সরকারি ব্যয়ের বিল প্রস্তুতে ডিজিটাল ফর্ম, আয়কর-ভ্যাটের হিসাব হবে স্বয়ংক্রিয়

সরকারি দপ্তরের ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল প্রস্তুত, হিসাব সংরক্ষণ এবং আয়কর ও মূল্য সংযোজন করের (ভ্যাট) হিসাব সহজ করতে তৈরি করা হয়েছে একটি ডিজিটাল ব্যয় বিল ফর্ম। এতে বিলের বিভিন্ন তথ্য সংরক্ষণ, অর্থনৈতিক কোড নির্বাচন, করের হিসাব, প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ, হিসাব খাতা তৈরি এবং বিল প্রিন্ট বা PDF আকারে সংরক্ষণের সুবিধা রাখা হয়েছে। একই সঙ্গে সংরক্ষিত বিলের ব্যাকআপ নেওয়া এবং প্রয়োজন হলে আগের তথ্য পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থাও রয়েছে।

ব্যয়ের বিল ফর্ম

ফর্মটির শিরোনামে ‘ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল’ উল্লেখ করা হয়েছে। এতে টি. আর. ফরম নং ২১ এবং এস. আর. ১৮৩-এর উল্লেখ রয়েছে। সরকারি দপ্তরের বিভিন্ন পণ্য ও সেবা কেনার বিপরীতে ব্যয়ের হিসাব প্রস্তুত এবং সংশ্লিষ্ট আর্থিক তথ্য লিপিবদ্ধ করার উপযোগী করে এটি সাজানো হয়েছে। তবে এটি কোনো সরকারি দপ্তরের আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত বা বাধ্যতামূলক সফটওয়্যার কি না, তা প্রদত্ত ফাইল থেকে নিশ্চিত হওয়া যায়নি।

এক ফর্মেই বিলের প্রয়োজনীয় তথ্য

ডিজিটাল ফর্মটিতে দপ্তরের নাম, প্রাতিষ্ঠানিক বা অপারেশন কোড, টোকেন নম্বর, তারিখ, ভাউচার নম্বর, টিআইএন এবং বিআইএন নম্বর লেখার ব্যবস্থা রয়েছে। পাশাপাশি অর্থনৈতিক কোড, ব্যয়ের বিবরণ এবং টাকার পরিমাণ উল্লেখ করে বিল তৈরি করা যায়।

প্রতিটি ব্যয়ের জন্য আলাদা সারি যোগ করার সুবিধা রয়েছে। ফলে একটি বিলে একাধিক পণ্য বা সেবার ব্যয়ের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা সম্ভব। অর্থনৈতিক কোড নির্বাচন করলে সংশ্লিষ্ট খাতের নামও দেখানো হয়। প্রয়োজনে তালিকার বাইরের কোড ব্যবহারের ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।

ফর্মটিতে ব্যয়ের বিবরণ ও সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোডের মাধ্যমে বিলের তথ্য সাজানো যায়। এতে হিসাব প্রস্তুতের সময় একই ধরনের তথ্য বারবার হাতে লিখতে হওয়ার প্রয়োজন কমতে পারে।

আয়কর ও ভ্যাটের হিসাব হবে স্বয়ংক্রিয়

ডিজিটাল ফর্মটির অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা হলো আয়কর ও ভ্যাটের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণের ব্যবস্থা। ফর্মে অন্তর্ভুক্ত ব্যয়ের অর্থনৈতিক কোডের সঙ্গে নির্দিষ্ট আয়কর ও ভ্যাটের হার যুক্ত করা রয়েছে।

ব্যয়ের খাত নির্বাচন এবং টাকার পরিমাণ লেখার পর সংশ্লিষ্ট করের হিসাব করা যায়। ফর্মটিতে আয়কর, ভ্যাট এবং ঠিকাদারের নিরাপত্তা জমার জন্য আলাদা ঘর রয়েছে। এসব খাতে কর্তনের পর মোট প্রদেয় বিলও হিসাব করা হয়।

ফর্মের হিসাব পদ্ধতি অনুযায়ী, মোট ব্যয় থেকে আয়কর, ভ্যাট ও নিরাপত্তা জমার অর্থ বাদ দিয়ে নিট প্রদেয় বিল নির্ধারণ করা হয়। অর্থাৎ—

নিট প্রদেয় বিল = মোট ব্যয় − আয়কর − ভ্যাট − নিরাপত্তা জমা।

এতে বিল প্রস্তুতকারী সহজেই মোট ব্যয়, মোট কর্তন এবং প্রকৃত প্রদেয় অর্থের হিসাব দেখতে পারবেন। টাকার অঙ্ক কথায় লেখার ব্যবস্থাও রয়েছে।

