আইবাস++-এ ২০২৬-২৭ অর্থবছরের নতুন বাজেট বরাদ্দ যেভাবে চেক করবেন

নতুন অর্থবছর শুরু হওয়ার পর সরকারি দপ্তর, অধিদপ্তর ও মাঠপর্যায়ের অফিসগুলোতে বাজেট বরাদ্দ ও বিতরণ কার্যক্রম শুরু হয়েছে। ২০২৬-২৭ অর্থবছরের বাজেট বিভিন্ন মন্ত্রণালয়, বিভাগ, অধিদপ্তর ও সদর দপ্তর থেকে অধীনস্থ দপ্তর, শাখা ও মাঠপর্যায়ের অফিসে পর্যায়ক্রমে বিতরণ করা হচ্ছে। সংশ্লিষ্টদের প্রত্যাশা, জুলাই মাসের ১০ থেকে ২৫ তারিখের মধ্যে অধিকাংশ দপ্তর প্রয়োজনীয় বাজেট বরাদ্দ পেয়ে যাবে।

নতুন অর্থবছরের বাজেট বরাদ্দ পাওয়া গেছে কি না, তা সংশ্লিষ্ট ড্রইং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার (ডিডিও) এখন আইবাস++-এর মাধ্যমে অনলাইনে যাচাই করতে পারেন। ডিডিও ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে আইবাস++-এর অ্যাকাউন্টিং মডিউলে প্রবেশ করে নির্দিষ্ট প্রতিবেদন থেকে বাজেট বরাদ্দ, প্রকৃত ব্যয় এবং অবশিষ্ট অর্থের তথ্য দেখা যায়।

জুনের বেতন পরিশোধ হলেও বরাদ্দে কেন মাইনাস দেখায়

অর্থবছরের শেষ মাস জুনে অনেক সরকারি দপ্তরের বেতন বিল পরিশোধের সময় আইবাস++-এ সংশ্লিষ্ট বাজেট খাতে পর্যাপ্ত বরাদ্দ না থাকলে সাময়িকভাবে নেগেটিভ বা মাইনাস ব্যয় দেখা যেতে পারে। অর্থবছর পরিবর্তনের সময় বাজেট বরাদ্দ ও হিসাব সমন্বয়ের প্রক্রিয়ার কারণে এমন পরিস্থিতি দেখা যায়।

ফলে কোনো দপ্তরের বাজেট বিতরণ বা বরাদ্দের ঘরে ‘০০০’ বা শূন্য দেখালেও প্রকৃত ব্যয়ের ঘরে মাইনাস অঙ্ক দেখা যেতে পারে। জুন মাসের বেতন বিল পরিশোধের পর নতুন অর্থবছরের বাজেট সংশ্লিষ্ট দপ্তরে বিতরণ করা হলে পরবর্তী সময়ে বরাদ্দ ও ব্যয়ের হিসাব সমন্বয় করা হয়।

তবে জুলাই মাসের বেতন বিল দাখিল ও নিয়মিত সরকারি ব্যয় পরিচালনার জন্য সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোডে পর্যাপ্ত বাজেট বরাদ্দ থাকা গুরুত্বপূর্ণ। এ কারণে নতুন অর্থবছরের শুরুতেই প্রত্যেক ডিডিওর নিজ দপ্তরের বাজেট বরাদ্দ নিয়মিত যাচাই করা প্রয়োজন।

যেভাবে আইবাস++ থেকে নতুন বাজেট চেক করবেন

প্রথমে ডিডিও ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড দিয়ে আইবাস++-এ লগইন করতে হবে। এরপর Accounting মডিউলে প্রবেশ করে Report অপশন নির্বাচন করতে হবে।

সেখান থেকে Progress Report (Budget vs Actual Accounting) প্রতিবেদনে যেতে হবে। এরপর General Activity নির্বাচন করে সংশ্লিষ্ট অর্থবছরসহ প্রয়োজনীয় তথ্য নির্বাচন করতে হবে।

মাঠপর্যায়ের অফিসের ক্ষেত্রে Field Office নির্বাচন করে প্রয়োজনীয় অফিস ও অন্যান্য তথ্য নির্ধারণ করতে হবে। সবশেষে Run Report অপশনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের বাজেট বরাদ্দ, প্রকৃত ব্যয় ও অবশিষ্ট বরাদ্দের তথ্য দেখা যাবে।

সংক্ষেপে প্রক্রিয়াটি হলো—

১. ডিডিও ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড দিয়ে আইবাস++-এ লগইন করুন।

