অর্থ মন্ত্রণালয়ের জারিকৃত প্রজ্ঞাপন-“সরকারি কর্মচারীগণের পেনশন সহজীকরণ আদেশ, ২০২০” মোতাবেক নন গেজেটেড কর্মচারীগণের ০২ (দুই) কপি সার্ভিস বুক যথাযথভাবে পূরণ করিয়া প্রতি বৎসর ফেব্রুয়ারি মাসের মধ্যে হালনাগাদ করিবার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করিবে-Govt. Staff Service Book 2025 

সার্ভিস বুক এ কোন ঘষামাজা/অস্পষ্টতা গ্রহণযোগ্য হইবে না, সকল তথ্য ষ্পষ্টভাবে লিখিত থাকিতে হইবে। সার্ভিস বুক এ জন্ম তারিখ সংখ্যায় ও কথায় লিখিতে হইবে। এ সংক্রান্ত প্রাথমিক শিক্ষা অধিদপ্তরের একটি আদেশও দেখে নিতে পারেন।

চাকরির রেকর্ড সংরক্ষণ সম্পর্কে বিএসআর, পার্ট-১ এর পরিশিষ্ট-৮ এর সন্নিবেশিত নিয়মনীতি নিম্নরূপ:-

১। গেজেটেড কর্মকর্তাদের চাকরির রেকর্ড মহা হিসাব নিরীক্ষক ও নিয়ন্ত্রক কর্তৃক নির্ধারিত নিরীক্ষা অফিসে নির্ধারিত ফরমে সংরক্ষিত হইবে। অনু-(৩৬)

২। নন-গেজেটেড কর্মচারীদের চাকরি বহি মহা হিসাব নিয়ন্ত্রক ও নিয়ন্ত্রক কর্তৃক নির্ধারিত ফরমে সংরক্ষণ করিতে হইবে (বর্তমানে অফিস প্রধান কর্তৃক সংরক্ষিত হয়ে থাকে)। অনু-(৩৭)

৩। দুই কপি চাকরি বহি সংশ্লিষ্ট কর্মচারী প্রথম নিয়োগের সময় নিজস্ব ব্যয়ে সংগ্রহ করিবেন। এই চাকরি বহি কর্মরত অফিসের অফিস প্রধানের হেফাজতে থাকিবে এবং বদলির ক্ষেত্রে বদলিকৃত কর্মস্থলে তাহা স্থানান্তরিত হইবে। অনু-(৩৮)

৪। কর্মজীবনের প্রতিটি ধাপ চাকরি বহিতে অন্তর্ভুক্ত হইবে এবং তাহা অফিস প্রধান কর্তৃক সত্যায়িত হইতে হইবে। অফিস প্রধান লক্ষ্য রাখিবেন যেন প্রতিটি অন্তর্ভূক্তি যথাযথভাবে লিপিবদ্ধকরণ ও সত্যায়িত হয় এবং কোন কাটাকাটি বা ওভার রাইটিং না হয় এবং ভূল সংশোধন যে পরিস্কারভাবে করা হয় ও তাহা যেন স্বাক্ষর দ্বারা সত্যায়িত হয়।

বৎসরের প্রারম্ভে একটি নির্দিষ্ট সময়ে অফিস প্রধান বা এই উদ্দেশ্যে সরকার কর্তৃক ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা চাকরি বহি যাচাই করিয়া নিশ্চিত হইবেন যে, সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর চাকরির সংক্রান্ত তথ্য যথাযথ লিপিবদ্ধ হইয়াছে এবং তিনি এই মর্মে চাকরি হইতে প্রত্যয়ন লিপিবদ্ধ করিবেন যে, “চাকরি…………….তারিখ হইতে……………..তারিখ পর্যন্ত যাচাই করা হইল।” যাচাইকৃত চাকরি পেনশন গণনায় ধরাই হইবে। অনু-(৩৯)

৫। সাময়িক বরখাস্তের সময় এবং চাকরির মধ্যবর্তী অন্যান্য বিরতীকালের সময় মেয়াদের পূর্ণ বিবরণসহ বহির পৃষ্ঠায় আড়াআড়িভাবে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে এবং সত্যায়নকারী কর্মকর্তা কর্তৃক তাহা স্বাক্ষর করিতে হইবে। অবিলম্বে যেন লিপিবদ্ধ করা হয়, সেদিকে লক্ষ্য রাখা সত্যায়নকারী কর্মকর্তার দায়িত্ব। অনু-(৪০)

৭। পেনশনের জন্য চাকরি যাচাইয়ের ক্ষেত্রে যেন কোন জটিলতার সৃষ্টি না হয়, সেই জন্য অনু-(৩৯) এর নির্দেশ অনুযায়ী চাকরি বহি যথাযথভাবে সংরক্ষিত হইতেছে কিনা, সেদিকে লক্ষ রাখা প্রত্যেক কর্মচারীর দায়িত্ব। কোন কর্মচারী যে কোন সময় চাকরি বহি পরীক্ষা করিয়া দেখার ইচ্ছা ব্যক্ত করিলে, অফিস প্রধান অবশ্যই অনুমতি দিবেন। অনু-(৪২)

