TA/DA Bill Entry by SDO: দেশের অভ্যন্তরে সরকারি কাজে ভ্রমণ ও বদলি ভ্রমণ বিল এন্ট্রির পদ্ধতি
সরকারি কাজে দেশের অভ্যন্তরে ভ্রমণ কিংবা এক কর্মস্থল থেকে অন্য কর্মস্থলে বদলির কারণে ভ্রমণ করলে সংশ্লিষ্ট সরকারি কর্মচারী বিধি অনুযায়ী ভ্রমণ ভাতা (TA) ও দৈনিক ভাতা (DA) পাওয়ার অধিকারী। বর্তমানে এসব বিল অনলাইনে প্রক্রিয়াকরণের ক্ষেত্রে iBAS++ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করছে। সরকারি ব্যবস্থাপনায় iBAS++-এ অনলাইন বিল দাখিল, যাচাই ও অনুমোদনের ব্যবস্থা রয়েছে।
সম্প্রতি সরকারি আর্থিক ব্যবস্থাপনা-সংক্রান্ত প্রশিক্ষণ ও নির্দেশনাতেও SDO কর্তৃক TA/DA বিল এন্ট্রি পদ্ধতি আলাদাভাবে তুলে ধরা হয়েছে। SPFMS-এর প্রশিক্ষণ উপকরণে SDO-এর মাধ্যমে TA/DA বিল এন্ট্রির বিষয়টি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
TA/DA বিল কী?
কোনো সরকারি কর্মচারী দায়িত্ব পালনের জন্য নিজ কর্মস্থলের বাইরে ভ্রমণ করলে নির্ধারিত শর্ত ও হারে ভ্রমণ ভাতা এবং দৈনিক ভাতা পাওয়ার বিধান রয়েছে। একইভাবে বদলির কারণে ভ্রমণের ক্ষেত্রেও নির্ধারিত নিয়মে ভ্রমণ ভাতা প্রাপ্য হতে পারে। সরকারি বিধিতে দেশের অভ্যন্তরে দায়িত্ব পালনের উদ্দেশ্যে অথবা বদলির কারণে ভ্রমণের ক্ষেত্রে নির্ধারিত হার ও শর্ত অনুযায়ী TA/DA পাওয়ার বিষয়টি উল্লেখ রয়েছে।
অর্থাৎ, সরকারি কাজে স্বাভাবিক Tour এবং বদলিজনিত ভ্রমণ—দুই ধরনের দাবিই নির্ধারিত বিধি ও প্রক্রিয়া অনুসরণ করে দাখিল করতে হয়।
SDO-এর মাধ্যমে TA/DA বিল এন্ট্রি কেন গুরুত্বপূর্ণ?
iBAS++ একটি সমন্বিত সরকারি আর্থিক ব্যবস্থাপনা তথ্যব্যবস্থা। এর মাধ্যমে বাজেট, হিসাব, অনলাইন বিল দাখিল ও অর্থপ্রদানের বিভিন্ন কার্যক্রম পরিচালিত হয়। DDO কর্তৃক বিল তৈরি ও সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কার্যালয়ে অনলাইনে পাঠানো এবং পরবর্তী যাচাই ও অনুমোদনের ব্যবস্থাও এতে রয়েছে।
TA/DA বিলের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট SDO/Controlling Officer পর্যায়ের এন্ট্রি ও যাচাই সঠিকভাবে সম্পন্ন হওয়া তাই অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ভুল তথ্য, ভুল ভ্রমণকাল বা ভুল ভ্রমণের ধরন নির্বাচন হলে বিল পরবর্তী ধাপে সংশোধনের জন্য ফেরত যেতে পারে।
SDO Login থেকে TA/DA Bill Entry-এর সাধারণ ধাপ
