সরকারি অফিসে যেসব পত্র ডায়েরিভুক্ত করার প্রয়োজন নেই: জেনে নিন বিস্তারিত
সরকারি দপ্তরের দৈনন্দিন দাপ্তরিক কাজে গতিশীলতা আনয়ন এবং নথিপত্রের পাহাড় কমাতে অপ্রয়োজনীয় পত্র ডায়েরিভুক্ত না করার বিষয়ে সুনির্দিষ্ট নির্দেশনা রয়েছে। সচিবালয় নির্দেশমালা অনুযায়ী, সব ধরনের চিঠিপত্র বা আবেদন ডায়েরিভুক্ত করা বাধ্যতামূলক নয়। মূলত কাজের চাপ কমাতে এবং গুরুত্বহীন নথিপত্র আলাদা করতেই এই নিয়ম কার্যকর করা হয়েছে।
তথ্যাদি বিশ্লেষণ করে দেখা গেছে, মোট ১০ ধরনের পত্র বা নথিকে ডায়েরিভুক্ত করার তালিকা থেকে বাদ দেওয়া হয়েছে। নিচে এর বিস্তারিত তুলে ধরা হলো:
১. রুটিন ও সাধারণ তথ্যাদি
ভ্রমণসূচির অনুলিপি, অফিসের সময়সূচি, টেলিফোন তালিকা কিংবা কর্মকর্তাদের ঠিকানা পরিবর্তনের মতো রুটিন তথ্যাদি ডায়েরিভুক্ত করার প্রয়োজন নেই। তবে যে শাখায় এগুলো প্রথম গৃহীত হয়েছে, সেখানে রেকর্ড রাখা হতে পারে। এছাড়া ছুটির বিজ্ঞপ্তির ক্ষেত্রেও একই নিয়ম প্রযোজ্য।
২. প্রাপ্তি স্বীকার ও অনুলিপি
ফ্যাক্স বা ই-মেইলের মাধ্যমে আসা ডাকের কপি এবং রুটিনমাফিক কোনো চিঠির প্রাপ্তি স্বীকারপত্র (Acknowledgment) ডায়েরিভুক্ত করার দরকার নেই। এছাড়া শুধুমাত্র তথ্যের জন্য সংবাদপত্রের কাটিংস সংগ্রহ করা হলে সেটিও তালিকার বাইরে থাকবে।
৩. বেনামি ও স্বাক্ষরবিহীন আবেদন
প্রশাসনিক স্বচ্ছতা বজায় রাখতে স্বাক্ষরবিহীন অথবা বেনামি চিঠিপত্র বা দরখাস্তের অনুলিপি ডায়েরিভুক্ত করা হয় না। বিশেষ করে যেসকল বিষয়ে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার কোনো সুনির্দিষ্ট নির্দেশ নেই বা যে বিষয়ে কোনো ব্যবস্থা নেওয়ার সুযোগ নেই, সেগুলো সরাসরি বাতিলযোগ্য।
৪. পুনরাবৃত্তিমূলক আবেদন
একই ব্যক্তি বা ব্যক্তিবর্গের নিকট থেকে প্রাপ্ত একই ধরনের একাধিক দরখাস্তের ক্ষেত্রে শুধুমাত্র প্রথম প্রাপ্ত দরখাস্তটি ডায়েরিভুক্ত করতে হয়। পরবর্তী একই ধরনের আবেদনগুলো ডায়েরিভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।
৫. ছুটি ও কেনাকাটার ফরমায়েশ
সরকারি কর্মচারীদের নৈমিত্তিক ছুটি এবং ক্ষতিপূরণ ছুটির দরখাস্তগুলো ডায়েরিভুক্ত করার বাধ্যবাধকতা থেকে মুক্ত রাখা হয়েছে। এছাড়া স্টেশনারি বা বিবিধ দ্রব্যাদি ক্রয়ের জন্য সাধারণ ফরমায়েশপত্রও এই তালিকার অন্তর্ভুক্ত।
৬. অনির্ধারিত প্রকাশনা
এমন সব প্রকাশনা বা তথ্যাদি যেগুলোর বিষয়ে নির্দিষ্ট কোনো প্রশাসনিক ব্যবস্থা গ্রহণের প্রয়োজন নেই, সেগুলোকেও ডায়েরিভুক্ত না করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।
নোট: এই নিয়মগুলো অনুসরণের ফলে সরকারি অফিসগুলোতে দাপ্তরিক জট যেমন কমবে, তেমনি গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র সংরক্ষণে সময় ও শ্রম সাশ্রয় হবে।
সরকারি কি কি পত্র নথিভূক্ত করতে হয়?
সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ এবং সাধারণ দাপ্তরিক নিয়ম অনুযায়ী, যেসকল পত্র বা নথি সরাসরি সরকারি সিদ্ধান্ত গ্রহণ, আইনি বাধ্যবাধকতা বা স্থায়ী রেকর্ডের সাথে সম্পর্কিত, সেগুলো অবশ্যই ডায়েরিভুক্ত বা নথিভুক্ত (Diaried/Filed) করতে হয়।
নিচে নথিভুক্ত করার যোগ্য প্রধান পত্রগুলোর তালিকা দেওয়া হলো:
১. নীতি নির্ধারণী ও সিদ্ধান্তমূলক পত্র
সরকারের কোনো নতুন নীতি (Policy), আইন বা বিধিমালার খসড়া বা চূড়ান্ত কপি।
মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে আসা কোনো সুনির্দিষ্ট নির্দেশ সংবলিত জিও (Government Order) বা পরিপত্র।
স্থাবর ও অস্থাবর সম্পত্তি ক্রয়, বিক্রয় বা লিজ সংক্রান্ত নথিপত্র।
২. আর্থিক ও বাজেট সংক্রান্ত নথি
বাজেট বরাদ্দ, মঞ্জুরি এবং অর্থ ছাড় সংক্রান্ত যাবতীয় পত্র।
অডিট আপত্তি (Audit Objection) এবং তার জবাব সংক্রান্ত নথি।
আর্থিক বিধিমালা সংশোধন বা ব্যাখ্যা সংক্রান্ত চিঠি।
৩. নিয়োগ ও সেবা সংক্রান্ত (Personnel Matters)
নিয়োগপত্র, পদোন্নতির আদেশ এবং বদলির নির্দেশ।
শৃঙ্খলামূলক ব্যবস্থা বা বিভাগীয় মামলা সংক্রান্ত যাবতীয় নথিপত্র।
পিআরএল (PRL), পেনশন এবং ল্যাম গ্র্যান্ট (Lam Grant) মঞ্জুরির আবেদন ও আদেশ।
৪. আইনি ও সংসদীয় বিষয়
আদালতের কোনো সমন, নোটিশ বা মামলার জবাব (Written Statement)।
সংসদীয় স্থায়ী কমিটির কোনো সুপারিশ বা সংসদ প্রশ্নের উত্তরের তথ্য।
অ্যাটর্নি জেনারেলের কার্যালয় থেকে প্রাপ্ত আইনি মতামত।
৫. উন্নয়ন প্রকল্প ও চুক্তি
প্রকল্প প্রস্তাব (DPP/TPP) এবং প্রকল্পের অনুমোদন সংক্রান্ত চিঠি।
দেশি বা বিদেশি সংস্থার সাথে সম্পাদিত কোনো চুক্তি বা এমওইউ (MoU)।
টেন্ডার বা দরপত্র মূল্যায়ন কমিটির প্রতিবেদন।
৬. জনস্বার্থ ও অভিযোগ সংক্রান্ত
জনসাধারণের পক্ষ থেকে আসা কোনো গুরুত্বপূর্ণ অভিযোগ বা আবেদন, যার ওপর তদন্ত প্রয়োজন।
উপকারী কোনো স্কিম বা সুবিধা প্রাপ্তির জন্য আসা প্রথম আবেদনপত্র।
কেন নথিভুক্ত করা জরুরি?
স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা: ভবিষ্যতে কোনো সিদ্ধান্তের উৎস খুঁজে বের করার জন্য।
আইনি প্রমাণ: আইনি কোনো জটিলতা তৈরি হলে নথিভুক্ত পত্রই আদালত বা অডিট টিমের কাছে প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।
রেফারেন্স: একই ধরনের কাজে পুরনো সিদ্ধান্তগুলো দেখে নতুন সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়।
