প্রকৃত ভাবে বাজেট শেষ হয়েছে কিনা তা বুঝা যাবে যখন সংশ্লিষ্ট (আপনার অফিস) অফিসের খরচের সাথে iBAS++ অর্ন্তভূক্ত খরচের reconcile করা হলে ৷
এজন্য প্রতি মাসে DDO কর্তৃক তাঁর অফিসের খাতওয়ারী খরচের সাথে accounts অফিস কর্তৃক iBAS++ এ অর্ন্তভূক্ত ব্যায়ের সঙ্গতিসাধন করতে হয়৷ ব্যয়ের হিসাব রিকনসাইল করার পর ভূল উদঘাটিত হলে সেই ভূল Acoounts অফিস কর্তৃক iBAS ++ এ journal এন্ট্রির মাধ্যমে ঠিক করলে সংশ্লিষ্ট Economic কোডে বরাদ্দ থাকা সত্ত্বেও বাজেট ঘাটতির সমস্যাগুলি face করতে হয় না ৷ অনেক সময় মিসকোডিং এন্ট্রির কারনে এই ধরনের সমস্যা হয়ে থাকতে পারে ৷
উদাহরন : কর্মচারীদের বেতন বিল যেহেতু এনালগ সিষ্টেম এ iBAS++ এ এন্ট্রি করতে হয় তখন ভূলে 3111310 house rent খাতের টাকা 3111306 education allowance খাতে posting করা হয়েছে ৷ তখন দেখা যাবে যে শিক্ষা খাতের বাজেট এ ঘাটতি দেখা দিবে আবার বাড়ীভাড়া খাতের বাজেট বেশী থাকবে ৷
তখন অনলাইনে বিল দাখিল করতে গেলে budget insufficient at the code xxxxxxxxxxxxx-110000000-11001000-3111306-4 এই বর্তাটি পাবেন ৷
কোন ধরনের সমস্যার কারনে অনলাইনে বিল দাখিল করার সময় budget insufficient বার্তা পাচ্ছেন তা আপনার অফিসে যে কর্মচারী বাজেট সংক্রান্ত কাজ করে থাকেন তার সাথে যোগাযোগ করলে বুঝতে পারবেন ৷
সবচেয়ে বেশী গুর্ত্বপূর্ন কাজটি হল প্রতি মাসের প্রথম সপ্তাহে পূর্ববর্তী মাসের হিসাব এর সঠিকতা যাচাই করার জন্য accounts অফিসের iBAS++ এ অর্ন্তভুক্ত হিসাবের রিকনসাইল করা ৷
এসংক্রান্ত আরও কিছু প্রশ্নের উত্তর জেনে নিই যা আপনার কাজে আসতে পারে:
- প্রশ্ন: আইবাস++ থেকে অনলাইনে রিকনসাইল করার উপায় কি?
- উত্তর: বাজেট হোল্ডারদের আইডিতে যখন Budget prograsive report option টি থাকবে ৷ Accounting মডিউলের মধ্যে আছে৷
- প্রশ্ন: দপ্তরে বরাদ্দকৃত অর্থের পরিমাণ কি জানা যায় আইবাস++ এ?
- উত্তর: আপনি যদি DDO হন তাহলে দুটি sub system 1 . Budget execution 2. Accounting এর মধ্যে Accounting sub system এ প্রবেশ করবেন ৷ Report Menue এর Progress report ( Budget vs Actual) Accounting থেকে General activity সিলেক্ট করলেই আপনিার প্রাতিষ্ঠানিক কোডের আওতাধীন বিভিন্ন অর্থনৈতিক কোডে বরাদ্দ , ব্যয় এবং ব্যালেন্স এর হালনাগাদ অবস্থা দেখতে পারবেন ৷
- প্রশ্ন: কোন কোডে বরাদ্দ না থাকলে বেতন পাওয়ার উপায় কি?
- উত্তর: iBAS++ সিষ্টেমে বিল এন্ট্রি allow করবে না যদি বাজেট না থাকে ৷ এক্ষেত্রে ডিজি অফিস হতে আইবাস++ এ বাজেট এন্ট্রি করাতে হবে। তারপর বিল পাশ করা যাবে।
- প্রশ্ন: iBas++ এ বিল সাবমিট করার পর ভলিউম নম্বর এবং পৃষ্ঠা নম্বর পূর্বের কর্মস্থলের দাখিল করতে হবে নাকি যোগদানকৃত কর্মস্থলের দাখিল করতে হবে?
- উত্তর: অবশ্যই যোগদানকৃত কর্মস্থলের। বিল দাখিল করার সময় অডিট রেজিঃ ও পৃষ্টা নম্বর দিয়ে সাবমিট করবেন ৷