সরকারি প্রশিক্ষণ উপকরণে iBAS++ Tour Bill Submission-এর জন্য একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়া দেখানো হয়েছে। সেখানে TA-DA Staff Login, মোবাইলে Verification Code, NID যাচাই, Tour Information ও Tour Order Information দেওয়ার পর বিল Save/Submit করার ধাপ উল্লেখ রয়েছে।
ধাপ ১: iBAS++-এ লগইন
প্রথমে সংশ্লিষ্ট iBAS++ সিস্টেমে অনুমোদিত ইউজারনেম ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করতে হবে। iBAS++-এর প্রশিক্ষণ পোর্টালে TA-DA Staff Login-এর ব্যবস্থাও রয়েছে।
ধাপ ২: TA/DA সংক্রান্ত মডিউলে প্রবেশ
লগইন করার পর সংশ্লিষ্ট TA/DA বা Tour Bill-সংক্রান্ত অপশনে প্রবেশ করতে হবে। কোন ইউজারের জন্য কোন মেনু দেখা যাবে, তা তাঁর দায়িত্ব ও সিস্টেমে নির্ধারিত ভূমিকার ওপর নির্ভর করতে পারে।
ধাপ ৩: কর্মচারীর তথ্য নির্বাচন
যে কর্মচারীর ভ্রমণ বিল এন্ট্রি করা হবে, তাঁর সংশ্লিষ্ট তথ্য নির্বাচন করতে হবে। কর্মচারীর পদবি, অফিস, গ্রেড এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য সঠিকভাবে মিলিয়ে নেওয়া জরুরি।
ধাপ ৪: ভ্রমণের ধরন নির্বাচন
এখানে ভ্রমণের প্রকৃতি সঠিকভাবে নির্ধারণ করা গুরুত্বপূর্ণ। যেমন—
- সরকারি দায়িত্ব পালনের জন্য সাধারণ Tour;
- দেশের অভ্যন্তরে সরকারি কাজে ভ্রমণ;
- বদলিজনিত ভ্রমণ;
- প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অন্যান্য অনুমোদিত ভ্রমণ।
সাধারণ সরকারি Tour-এর বিলকে বদলি ভ্রমণ হিসেবে এবং বদলি ভ্রমণকে সাধারণ Tour হিসেবে এন্ট্রি করা উচিত নয়।
ধাপ ৫: Tour Information এন্ট্রি
ভ্রমণের মূল তথ্য এখানে দিতে হবে। সাধারণভাবে যেসব তথ্য প্রয়োজন হতে পারে সেগুলোর মধ্যে রয়েছে—
যাত্রার স্থান → গন্তব্য → যাত্রার তারিখ → প্রত্যাবর্তনের তারিখ → ভ্রমণের উদ্দেশ্য → যাতায়াতের মাধ্যম → প্রয়োজনীয় দূরত্ব ও অন্যান্য তথ্য।
প্রশিক্ষণ উপকরণেও Tour Information এবং Tour Order Information ইনপুট দেওয়ার কথা উল্লেখ করা হয়েছে।
ধাপ ৬: Tour Order Information প্রদান
সরকারি ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট Tour Order/ভ্রমণ আদেশ গুরুত্বপূর্ণ নথি। তাই আদেশের নম্বর, তারিখ, অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ এবং প্রয়োজনীয় অন্যান্য তথ্য সঠিকভাবে দিতে হবে।
