iBAS++ পে-ফিক্সেশনে ভুল তথ্য জমা হলে সংশোধন করবেন যেভাবে: জিওবি স্টাফ ও এসডিওর জন্য আলাদা নির্দেশনা
সরকারি কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে তথ্য এন্ট্রি করার সময় ভুল হওয়া, ভুল তথ্যসহ বিবরণী ডিডিওর (DDO) কাছে জমা দেওয়া কিংবা হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানোর পর ভুল ধরা পড়া—এসব পরিস্থিতিতে সংশোধনের সঠিক প্রক্রিয়া জানা অত্যন্ত জরুরি। বিশেষ করে জিওবি স্টাফের (GoB Staff) পে-ফিক্সেশন এবং এসডিওর (SDO) পে-ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে সংশোধনের এখতিয়ার এক নয় বলে সংশ্লিষ্টদের আলোচনায় উঠে এসেছে।
প্রাপ্ত তথ্য ও সংশ্লিষ্টদের মন্তব্য অনুযায়ী, ডিডিওর কাছে জমা দেওয়া জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশন বিবরণীতে ভুল থাকলে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ায় সেটি ফেরত পাঠিয়ে সংশোধনের সুযোগ থাকতে পারে। অন্যদিকে, এসডিওর পে-ফিক্সেশনে ভুল সংশোধনের ক্ষেত্রে হিসাবরক্ষণ অফিসের সংশ্লিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার ভূমিকা গুরুত্বপূর্ণ।
তবে এখানে একটি বিষয় স্পষ্ট করা প্রয়োজন: নিচে বর্ণিত ধাপগুলো সরবরাহ করা তথ্য ও ব্যবহারকারীদের অভিজ্ঞতাভিত্তিক। সব ধরনের ব্যবহারকারী আইডি, পে-ফিক্সেশনের অবস্থা এবং iBAS++-এর বর্তমান সংস্করণে একই অপশন দেখা যাবে—এমন নিশ্চয়তা নেই। তাই চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা ও সরকারি সিস্টেমের কার্যকর নিয়ম অনুসরণ করতে হবে।
১. জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে সংশোধনের ধাপ
প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ডিডিও ও এন্ট্রি ইউজারের করণীয়
ধাপ ১: Running Fixation থেকে বিবরণী খুঁজুন
ডিডিও iBAS++-এ লগইন করে সংশ্লিষ্ট Running Fixation তালিকা থেকে কর্মচারীর পে-ফিক্সেশন বিবরণী খুলবেন। কর্মচারীর নাম, পদবি, গ্রেড, মূল বেতন ও অন্যান্য তথ্য যাচাই করে ভুলের ধরন শনাক্ত করবেন।
ধাপ ২: ভুলের কারণ লিখে ফেরত পাঠান
বিবরণীতে ‘ফেরত’ ও ‘ফরোয়ার্ড’ অপশন থাকলে ভুলের কারণ স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে ‘ফেরত’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। যেমন—ভুল মূল বেতন, ইনক্রিমেন্টের তারিখ, যোগদানের তারিখ কিংবা পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের তথ্যের অসংগতি।
ধাপ ৩: এডিট অপশনে তথ্য সংশোধন করুন
ফেরত পাঠানোর পর সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশন এডিট করার পর্যায়ে এলে ডিডিও অথবা অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন করবেন। কোন ব্যবহারকারী সম্পাদনা করতে পারবেন, তা সিস্টেমের অ্যাক্সেস ও সংশ্লিষ্ট কার্যপ্রবাহের ওপর নির্ভর করবে।
ধাপ ৪: পুনরায় সাবমিট করুন
সংশোধিত তথ্য সংরক্ষণ করে ফিক্সেশনটি পুনরায় ডিডিওর কাছে দাখিল করতে হবে। সাবমিট করার আগে সংশোধিত বিবরণী ও সংশ্লিষ্ট নথির তথ্য মিলিয়ে নেওয়া জরুরি।
ধাপ ৫: সার্ভিস বুকের পৃষ্ঠা নম্বর দিয়ে ফরোয়ার্ড করুন
সংশোধিত বিবরণী যাচাই করে সার্ভিস বুকের প্রযোজ্য পৃষ্ঠা নম্বর উল্লেখ করতে হবে। এরপর সিস্টেমে অনুমোদিত অপশন ব্যবহার করে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করতে হবে।
জিওবি স্টাফের ফিক্সেশন ফেরত পাঠানো, এন্ট্রি ইউজারের মাধ্যমে সংশোধন এবং পুনরায় দাখিলের এই প্রক্রিয়া নিয়ে প্রকাশিত নির্দেশনামূলক গাইডেও একই ধরনের ধাপ বর্ণনা করা হয়েছে। তবে বাস্তবে সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টে যে অপশন সক্রিয় রয়েছে, সেটিই অনুসরণ করতে হবে।
২. এসডিওর পে-ফিক্সেশনে ভুল হলে কে সংশোধন করবেন?
