জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬: পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে যেভাবে সংশোধন করে পুনরায় দাখিল করবেন, ডিডিও ও এসডিওর করণীয়

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী সরকারি কর্মচারীদের পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে কোনো ভুল তথ্য দাখিল হলে সেটি কীভাবে সংশোধন করতে হবে, তা নিয়ে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মধ্যে আগ্রহ রয়েছে। বিশেষ করে ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার (ডিডিও) বা Drawing and Disbursing Officer-এর কাছে জমা দেওয়া পে-ফিক্সেশনে ভুল ধরা পড়লে সেটি ফেরত পাঠানো, প্রয়োজনীয় সংশোধন এবং পুনরায় হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর প্রক্রিয়াটি জানা জরুরি।

প্রদত্ত iBAS++ পে-ফিক্সেশন মডিউলের স্ক্রিনশট ও নির্দেশনামূলক তথ্য অনুযায়ী, ডিডিওর জন্য GoB Staff Fixation Forward এবং GoB Staff Fixation Edit—এই দুটি মেন্যু সংশোধন প্রক্রিয়ায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। অন্যদিকে, এসডিওর ক্ষেত্রে সংশোধনের জন্য সরাসরি ফেরত দেওয়ার সুযোগের পরিবর্তে হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ফেরত পাঠানোর পদ্ধতির কথা উল্লেখ করা হয়েছে।

তবে মনে রাখতে হবে, এখানে বর্ণিত প্রক্রিয়াটি সরবরাহ করা নির্দেশনামূলক তথ্যের ভিত্তিতে তুলে ধরা হয়েছে। সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের সর্বশেষ নির্দেশনা ও iBAS++-এ প্রদর্শিত অপশন অনুসরণ করে চূড়ান্ত পদক্ষেপ নেওয়া উচিত।

পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে প্রথমে কী করবেন?

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী পে-ফিক্সেশনের তথ্য পূরণ করার সময় কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, পদবি, যোগদানের তারিখ, বেতনসংক্রান্ত তথ্য কিংবা অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য ভুলভাবে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। এ ধরনের ভুল শনাক্ত হলে সংশোধনের জন্য সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনটি কোন পর্যায়ে রয়েছে, তা আগে নিশ্চিত করতে হবে।

বিশেষ করে ফিক্সেশনটি ডিডিওর কাছে দাখিল করা হয়েছে কি না, ডিডিও সেটি হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠিয়েছেন কি না এবং আবেদনটি বর্তমানে কোন অবস্থায় রয়েছে—এসব বিষয় যাচাই করা প্রয়োজন।

প্রদত্ত নির্দেশনা অনুযায়ী, ডিডিওর কাছে দাখিল করা চলমান ফিক্সেশন ফেরত নেওয়া এবং পরবর্তী সময়ে সংশোধন করে পুনরায় জমা দেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট মেন্যু ব্যবহার করা যাবে।

ডিডিওর করণীয়: ধাপে ধাপে পে-ফিক্সেশন ফেরত পাঠানোর নিয়ম

ডিডিও তাঁর নিজস্ব আইডিতে লগইন করার পর সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর পে-ফিক্সেশন যাচাই করে প্রয়োজন হলে ফেরত পাঠাতে পারবেন। নির্দেশনায় বর্ণিত ধাপগুলো হলো—

এখানে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, ফিক্সেশন ফেরত পাঠানোর সময় যথাসম্ভব স্পষ্টভাবে ভুলের কারণ উল্লেখ করা। এতে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বুঝতে পারবেন কোন তথ্য সংশোধন করতে হবে।

GoB Staff Fixation Edit মেন্যুতে যেভাবে সংশোধন করবেন

ডিডিও ফিক্সেশনটি ফেরত পাঠানোর পর সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন সংশোধনের জন্য GoB Staff Fixation Edit মেন্যু ব্যবহার করতে হবে।

প্রদত্ত নির্দেশনা অনুযায়ী, সংশোধনের প্রক্রিয়াটি হলো—

1. সংশ্লিষ্ট কর্মচারী বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি পে-ফিক্সেশন মডিউলে প্রবেশ করবেন।

2. GoB Staff Fixation Edit মেন্যু নির্বাচন করবেন।

3. আগের মতো সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর এনআইডি নম্বর দিয়ে সার্চ করে ফেরত আসা ফিক্সেশনটি খুঁজে বের করবেন।