ভ্রমণের তারিখ যেন অফিস আদেশের নির্ধারিত সময়ের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়, সেটিও যাচাই করা প্রয়োজন।
ধাপ ৭: যাতায়াতের তথ্য দেওয়া
কর্মচারী কীভাবে ভ্রমণ করেছেন—যেমন বাস, ট্রেন, লঞ্চ বা অনুমোদিত অন্য কোনো মাধ্যমে—তা সঠিকভাবে উল্লেখ করতে হবে।
যদি সরকারি যানবাহন ব্যবহার করা হয়ে থাকে, তাহলে ব্যক্তিগতভাবে পরিবহন ব্যয় দাবি করার ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট বিধি প্রযোজ্য হবে। তাই পরিবহনের ধরন এন্ট্রির সময় বাস্তব তথ্য ব্যবহার করা জরুরি।
ধাপ ৮: DA বা দৈনিক ভাতা সংক্রান্ত তথ্য
ভ্রমণের সময়কাল এবং প্রযোজ্য নিয়ম অনুযায়ী দৈনিক ভাতার হিসাব করা হয়। এজন্য যাত্রার সময়, অবস্থানের সময়কাল এবং প্রত্যাবর্তনের সময় সঠিকভাবে এন্ট্রি করা গুরুত্বপূর্ণ।
একইভাবে সরকারি কাজে বাইরে অবস্থানের সময়ের সঙ্গে ব্যক্তিগত ছুটি বা অন্য কোনো অনুপস্থিতির সময় যেন ভুলভাবে TA/DA হিসাবের মধ্যে চলে না আসে, সেটিও যাচাই করতে হবে।
ধাপ ৯: বদলি ভ্রমণের বিল
বদলির ক্ষেত্রে সাধারণ Tour Bill-এর পরিবর্তে Transfer/বদলিজনিত ভ্রমণ-সংক্রান্ত তথ্য দিতে হতে পারে।
এখানে সাধারণত—
পুরাতন কর্মস্থল → নতুন কর্মস্থল
ভ্রমণের তথ্যের পাশাপাশি বদলির অফিস আদেশ, যাত্রার তারিখ এবং প্রযোজ্য অন্যান্য তথ্য বিবেচনায় আসে।
বদলির ক্ষেত্রে কর্মচারীর নিজের ভ্রমণ ছাড়াও বিধি অনুযায়ী পরিবার বা মালামাল পরিবহনের কোনো দাবি প্রযোজ্য হলে সেটি সংশ্লিষ্ট নিয়ম অনুযায়ী আলাদাভাবে বিবেচনা করতে হবে। তবে কোন খাতে কত টাকা দাবি করা যাবে তা নির্ধারিত সরকারি হার ও শর্তের ওপর নির্ভরশীল।
বিল এন্ট্রির সময় যেসব ভুল এড়িয়ে চলতে হবে
TA/DA বিল এন্ট্রির ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো বাস্তব ভ্রমণ তথ্য ও অনুমোদিত আদেশের সঙ্গে অনলাইন এন্ট্রির সামঞ্জস্য।
বিশেষ করে—
১. ভুল যাত্রার তারিখ দেওয়া যাবে না।
২. ভুল গন্তব্য নির্বাচন করা যাবে না।
৩. Tour Order-এর সঙ্গে এন্ট্রির তথ্য মিলতে হবে।
৪. একই ভ্রমণের জন্য একাধিকবার বিল দাবি করা যাবে না।
৫. সরকারি যানবাহন ব্যবহারের তথ্য গোপন করে অন্য পরিবহন ব্যয় দাবি করা উচিত নয়।
৬. অগ্রিম গ্রহণ করা হলে সেটি যথাযথভাবে সমন্বয় করতে হবে।
৭. প্রযোজ্য ক্ষেত্রে টিকিট ও অন্যান্য প্রমাণপত্র সংরক্ষণ করতে হবে।
৮. বদলি ভ্রমণ ও সাধারণ সরকারি Tour-এর ধরন গুলিয়ে ফেলা যাবে না।
বিল Submit করার পর কী হয়?
