পে-ফিক্সেশনে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য আবার দিতে হবে কেন? iBAS++-এর ৪ নম্বর মেনু নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যাখ্যা

নতুন বেতন কাঠামো অনুযায়ী সরকারি কর্মকর্তা-কর্মচারীদের পে-ফিক্সেশন কার্যক্রম চলমান। এরই মধ্যে iBAS++ পে-ফিক্সেশন সিস্টেমের ৪ নম্বর মেনুতে ‘উচ্চতর গ্রেড/গ্রেড সংক্রান্ত তথ্য’ অপশন দেখে অনেকের মনে প্রশ্ন তৈরি হয়েছে। আগে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য দেওয়া হয়ে থাকলে আবার কেন একই ধরনের তথ্য দিতে হবে? এই তথ্য দেওয়া কি পে-ফিক্সেশন সম্পন্ন করার জন্য বাধ্যতামূলক?

প্রদত্ত iBAS++ স্ক্রিনশটের নির্দেশনা অনুযায়ী, বিষয়টি নিয়ে কর্মচারীদের দুশ্চিন্তার কারণ নেই। ৪ নম্বর মেনুতে উচ্চতর গ্রেড/গ্রেড-সংক্রান্ত তথ্য দেওয়া পে-ফিক্সেশন সম্পন্ন করার জন্য বাধ্যতামূলক নয়। কর্মচারীদের ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট প্রস্তুত করার প্রয়োজনে এই মেনু রাখা হয়েছে বলে নির্দেশনায় উল্লেখ রয়েছে।

iBAS++-এ ৪ নম্বর মেনু কেন রাখা হয়েছে?

পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে বিভিন্ন ধাপে কর্মকর্তা-কর্মচারীদের চাকরিসংক্রান্ত তথ্য দিতে হচ্ছে। এর মধ্যে রয়েছে ব্যক্তিগত তথ্য, পারিবারিক তথ্য, অফিসের তথ্য, উচ্চতর গ্রেড বা পদোন্নতিসংক্রান্ত তথ্য এবং পূর্ববর্তী জাতীয় বেতনস্কেলের তথ্য।

অনেক কর্মচারী আগে উচ্চতর গ্রেড পাওয়ার সময় সংশ্লিষ্ট তথ্য দিয়েছেন। এরপর নতুন পে-ফিক্সেশনের সময় আবার একই ধরনের তথ্য চাওয়া হচ্ছে দেখে তাঁরা বিভ্রান্ত হচ্ছেন।

প্রদত্ত স্ক্রিনশটের নির্দেশনা অনুযায়ী, এই মেনু রাখার উদ্দেশ্য শুধু নতুন বেতন নির্ধারণের প্রক্রিয়ায় তথ্য সংগ্রহ নয়; কর্মচারীদের ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট তৈরির প্রয়োজনেও এসব তথ্য কাজে লাগতে পারে। ফলে মেনুটি দেখা গেলেই ধরে নেওয়া ঠিক হবে না যে প্রত্যেক কর্মচারীকে সেখানে তথ্য পূরণ করতেই হবে।

আগে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য দেওয়া থাকলে আবার দিতে হবে?

এখানেই কর্মচারীদের সবচেয়ে বেশি আগ্রহ। কোনো কর্মচারী যদি আগে উচ্চতর গ্রেড পেয়ে থাকেন এবং সংশ্লিষ্ট তথ্য পূর্ববর্তী প্রক্রিয়ায় জমা দিয়ে থাকেন, তাহলে নতুন পে-ফিক্সেশনে আবার সেই তথ্য দিতে হবে কি না—এমন প্রশ্ন স্বাভাবিক।

স্ক্রিনশটে প্রদর্শিত নির্দেশনা থেকে বোঝা যায়, ৪ নম্বর মেনুটি ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট তৈরির প্রয়োজনে রাখা হয়েছে। একই সঙ্গে সেখানে উচ্চতর গ্রেড/গ্রেড-সংক্রান্ত তথ্য দেওয়াকে পে-ফিক্সেশন সম্পন্ন করার বাধ্যতামূলক শর্ত হিসেবে উল্লেখ করা হয়নি।

তবে এর অর্থ এই নয় যে সব কর্মচারীর ক্ষেত্রে উচ্চতর গ্রেডের তথ্য কখনোই প্রয়োজন হবে না। কারও চাকরির ইতিহাসে উচ্চতর গ্রেড, পদোন্নতি বা অন্য কোনো প্রাসঙ্গিক পরিবর্তন থাকলে এবং সংশ্লিষ্ট তথ্য হালনাগাদ করার প্রয়োজন হলে কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করা উচিত।

৪ নম্বর মেনুতে তথ্য না দিলেও কি পে-ফিকেশন সম্পন্ন করা যাবে?