এসডিও (SDO—Self Drawing Officer) এবং জিওবি স্টাফের পে-ফিক্সেশন কার্যপ্রবাহ এক নয়। এ কারণে জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিও যে পদ্ধতিতে ফিক্সেশন ফেরত পাঠান, এসডিওর ক্ষেত্রেও একই পদ্ধতি কাজ করবে—এমনটি ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।
প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, এসডিওর ফিক্সেশন হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হয়ে থাকলে ভুল সংশোধনের জন্য সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের সহায়তা নিতে হবে।
| দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা দপ্তর | করণীয় |
|---|---|
| এসডিও | ভুলের ধরন শনাক্ত করে প্রয়োজনীয় নথিসহ সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ |
| ডিডিও | প্রযোজ্য কার্যপ্রবাহ অনুযায়ী এসডিওর ফিক্সেশন ফরোয়ার্ড করা; ফেরত পাঠানোর অপশন না থাকলে জোর করে অন্য পদ্ধতি প্রয়োগ না করা |
| সংশ্লিষ্ট অডিটর/সুপার/হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা | নিজ নিজ দায়িত্ব ও সিস্টেমের অনুমোদিত ক্ষমতা অনুযায়ী বিষয়টি পরীক্ষা করে ফেরত বা সংশোধনের ব্যবস্থা নেওয়া |
| এসডিও | সংশোধনের নির্দেশনা পাওয়ার পর প্রয়োজনীয় তথ্য সংশোধন করে পুনরায় দাখিল করা |
গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: অডিটর, সুপার বা হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার মধ্যে কে সরাসরি ‘Send Back’ করতে পারবেন, তা ব্যবহারকারীর ভূমিকা, অনুমোদন এবং ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থার ওপর নির্ভর করতে পারে। এই নির্দিষ্ট ক্ষমতা সম্পর্কে সর্বজনীন সরকারি নির্দেশনা স্বাধীনভাবে নিশ্চিত করা যায়নি। তাই সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার কাছ থেকে নিশ্চিত হওয়া প্রয়োজন। এসডিওর ফরোয়ার্ডিং কার্যপ্রবাহের বর্ণনা পাওয়া গেলেও তা একা সংশোধনের পূর্ণ এখতিয়ার প্রমাণ করে না।
৩. ডিডিওর আইডিতে ‘ফেরত’ অপশন না থাকলে কী করবেন?
সরকারি কর্মচারীদের মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন হলো—ডিডিওর আইডিতে স্টাফের পে-ফিক্সেশন ফেরত পাঠানোর অপশন না থাকলে কী হবে?
এ ক্ষেত্রে প্রথমে তিনটি বিষয় যাচাই করা উচিত।
1. সঠিক মেনুতে আছেন কি না: Running Fixation, GoB Staff Fixation Forward এবং সংশ্লিষ্ট এডিট বা ফরোয়ার্ড মেনু এক নয়। কাজের ধরন অনুযায়ী সঠিক মেনুতে প্রবেশ করতে হবে।
2. ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা কী: বিবরণী ডিডিওর কাছে অপেক্ষমাণ, হিসাবরক্ষণ অফিসে ফরোয়ার্ড করা, নাকি পরবর্তী যাচাই পর্যায়ে রয়েছে—তা নিশ্চিত করতে হবে।
3. ব্যবহারকারীর অনুমতি আছে কি না: কোনো অপশন দেখা না গেলে সংশ্লিষ্ট আইডির ভূমিকা বা অনুমোদনের সীমাবদ্ধতা থাকতে পারে। এ ক্ষেত্রে অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার বা হিসাবরক্ষণ অফিসের সহায়তা নিতে হবে।
অপশন না থাকলে অন্য কোনো আইডি ব্যবহার করে অননুমোদিতভাবে তথ্য পরিবর্তন করা উচিত নয়। একইভাবে, ভুল তথ্যসহ ফিক্সেশন আবার দাখিল করাও সমাধান নয়।
৪. পে-ফিক্সেশনে ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ভুল সংশোধনের আলোচনায় একটি বিশেষ সতর্কতা উঠে এসেছে—২০১৫ সালের পূর্ববর্তী বেতন স্কেলের তথ্য উল্লেখ না করলে পে-ফিক্সেশনে সমস্যা হতে পারে।
এখানে সব কর্মচারীর জন্য একই ধরনের তথ্য বাধ্যতামূলক ধরে নেওয়া যাবে না। কর্মচারীর চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পূর্ববর্তী বেতন স্কেলে অবস্থান, ২০১৫ সালের বেতন পুনর্নির্ধারণ, পরবর্তী ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি এবং উচ্চতর গ্রেডের ইতিহাসের ওপর প্রয়োজনীয় তথ্য নির্ভর করতে পারে।