4. ফিক্সেশনে থাকা ভুল তথ্য সংশোধন করবেন এবং প্রয়োজনীয় সংযোজন করবেন।

5. সব তথ্য পুনরায় যাচাই করে Submit বাটনে ক্লিক করবেন।

নির্দেশনায় বলা হয়েছে, সংশোধিত ফিক্সেশন সাবমিট করার পর সেটি আবার GoB Staff Fixation Forward মেন্যুতে চলে যাবে। এরপর ডিডিও প্রয়োজনীয় যাচাই শেষে ফিক্সেশনটি হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে পারবেন।

অর্থাৎ, ফিক্সেশন ফেরত আসার পর শুধু তথ্য সংশোধন করলেই দায়িত্ব শেষ নয়। সংশোধিত তথ্য সাবমিট করার পর সেটি আবার ডিডিওর যাচাই ও ফরোয়ার্ড প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে হবে।

সংশোধিত ফিক্সেশন হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর নিয়ম

সংশোধিত ফিক্সেশন পুনরায় সাবমিট হওয়ার পর ডিডিওকে সেটি যাচাই করতে হবে। কর্মচারীর সংশোধিত তথ্য যথাযথভাবে অন্তর্ভুক্ত হয়েছে কি না, তা নিশ্চিত হওয়ার পর হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে হবে।

এ ক্ষেত্রে কয়েকটি বিষয় বিশেষভাবে গুরুত্ব দেওয়া প্রয়োজন—

• সংশোধনের পর কর্মচারীর এনআইডি ও ব্যক্তিগত তথ্য পুনরায় যাচাই করা।

• পদবি, যোগদানের তারিখ এবং প্রযোজ্য বেতনসংক্রান্ত তথ্য মিলিয়ে দেখা।

• ভুল সংশোধনের পর প্রয়োজনীয় তথ্য অসম্পূর্ণ রয়ে গেছে কি না, তা পরীক্ষা করা।

• ফিক্সেশনটি সঠিক মেন্যুতে ফিরে এসেছে কি না, তা নিশ্চিত হওয়া।

• হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর আগে সংশ্লিষ্ট তথ্যের যথার্থতা যাচাই করা।

তবে কোন ধরনের ভুলের জন্য কোন নথি বা অতিরিক্ত অনুমোদন প্রয়োজন হবে, তা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা এবং সিস্টেমে প্রদর্শিত শর্ত অনুযায়ী নির্ধারণ করতে হবে।

এসডিওর ক্ষেত্রে পে-ফিক্সেশন ফেরত দেওয়ার নিয়ম আলাদা

প্রদত্ত তথ্যের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো, SDO বা সংশ্লিষ্ট স্ব-ড্রয়িং কর্মকর্তা পর্যায়ের ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে ফেরত পাঠানোর প্রক্রিয়া ডিডিওর প্রক্রিয়ার মতো নয়।

নির্দেশনায় বলা হয়েছে, এসডিওর ক্ষেত্রে ডিডির কাছে ফরোয়ার্ড করা ছাড়া সরাসরি ফেরত দেওয়ার অপশন নেই। কোনো কারণে ফিক্সেশন সংশোধনের প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ফেরত পাঠানো যেতে পারে। এ ক্ষেত্রে ফেরতকৃত ফিক্সেশনটি সরাসরি এসডিওর কাছে চলে আসবে বলে উল্লেখ করা হয়েছে।

অতএব, এসডিও পর্যায়ে কোনো ফিক্সেশনে ভুল ধরা পড়লে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ করে নির্ধারিত প্রক্রিয়ায় সংশোধনের ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন।

এখানে একটি বিষয় মনে রাখা জরুরি—এসডিও, ডিডিও ও ডিডির দায়িত্ব এবং সিস্টেমে তাঁদের জন্য নির্ধারিত অপশন এক নয়। তাই এক পর্যায়ের নিয়ম অন্য পর্যায়ে প্রয়োগ করার আগে সংশ্লিষ্ট মেন্যু ও কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা যাচাই করা উচিত।

পে-ফিক্সেশনে ভুল এড়াতে যেসব বিষয়ে সতর্ক থাকতে হবে

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬ অনুযায়ী বেতন নির্ধারণের ক্ষেত্রে তথ্যের নির্ভুলতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ভুল তথ্য দাখিল হলে সংশোধনের জন্য অতিরিক্ত সময় লাগতে পারে এবং ফিক্সেশন অনুমোদনের প্রক্রিয়াও বিলম্বিত হতে পারে।

এ কারণে ফিক্সেশন দাখিলের আগে কর্মচারী এবং সংশ্লিষ্ট দপ্তরের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিদের কয়েকটি বিষয়ে সতর্ক থাকা উচিত।

প্রথমত, এনআইডি নম্বর সঠিকভাবে দিতে হবে। এনআইডিতে ভুল থাকলে সঠিক কর্মচারীর ফিক্সেশন শনাক্ত করা কঠিন হতে পারে।