তবে একটি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ—ফর্মে অন্তর্ভুক্ত করের হারগুলোই যে সব ধরনের ক্রয় ও সেবার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, এমন নয়। করের প্রকৃত হার সংশ্লিষ্ট পণ্য বা সেবা, সরবরাহকারীর ধরন, প্রযোজ্য আইন এবং কার্যকর সরকারি নির্দেশনার ভিত্তিতে যাচাই করতে হবে।

অর্থনৈতিক কোডের তালিকা পরিবর্তনের সুবিধা

ফর্মটিতে বিভিন্ন সরকারি ব্যয়ের জন্য অর্থনৈতিক কোডের একটি সম্পাদনাযোগ্য তালিকা রাখা হয়েছে। এর মধ্যে পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার সামগ্রী, আপ্যায়ন, প্রশিক্ষণ, বিদ্যুৎ, ইন্টারনেট, প্রচার ও বিজ্ঞাপন, বইপত্র, অফিস ভবন ভাড়া, আউটসোর্সিং, পরিবহন, কম্পিউটার সামগ্রী, মুদ্রণ ও বাঁধাই, আসবাবপত্র এবং বিভিন্ন ধরনের মেরামত ব্যয়ের খাত রয়েছে।

এ ছাড়া তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি সরঞ্জাম, কম্পিউটার ও আনুষঙ্গিক যন্ত্রপাতি, টেলিযোগাযোগ সামগ্রী, বৈদ্যুতিক সরঞ্জাম, গবেষণার সরঞ্জাম এবং কম্পিউটার সফটওয়্যার কেনার মতো খাতও অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।

ফর্মে উল্লেখ রয়েছে, তালিকায় প্রতি লাইনে অর্থনৈতিক কোড, খাতের নাম, আয়কর এবং ভ্যাটের হার দেওয়া যায়। তালিকা পরিবর্তন করলে সংশ্লিষ্ট ড্রপডাউন ও করের হিসাবও পরিবর্তিত হয়।

তবে ফাইলটিতে তালিকাটি ২০২৫-২৬ অর্থবছরের হার হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে। ফলে বর্তমান অর্থবছরে ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট কোড ও করের হার হালনাগাদ কি না, তা যাচাই করা প্রয়োজন।

সংরক্ষিত বিল থেকে তৈরি হবে হিসাব খাতা

একাধিক বিল প্রস্তুতকারী দপ্তরের জন্য হিসাব সংরক্ষণ গুরুত্বপূর্ণ। এ বিষয়টি বিবেচনায় নিয়ে ফর্মটিতে বিল সংরক্ষণ ও হিসাব খাতার সুবিধা রাখা হয়েছে।

ব্যবহারকারী বিলের একটি নাম দিয়ে সেটি সংরক্ষণ করতে পারবেন। পরবর্তী সময়ে সেই বিল আবার খুলে তথ্য দেখা বা প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করা যাবে। সংরক্ষিত বিলের নাম অথবা ভাউচার নম্বর দিয়ে খোঁজার ব্যবস্থাও রয়েছে।

হিসাব খাতায় সংরক্ষিত বিলের নাম, ভাউচার নম্বর, তারিখ, অর্থনৈতিক কোড, মোট ব্যয়, আয়কর, ভ্যাট, নিরাপত্তা জমা এবং প্রদেয় বিলের হিসাব দেখানো হয়। একাধিক বিলের মোট হিসাবও একত্রে প্রদর্শনের ব্যবস্থা রয়েছে।

এ ছাড়া হিসাব খাতার তথ্য CSV ফাইল হিসেবে রপ্তানি করা যায়। এই ফাইল স্প্রেডশিট সফটওয়্যারে খুলে হিসাব বিশ্লেষণ, প্রতিবেদন তৈরি এবং প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করা সম্ভব।

এই সুবিধাগুলো ব্যবহার করা গেলে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের বিলের তথ্য এক জায়গায় সাজিয়ে রাখা এবং পরবর্তী সময়ে তা খুঁজে পাওয়া সহজ হতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় সেভ ও ব্যাকআপের ব্যবস্থা

ডিজিটাল ফর্মটিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থাও রয়েছে। ব্যবহারকারীর দেওয়া তথ্য ব্রাউজারের স্থানীয় স্টোরেজে সংরক্ষণের কোড রাখা হয়েছে। ফলে একই ব্রাউজারে পরে ফর্মটি খুললে আগের খসড়া ফিরে পাওয়ার সুযোগ রয়েছে।

