিংবা iBAS++-এর সঙ্গে সংযুক্ত ব্যবস্থা—এমন তথ্য ফাইলে উল্লেখ নেই। এটি নিজে থেকে সরকারি কোষাগারে বিল দাখিল বা কর্মচারীর ব্যাংক হিসাবে টাকা পাঠায় না।

সব মিলিয়ে, সরকারি অফিসের নিয়মিত বেতন বিল প্রস্তুতের কাজে এ ধরনের ডিজিটাল ক্যালকুলেটর ব্যবহার করা গেলে তথ্য ব্যবস্থাপনা, হিসাবের পুনরাবৃত্তি এবং ফরম প্রস্তুতের কাজ আরও সহজ ও সুশৃঙ্খল হতে পারে।