দ্বিতীয়ত, চাকরিসংক্রান্ত তথ্য যাচাই করতে হবে। যোগদানের তারিখ, পদবি, বেতন নির্ধারণের প্রাসঙ্গিক তথ্য এবং প্রয়োজনীয় চাকরির রেকর্ডের সঙ্গে ফিক্সেশনের তথ্য মিলিয়ে দেখা উচিত।

তৃতীয়ত, ফেরত দেওয়ার কারণ বুঝে সংশোধন করতে হবে। ডিডিও কোনো নির্দিষ্ট ভুল উল্লেখ করে ফিক্সেশন ফেরত দিলে সেই ভুল সংশোধনের পাশাপাশি সংশ্লিষ্ট তথ্যের সামঞ্জস্যও যাচাই করা প্রয়োজন।

চতুর্থত, সাবমিটের আগে পুনরায় যাচাই করতে হবে। সংশোধিত ফিক্সেশন আবার ভুলভাবে দাখিল হলে একই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি হতে পারে।

পঞ্চমত, ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা দেখতে হবে। আবেদনটি ফেরত এসেছে, সংশোধিত হয়েছে, ডিডিওর কাছে রয়েছে নাকি হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়েছে—এসব তথ্য নিশ্চিত না হয়ে একই ফিক্সেশন বারবার দাখিল করা উচিত নয়।

পে-ফিক্সেশন ফেরত এলেই কি বেতন পাওয়া বন্ধ হয়ে যাবে?

ফিক্সেশন ফেরত আসা মানেই সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন বন্ধ হয়ে যাবে—এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর সুযোগ নেই। ফিক্সেশন ফেরত আসার অর্থ হতে পারে, দাখিল করা তথ্য যাচাই করে সংশোধনের প্রয়োজন পাওয়া গেছে।

তবে সংশোধন বা অনুমোদন বিলম্বিত হলে নতুন বেতন নির্ধারণ কিংবা সংশ্লিষ্ট আর্থিক সুবিধা কার্যকর হওয়ার প্রক্রিয়ায় প্রভাব পড়তে পারে কি না, তা নির্ভর করবে সংশ্লিষ্ট আদেশ, ফিক্সেশনের অবস্থা এবং অর্থ ছাড়ের প্রশাসনিক প্রক্রিয়ার ওপর।

এ বিষয়ে নিশ্চিত সিদ্ধান্তের জন্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিস বা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুসরণ করা উচিত। শুধু ফিক্সেশন ফেরত এসেছে বলে বেতন বন্ধ, বকেয়া আটকে যাওয়া বা কোনো আর্থিক সুবিধা বাতিল হওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত দাবি করা ঠিক হবে না।

সরকারি কর্মচারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ বার্তা

জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬-এর পে-ফিকেশন কার্যক্রমে কোনো ভুল ধরা পড়লে আতঙ্কিত না হয়ে প্রথমে ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা যাচাই করা উচিত। ডিডিওর কাছে দাখিলকৃত ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে GoB Staff Fixation Forward মেন্যু থেকে ফেরত পাঠানো এবং GoB Staff Fixation Edit মেন্যুতে প্রয়োজনীয় সংশোধন করে পুনরায় সাবমিট করার পদ্ধতি নির্দেশনায় তুলে ধরা হয়েছে।

অন্যদিকে, এসডিও পর্যায়ের ফিক্সেশন ফেরত দেওয়ার ক্ষেত্রে হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার কথা উল্লেখ করা হয়েছে। ফলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারী, ডিডিও এবং এসডিওদের নিজ নিজ দায়িত্ব ও সিস্টেমের অপশন সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকা প্রয়োজন।

উল্লেখ্য, এই প্রতিবেদনটি সরবরাহ করা স্ক্রিনশট ও নির্দেশনামূলক তথ্যের ভিত্তিতে প্রস্তুত করা হয়েছে। iBAS++-এর অপশন, অনুমোদনপ্রক্রিয়া বা সরকারি নির্দেশনায় পরিবর্তন হলে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের সর্বশেষ নির্দেশনাই অনুসরণ করতে হবে।

সংবাদ সারসংক্ষেপ: জাতীয় বেতন স্কেল ২০২৬-এর পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে ডিডিওর কাছে দাখিলকৃত ফিক্সেশন ফেরত পাঠানো, GoB Staff Fixation Edit মেন্যুতে সংশোধন এবং পুনরায় সাবমিটের পর হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করার প্রক্রিয়া অনুসরণ করা যেতে পারে। এসডিও পর্যায়ে ফেরত পাঠানোর ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে ব্যবস্থা নেওয়ার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।