২. Accounting মডিউলে প্রবেশ করুন।

৩. Report অপশনে ক্লিক করুন।

৪. Progress Report (Budget vs Actual Accounting) নির্বাচন করুন।

৫. General Activity নির্বাচন করুন।

৬. ২০২৬-২৭ অর্থবছর এবং প্রয়োজনীয় অন্যান্য তথ্য নির্বাচন করুন।

৭. প্রযোজ্য ক্ষেত্রে Field Office নির্বাচন করুন।

৮. Run Report অপশনে ক্লিক করুন।

এরপর প্রতিবেদনে মোট বাজেট বরাদ্দ, সংশোধিত বরাদ্দ, প্রকৃত ব্যয় এবং অবশিষ্ট অর্থের তথ্য যাচাই করা যাবে।

এসডিও আইডি থেকে বাজেট বিতরণের তথ্য দেখা যায় কি

প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, বাজেট বরাদ্দ ও ব্যয়ের বিস্তারিত প্রতিবেদন যাচাইয়ের সুবিধা মূলত ডিডিও আইডির অ্যাকাউন্টিং মডিউলের সঙ্গে সম্পর্কিত। ফলে এসডিও ইউজার আইডি ব্যবহার করে ডিডিওর মতো একই প্রক্রিয়ায় নিজ দপ্তরের বাজেট বিতরণের পূর্ণাঙ্গ তথ্য দেখা নাও যেতে পারে।

এ কারণে সংশ্লিষ্ট অফিসের বাজেট বরাদ্দ যাচাইয়ের জন্য অনুমোদিত ডিডিও ইউজার আইডি ব্যবহার করে নির্ধারিত প্রতিবেদন দেখা প্রয়োজন।

প্রতি মাসে অবশিষ্ট বাজেট চেক করা যাবে

আইবাস++ ব্যবস্থায় দপ্তরের বাজেট বরাদ্দ, প্রকৃত ব্যয় এবং অব্যয়িত বা অবশিষ্ট অর্থের পরিমাণ নিয়মিত যাচাই করা সম্ভব। ফলে একজন ডিডিও চাইলে প্রতি মাসেই নিজ দপ্তরের বাজেট পরিস্থিতি পর্যবেক্ষণ করতে পারেন।

কোনো অর্থনৈতিক কোডে নতুন বরাদ্দ দেওয়া হলে, বরাদ্দ বৃদ্ধি করা হলে কিংবা সংশোধনের মাধ্যমে বরাদ্দ কমিয়ে দেওয়া হলে আইবাস++-এর প্রতিবেদন থেকে হালনাগাদ তথ্য যাচাই করা যায়।

নিয়মিত বাজেট চেক করলে দপ্তরের হিসাবের সঙ্গে হিসাবরক্ষণ অফিসের তথ্য মিলিয়ে দেখা বা রিকনসাইল করা সহজ হয়। একই সঙ্গে কোনো খাতে অতিরিক্ত ব্যয়, বরাদ্দের ঘাটতি কিংবা হিসাবের অসামঞ্জস্য থাকলে তা দ্রুত শনাক্ত করা সম্ভব।

বাজেট পাওয়ার পরও নিয়মিত যাচাই জরুরি

শুধু নতুন অর্থবছরের শুরুতে নয়, প্রতি মাসেই বাজেট বরাদ্দ ও প্রকৃত ব্যয়ের তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন। বিশেষ করে বেতন-ভাতা, অফিস পরিচালনা ব্যয় এবং অন্যান্য নিয়মিত সরকারি ব্যয়ের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট অর্থনৈতিক কোডে পর্যাপ্ত বরাদ্দ রয়েছে কি না, তা নিশ্চিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

আইবাস++-এর Budget vs Actual Accounting প্রতিবেদন ব্যবহার করে নিজ দপ্তরের বরাদ্দ ও ব্যয়ের চিত্র নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করলে হিসাব ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা বাড়ে এবং অর্থবছরের শেষ সময়ে বাজেট সমন্বয় ও রিকনসিলিয়েশনের কাজ সহজ হয়।

২০২৬-২৭ অর্থবছরের বাজেট বিতরণ কার্যক্রম চলমান থাকায় যেসব দপ্তর এখনো বরাদ্দ পায়নি, তারা সংশ্লিষ্ট সদর দপ্তর বা ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের বাজেট বিতরণ কার্যক্রম সম্পন্ন হওয়ার পর আইবাস++-এর ডিডিও আইডি থেকে নতুন বরাদ্দ যাচাই করতে পারবে।

সতর্কতা: আইবাস++-এর ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড অত্যন্ত সংবেদনশীল সরকারি তথ্য। বাজেট যাচাইয়ের জন্য কারও সঙ্গে লগইন তথ্য শেয়ার না করে কেবল অনুমোদিত ব্যবহারকারীর মাধ্যমে সরকারি সিস্টেমে প্রবেশ করা উচিত।