এ ছাড়া ফর্মটিতে আলাদা ব্যাকআপ ফাইল তৈরি এবং JSON ফাইল থেকে আগের তথ্য ফিরিয়ে আনার সুবিধা রয়েছে। সংরক্ষিত বিল, অর্থনৈতিক কোডের তালিকা এবং বর্তমান খসড়ার তথ্য ব্যাকআপের মধ্যে রাখা যায়।

ফর্মের কোডে সার্ভারে তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থাও যুক্ত করার চেষ্টা রয়েছে। তবে সেটি সংশ্লিষ্ট পরিবেশে কার্যকরভাবে চালু আছে কি না, তা শুধু HTML ফাইল দেখে নিশ্চিত হওয়া যায় না। ফাইলের মধ্যে থাকা সংরক্ষণসংক্রান্ত কোডে সার্ভার সুবিধা পাওয়া না গেলে ব্রাউজারভিত্তিক সংরক্ষণের ব্যবস্থায় ফিরে যাওয়ার ব্যবস্থাও রয়েছে।

এ কারণে গুরুত্বপূর্ণ সরকারি আর্থিক তথ্য সংরক্ষণের ক্ষেত্রে শুধু স্বয়ংক্রিয় সেভের ওপর নির্ভর না করে নিয়মিত ব্যাকআপ নেওয়া প্রয়োজন। বিশেষ করে ব্রাউজারের তথ্য মুছে গেলে বা অন্য কম্পিউটার থেকে ফর্মটি ব্যবহার করলে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়া যাবে—এমন নিশ্চয়তা নেই।

বরাদ্দ ও ব্যয়ের হিসাব রাখার সুবিধা

ফর্মটির দ্বিতীয় পাতায় বরাদ্দের হিসাব এবং ব্যয়ের হিসাবের জন্য আলাদা অংশ রাখা হয়েছে। এখানে আগের বিলের অর্থ, অতিরিক্ত বরাদ্দ, বরাদ্দ কমানোর পরিমাণ এবং নিট মোট হিসাব লিপিবদ্ধ করা যায়।

অন্যদিকে, ব্যয়ের অংশে আগের বিলের জের, বর্তমান বিলের মোট, সংযুক্ত পূর্তকর্মের বিল এবং পরবর্তী বিলে জের বহন করার হিসাব রাখা যায়।

এ ব্যবস্থার মাধ্যমে একটি বিলের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট বরাদ্দ ও ব্যয়ের তথ্য একই ফর্মে উপস্থাপন করা সম্ভব। তবে বরাদ্দের সঠিকতা, অর্থনৈতিক কোডের উপযুক্ততা এবং অনুমোদিত অর্থের সীমা সংশ্লিষ্ট দপ্তরের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তাকে যাচাই করতে হবে।

ফর্মটির দ্বিতীয় পাতায় আরও উল্লেখ রয়েছে, বরাদ্দের অতিরিক্ত ব্যয়ের জন্য আয়ন কর্মকর্তা ব্যক্তিগতভাবে দায়ী থাকবেন। অতিরিক্ত বরাদ্দ মঞ্জুর করা সম্ভব না হলে অতিরিক্ত ব্যয়ের অর্থ তাঁর ব্যক্তিগত ভাতাদি থেকে আদায়ের বিষয়টিও সেখানে উল্লেখ করা হয়েছে। এটি ফর্মে থাকা সতর্কতামূলক বক্তব্য; এর বাস্তব প্রয়োগের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট বিধি ও সরকারি নির্দেশনা যাচাই করা প্রয়োজন।

কর্মকর্তা ও হিসাবরক্ষণ অফিসের জন্য আলাদা অংশ

বিলের সত্যতা যাচাই ও অনুমোদনের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনায় ফর্মটিতে নিয়ন্ত্রণকারী বা প্রতিস্বাক্ষরকারী কর্মকর্তা এবং আয়ন কর্মকর্তার স্বাক্ষরের জন্য আলাদা জায়গা রয়েছে। সেখানে নাম, পদবি, সিল, স্থান ও তারিখ লেখার ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।

এ ছাড়া হিসাবরক্ষণ অফিসে ব্যবহারের জন্য আলাদা অংশ রয়েছে। এতে অডিটর, সুপার এবং নিরীক্ষা ও হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার স্বাক্ষর, নাম, তারিখ ও সিলের ঘর রয়েছে। চেক নম্বর এবং চেক প্রদানকারীর স্বাক্ষরের ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।

ফলে ফর্মটি শুধু ব্যয়ের অঙ্ক হিসাব করার জন্য নয়; বরং বিলের অনুমোদন, প্রত্যয়ন ও হিসাবরক্ষণসংক্রান্ত তথ্য একই নথিতে সাজিয়ে রাখার উপযোগী করে তৈরি করা হয়েছে।