৮। নন-গেজেটেড কর্মচারী স্থায়ীভাবে বা সাময়িকভাবে অন্য অফিসে বদলি হইলে, বদলির প্রকৃতি চাকরি বহিতে লিপিবদ্ধ করিয়া ঐ সময় পর্যন্ত চাকরি যাচাইপূর্বক অফিস প্রধান কর্তৃক বা এই উদ্দেশ্যে সরকার কর্তৃক ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক সত্যায়িত করিয়া বদলিকৃত কর্মস্থলের অফিস প্রধানের নিকট প্রেরণ করিবেন এবেং উক্ত অফিস প্রধান তাহার অফিসে উহা রক্ষনাবেক্ষন করিবেন। অনু-(৪৩)

(৯) কোন কর্মচারী ফরেন সার্ভিসে বদলি হইলে মহা হিসাব নিয়ন্ত্রকের নির্ধারিত পরীক্ষা কর্মকর্তার নিকট তাহার মূল চাকরি বহি প্রেরণ করিতে হইবে এবং ডুপ্লিকেট কিপ মূল অফিসে সংরক্ষিত হইবে। ফরেন সার্ভিসকালের ছুটির প্রাপ্যতাসহ প্রয়োজনীয় বিবরণী মূল চাকরির বহিতে নিরীক্ষা কর্মকর্তা স্বাক্ষরসহ লিপিবদ্ধ করিয়া তাহা ফেরত দিবেন। উক্ত কর্মচারী পুনরায় সরকারী চাকরিতে বদলি হইলে পুন: মুল চাকরি বহি উক্ত নিরীক্ষা কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করিতে হইবে এবং নিরীক্ষা অফিসার প্রয়োজনীয় বিবরণী স্বাক্ষরসহ লিপিবদ্ধ করিয়া তাহা ফেরত দিবেন। ফরেন সার্ভিসের কর্মকালের সময়ের লিপিবদ্ধ বিবরণী নিরীক্ষা কর্মকর্তা ব্যতীত অন্য কোন কর্তৃপক্ষ সত্যায়িত করিতে পারিবে না। অনু-(৪৫)

১০। (এ) শাস্তিমূলক ব্যবস্থা ব্যতীত চাকরি বইতে অব্যাহতিপ্রাপ্ত হইলে বা পদত্যাগ করিলে, চাকরি বহি কর্মচারীকে ফেরত দেওয়া যাইবে। তবে ফেরত প্রদানের পূর্বে ফেরত প্রদানের বিষয়টি চাকরি বইতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। কর্মচারীর মৃত্যুতে আবেদনের প্রেক্ষিতে তাহার আত্মীয় স্বজনকে চাকরি বহি ফেরত দেওয়া যাইবে।

(বি) চাকরি হইতে বরখাস্তকৃত কোন কর্মচারী পরবর্তী পর্যায়ে চাকরিতে পুনর্বহাল হইলে অনুরোধ পত্রের ভিত্তিতে চাকরি বহি পুনর্বহালকৃত অফিসের অফিস প্রধানের নিকট প্রেরণ করিতে হইবে। অনু- (৪৯)

১১। অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারী আবেদনের প্রেক্ষিতে পেনশন মঞ্জুরির পর চাকরি বহি তাহাকে ফেরত দেওয়া যাইতে পারে। তবে এইক্ষেত্রে যথাযথ কর্তৃপক্ষকে স্বাক্ষরসহ চাকরি লিপিবদ্ধ করিতে হইবে যে, “…….তারিখ হইতে জনাব ……পেনশনে যাওয়ায় তাহার আবেদনের প্রেক্ষিতে তাহার চাকরি বহি তাহাকে ফেরত দেওয়া হইল।” অনু(৪৯) এর নোট।

প্রশ্নোত্তর:

• প্রশ্ন: কেন আপনি সার্ভিস বহি দুই কপি সংরক্ষণ করবেন?
• উত্তর: পুড়ে গিয়ে নষ্ট বা চুরি হতে পারে বা হারিয়ে যেতে পারে আপনার অফিসের সার্ভিস বুক। তখন ব্যক্তিগত কপি থেকে অনুলিপি তৈরি করতে পারবেন।

সরকারি সার্ভিস বই হারিয়ে গেলে কি করবেন? থানায় জিডি করতে হবে আপনি যে তারিখে নিয়োগ পত্র পেয়েছেন আপনার সাথে যদি অন্য কেউ থাকে তার সার্ভিস বুক টি হুবহু নকল করে একটি নতুন সার্ভিস বুক বানাবেন তারপর স্থানীয় এ জি অফিস থেকে ফিকশন করাবেন। আপনি যে সকল উপজেলায় কর্মরত ছিলেন সে সকল উপজেলার রেকর্ডের ভিত্তিতে এবং ঐ সময়ে যে সকল কর্মকর্তা দায়িত্বে ছিলেন (বদলী হয়ে গেলে যেখানে কর্মরত সেখানে গিয়ে) তার স্বাক্ষর সংগ্রহ করে করা যাবে । তবে আপনাকে অনেক ঝামেলা পোহাতে হবে । অতিতে এ ভাবেই করা হয়েছে । তবে একাধিক সার্ভিস বুক মেইনটেইন করলে এসব ঝামেলা বা পেরেশানি হতে রক্ষা পাওয়া সম্ভব।

পেনশন সহজীকরণ আদেশ ২০২০ । পেনশন কার্যক্রমে দাপ্তরিক অবহেলায় ব্যবস্থা গ্রহণের নির্দেশনা