প্রদত্ত নির্দেশনার মূল বক্তব্য হলো, ৪ নম্বর ‘উচ্চতর গ্রেড/গ্রেড-সংক্রান্ত তথ্য’ মেনুতে তথ্য দেওয়া পে-ফিকেশন সম্পন্ন করার জন্য বাধ্যতামূলক নয়।

অর্থাৎ, শুধু এই মেনুতে তথ্য পূরণ করা হয়নি বলে পে-ফিকেশন সম্পন্ন করা যাবে না—এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর ভিত্তি স্ক্রিনশটের নির্দেশনায় নেই।

তবে পে-ফিকেশনের অন্যান্য বাধ্যতামূলক ধাপ, প্রয়োজনীয় তথ্য এবং সিস্টেমের যাচাইপ্রক্রিয়া যথাযথভাবে সম্পন্ন করতে হবে। কোনো কর্মচারীর ক্ষেত্রে সিস্টেম আলাদাভাবে তথ্য চায় বা নির্দিষ্ট ত্রুটি দেখায়, তাহলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস কিংবা দায়িত্বপ্রাপ্ত প্রশাসনিক শাখার পরামর্শ নেওয়া ভালো।

ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট কী কারণে গুরুত্বপূর্ণ?

সরকারি কর্মচারীর চাকরির বিভিন্ন পর্যায়ের তথ্য সংরক্ষণ ও যাচাইয়ের ক্ষেত্রে সার্ভিস স্টেটমেন্ট গুরুত্বপূর্ণ। চাকরিতে যোগদান, পদোন্নতি, উচ্চতর গ্রেড প্রাপ্তি এবং বেতনসংক্রান্ত পরিবর্তনের মতো তথ্য চাকরির ইতিহাসের অংশ হতে পারে।

ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা হলে ভবিষ্যতে চাকরিসংক্রান্ত তথ্য যাচাই ও প্রশাসনিক কার্যক্রম সহজ হতে পারে। এ কারণেই পে-ফিক্সেশন প্রক্রিয়ার সঙ্গে সম্পর্কিত মেনুতে এমন তথ্য চাওয়া হতে পারে।

তবে স্ক্রিনশট থেকে ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট তৈরির সম্পূর্ণ কারিগরি প্রক্রিয়া বা সব কর্মচারীর জন্য তথ্য জমা দেওয়ার পৃথক সময়সীমা নিশ্চিত করা যায় না।

কর্মচারীদের করণীয় কী?

iBAS++ পে-ফিকেশন করার সময় কর্মচারীদের কয়েকটি বিষয় খেয়াল রাখা উচিত—

১. প্রথমে সংশ্লিষ্ট মেনুর নির্দেশনা মনোযোগ দিয়ে পড়তে হবে।

২. আগে উচ্চতর গ্রেড পেয়ে থাকলে সংশ্লিষ্ট তথ্যের সঠিকতা যাচাই করতে হবে।

৩. ৪ নম্বর মেনুতে তথ্য দেওয়া বাধ্যতামূলক না হলেও প্রয়োজনীয় চাকরিসংক্রান্ত তথ্য গোপন বা ভুলভাবে উপস্থাপন করা যাবে না।

৪. সিস্টেমে কোনো বাধ্যতামূলক ঘর, ত্রুটি বা যাচাইসংক্রান্ত সমস্যা দেখা দিলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস বা প্রশাসনিক শাখার পরামর্শ নিতে হবে।

৫. পে-ফিকেশন সম্পন্ন হয়েছে কি না, তা সিস্টেমে প্রদর্শিত অবস্থা ও প্রযোজ্য নির্দেশনা অনুযায়ী যাচাই করতে হবে।

শেষ কথা

iBAS++ পে-ফিকেশন কার্যক্রমে ৪ নম্বর ‘উচ্চতর গ্রেড/গ্রেড-সংক্রান্ত তথ্য’ মেনু নিয়ে অযথা বিভ্রান্ত না হওয়াই ভালো। প্রদত্ত স্ক্রিনশটের নির্দেশনা অনুযায়ী, কর্মচারীদের ই-সার্ভিস স্টেটমেন্ট তৈরির প্রয়োজনেই মেনুটি রাখা হয়েছে এবং এতে তথ্য দেওয়া পে-ফিকেশন সম্পন্ন করার বাধ্যতামূলক শর্ত নয়।

তবে ব্যক্তিভেদে চাকরির ইতিহাস ও সিস্টেমের প্রয়োজনীয়তা ভিন্ন হতে পারে। তাই কোনো তথ্য প্রয়োজন হলে তা যথাযথভাবে প্রদান এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করাই হবে সবচেয়ে নিরাপদ পদ্ধতি।

বিশেষ দ্রষ্টব্য: এই প্রতিবেদনটি সরবরাহ করা iBAS++ স্ক্রিনশট ও তাতে প্রদর্শিত নির্দেশনার ভিত্তিতে তৈরি। পূর্ণাঙ্গ সরকারি নির্দেশনা বা পৃথক দাপ্তরিক আদেশ থাকলে সেটিই অনুসরণ করতে হবে।