তবে ডিজিটাল ফর্মে কোনো কর্মকর্তার নাম বা স্বাক্ষরের ঘর থাকা মানেই বিলটি অনুমোদিত হয়ে গেছে—এমন নয়। সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের প্রকৃত অনুমোদন এবং প্রযোজ্য আর্থিক বিধিবিধান অনুসরণ করতে হবে।

প্রিন্ট ও PDF আকারে সংরক্ষণ

ফর্মটির উপরের অংশে প্রিন্ট বা PDF তৈরির বোতাম রয়েছে। এটি ব্যবহার করে বিলটি মুদ্রণ করা বা PDF হিসেবে সংরক্ষণের সুযোগ রাখা হয়েছে। প্রিন্টের সময় অপ্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ বোতাম ও কিছু সহায়ক অংশ বাদ দেওয়ার ব্যবস্থাও রয়েছে।

ফর্মটি A4 কাগজের বিন্যাসে সাজানো হয়েছে এবং মূল বিলকে দুই পাতায় উপস্থাপনের জন্য প্রয়োজনীয় নকশা রাখা হয়েছে। তথ্য বেশি হলে প্রিন্টের ক্ষেত্রে স্কেল পরিবর্তনের সতর্কবার্তাও দেখানো হয়।

এতে কাগজে বিল উপস্থাপন, নথি সংরক্ষণ এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ডিজিটাল কপি তৈরির কাজ সহজ হতে পারে। তবে PDF তৈরি করা গেলেই সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরকারি হিসাব ব্যবস্থায় জমা হয়েছে বা অনুমোদিত হয়েছে—এমনটি ধরে নেওয়া যাবে না।

ব্যবহারের আগে যেসব বিষয় যাচাই জরুরি

ডিজিটাল ফর্মটিতে একাধিক কার্যকর সুবিধা থাকলেও সরকারি আর্থিক কাজে ব্যবহারের আগে কয়েকটি বিষয় নিশ্চিত করা প্রয়োজন।

প্রথমত, অর্থনৈতিক কোড ও করের হার হালনাগাদ কি না, তা যাচাই করতে হবে। দ্বিতীয়ত, ফর্মে হিসাবের ফলাফল সংশ্লিষ্ট সরকারি বিধি ও বাস্তব বিলের সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে। তৃতীয়ত, তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা কোন পরিবেশে কার্যকর রয়েছে, তা পরীক্ষা করা জরুরি। চতুর্থত, ফর্মটি সরকারি অনুমোদিত নথির বিকল্প হিসেবে ব্যবহার করা যাবে কি না, সে বিষয়ে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা প্রয়োজন।

বিশেষ করে সরকারি অর্থের বিল প্রস্তুত করার ক্ষেত্রে শুধু সফটওয়্যারের স্বয়ংক্রিয় হিসাবের ওপর নির্ভর করা উচিত নয়। হিসাবের অঙ্ক, কর্তনের হার, বরাদ্দ এবং বিলের সমর্থনে প্রয়োজনীয় নথিপত্র যাচাই করে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার অনুমোদন নিশ্চিত করতে হবে।

শেষ কথা

সরকারি দপ্তরের ক্রয়, সরবরাহ ও সেবা বাবদ ব্যয়ের বিল প্রস্তুতকে আরও সুশৃঙ্খল করার ক্ষেত্রে এ ধরনের ডিজিটাল ফর্ম সহায়ক হতে পারে। এতে অর্থনৈতিক কোড নির্বাচন, আয়কর-ভ্যাট হিসাব, নিট প্রদেয় অর্থ নির্ধারণ, বিল সংরক্ষণ, হিসাব খাতা তৈরি এবং ব্যাকআপ নেওয়ার মতো সুবিধা এক জায়গায় পাওয়া যায়।

তবে এটি বর্তমানে সরকারি পর্যায়ে বাধ্যতামূলকভাবে চালু হয়েছে, সব দপ্তরে অনুমোদিত হয়েছে কিংবা সরকারি হিসাব ব্যবস্থার সঙ্গে সরাসরি যুক্ত—এমন তথ্য প্রদত্ত ফাইলে নেই। তাই একে আপাতত একটি ডিজিটাল বিল প্রস্তুত ও হিসাব সংরক্ষণের ফর্ম হিসেবে বিবেচনা করাই যুক্তিযুক্ত। সরকারি কাজে ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের অনুমোদন, হালনাগাদ আর্থিক কোড এবং করের হার নিশ্চিত করা প্রয়োজন।