প্রাথমিক এন্ট্রি সম্পন্ন হলে সংশ্লিষ্ট পর্যায়ে বিলটি যাচাই ও পরবর্তী প্রক্রিয়ার জন্য পাঠানো হয়। iBAS++-এর সামগ্রিক ব্যবস্থায় DDO কর্তৃক বিল তৈরি ও অনলাইনে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর পর হিসাবরক্ষণ অফিস বিল গ্রহণ, যাচাই ও প্রয়োজন অনুযায়ী অনুমোদন বা ফেরত দেওয়ার কার্যক্রম সম্পন্ন করতে পারে।
অর্থাৎ, SDO পর্যায়ে তথ্য এন্ট্রি করলেই পুরো বিল নিষ্পত্তি হয়ে যায় না। পরবর্তী পর্যায়ে যাচাই, অনুমোদন এবং অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়াও রয়েছে।
প্রয়োজনীয় কাগজপত্র আগে থেকেই প্রস্তুত রাখুন
TA/DA Bill Entry করার আগে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর নিচের কাগজপত্র ও তথ্য প্রস্তুত রাখা সুবিধাজনক—
- ভ্রমণ আদেশ/Office Order
- বদলির আদেশ, যদি Transfer Bill হয়
- যাত্রার তারিখ ও সময়
- প্রত্যাবর্তনের তথ্য
- পরিবহনের তথ্য
- টিকিট বা প্রযোজ্য প্রমাণপত্র
- কর্মচারীর প্রয়োজনীয় পরিচিতি ও চাকরি-সংক্রান্ত তথ্য
- অগ্রিম গ্রহণের তথ্য, যদি থাকে
- পূর্বে একই ভ্রমণের বিল দাখিল করা হয়েছে কি না তার তথ্য
অনলাইন ব্যবস্থার বড় সুবিধা
iBAS++-এর মাধ্যমে বিল প্রক্রিয়াকরণে তথ্যের কেন্দ্রীয় সংরক্ষণ, অনলাইন দাখিল এবং পরবর্তী পর্যায়ে বিলের যাচাই ও অর্থপ্রদানের ব্যবস্থা করা সম্ভব। সরকারি iBAS++ পোর্টাল অনুযায়ী, সিস্টেমটি অনলাইন বিল সাবমিশন ও পেমেন্টসহ বিভিন্ন আর্থিক কার্যক্রমকে সমর্থন করে।
ফলে কাগজভিত্তিক প্রক্রিয়ার পাশাপাশি ডিজিটাল ব্যবস্থায় বিলের তথ্য দ্রুত যাচাই ও প্রক্রিয়াকরণের সুযোগ তৈরি হয়েছে।
শেষ কথা
দেশের অভ্যন্তরে সরকারি কাজে ভ্রমণ কিংবা বদলিজনিত ভ্রমণের TA/DA বিল দাখিলের ক্ষেত্রে সঠিক ভ্রমণ তথ্য, অনুমোদিত অফিস আদেশ এবং প্রযোজ্য সরকারি বিধি—এই তিনটি বিষয় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। SDO পর্যায়ে iBAS++-এ বিল এন্ট্রির সময় প্রতিটি তথ্য যাচাই করে দেওয়া হলে পরবর্তী পর্যায়ে বিল ফেরত যাওয়ার সম্ভাবনা কমে এবং নিষ্পত্তির প্রক্রিয়াও সহজ হয়।
সরকারি প্রশিক্ষণ উপকরণে iBAS++ Tour Bill Submission-এর ধাপে লগইন, ভেরিফিকেশন, NID যাচাই, Tour Information ও Tour Order Information এন্ট্রি এবং বিল Submit করার ধারাবাহিকতা দেখানো হয়েছে।
তবে কোন খাতে কত টাকা TA/DA পাওয়া যাবে বা নির্দিষ্ট বিলের অঙ্ক কত হবে, তা শুধু সফটওয়্যার এন্ট্রির ওপর নির্ভর করে না; সংশ্লিষ্ট সময়ের সরকারি হার, কর্মচারীর গ্রেড/শ্রেণি, ভ্রমণের ধরন, দূরত্ব, অনুমোদন এবং প্রযোজ্য বিধি অনুযায়ী তা নির্ধারিত হবে।
তাই SDO-এর মাধ্যমে TA/DA Bill Entry করার আগে সর্বশেষ সরকারি নির্দেশনা ও iBAS++-এ প্রদর্শিত সংশ্লিষ্ট অপশন অনুসরণ করাই নিরাপদ।