বিশেষ করে যেসব কর্মচারীর চাকরির ইতিহাস ২০১৫ সালের আগের সময় পর্যন্ত বিস্তৃত, তাঁদের নিচের নথিগুলো মিলিয়ে দেখা উচিত।
২০১৫ সালের আগে প্রযোজ্য বেতন স্কেল ও মূল বেতনের তথ্য।
১ জুলাই ২০১৫ তারিখে প্রযোজ্য বেতন পুনর্নির্ধারণের বিবরণী, যেখানে প্রযোজ্য।
পূর্ববর্তী বেতন নির্ধারণের আদেশ ও ভেরিফিকেশন নম্বর, যদি থাকে।
বার্ষিক ইনক্রিমেন্টের তারিখ ও মূল বেতনের ধারাবাহিকতা।
পদোন্নতি, টাইমস্কেল বা উচ্চতর গ্রেডের আদেশ, যেখানে প্রযোজ্য।
সার্ভিস বুকের সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি ও অনুমোদিত দাপ্তরিক আদেশ।
২০১৫ সালের বেতন পুনর্নির্ধারণ এবং পরবর্তী বার্ষিক ইনক্রিমেন্ট পৃথক বিষয়। তাই পুরোনো বেতন স্কেলের তথ্য বাদ দিয়ে কেবল বর্তমান মূল বেতন বসিয়ে দিলেই সব ক্ষেত্রে সঠিক ফিক্সেশন হবে—এমন নিশ্চয়তা নেই।
তবে ২০১৫ সালের আগের তথ্য কোন ঘরে এবং কোন কর্মচারীর ক্ষেত্রে আবশ্যক, তা সংশ্লিষ্ট ফরমের নির্দেশনা ও চাকরির ইতিহাস অনুযায়ী যাচাই করতে হবে।
৫. সংশোধনের আগে যেসব তথ্য মিলিয়ে নেবেন
পে-ফিক্সেশন যাচাই তালিকা
0/8 সম্পন্ন
তালিকা পুনরায় শুরু করুন
এই যাচাইয়ের উদ্দেশ্য শুধু অনলাইনে তথ্য পূরণ করা নয়; বরং অনুমোদিত চাকরির নথির সঙ্গে বেতন নির্ধারণের ধারাবাহিকতা মিলিয়ে দেখা। iBAS++-এর সরকারি পোর্টালও এটিকে সরকারি আর্থিক লেনদেন ও বেতন-সংক্রান্ত তথ্য ব্যবস্থাপনার একটি স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা হিসেবে বর্ণনা করেছে।
৬. ভুল পে-ফিক্সেশন সংশোধনে সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
প্রশ্ন: ডিডিওর কাছে জমা দেওয়ার পর কি কর্মচারী নিজেই ফিক্সেশন এডিট করতে পারবেন?
উত্তর: সব ক্ষেত্রে সরাসরি পারবেন, এমন নয়। ফিক্সেশন ফেরত আসার পর সংশ্লিষ্ট সিস্টেমের অনুমোদিত এডিট অপশন ও ব্যবহারকারীর ভূমিকা অনুযায়ী সংশোধন করতে হবে।
প্রশ্ন: জিওবি স্টাফের ফিক্সেশন ফেরত এলে কে সংশোধন করবেন?
উত্তর: সরবরাহ করা কার্যপ্রবাহ অনুযায়ী ডিডিও অথবা অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার সংশোধন করে পুনরায় সাবমিট করবেন।
প্রশ্ন: এসডিওর ফিক্সেশন ডিডিও ফেরত পাঠাতে না পারলে কী করবেন?
উত্তর: সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসে যোগাযোগ করতে হবে। সিস্টেমে অনুমোদিত দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা ফিক্সেশনের অবস্থা ও সংশোধনের ব্যবস্থা নিশ্চিত করবেন।
প্রশ্ন: এসডিওর ফিক্সেশন কি অডিটর বা সুপার ফেরত দিতে পারবেন?
উত্তর: তাঁদের নির্দিষ্ট আইডিতে এ ক্ষমতা সক্রিয় আছে কি না এবং সংশ্লিষ্ট ফিক্সেশনের পর্যায়ে তা প্রযোজ্য কি না, সেটি হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে নিশ্চিত করতে হবে।
প্রশ্ন: ২০১৫ সালের আগের বেতন স্কেলের তথ্য বাদ পড়লে কী করবেন?
উত্তর: সংশ্লিষ্ট পুরোনো বেতন নির্ধারণের আদেশ, সার্ভিস বুক ও ২০১৫ সালের পুনর্নির্ধারণের তথ্য মিলিয়ে ঘাটতি শনাক্ত করতে হবে। এরপর ফিক্সেশন ফেরত নেওয়া বা সংশোধনের উপযুক্ত প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে।
উপসংহার
iBAS++ পে-ফিক্সেশন কার্যক্রমে ভুল তথ্য দাখিল হয়ে গেলে আতঙ্কিত না হয়ে প্রথমে ফিক্সেশনের বর্তমান অবস্থা, ভুলের ধরন এবং সংশোধনের দায়িত্ব কার—তা নিশ্চিত করা জরুরি। জিওবি স্টাফের ক্ষেত্রে ডিডিওর মাধ্যমে ফেরত পাঠিয়ে সংশোধন ও পুনরায় দাখিলের প্রক্রিয়া অনুসরণ করা যেতে পারে। এসডিওর ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ অফিসের মাধ্যমে সংশোধনের ব্যবস্থা নিশ্চিত করা অধিক গুরুত্বপূর্ণ।
একই সঙ্গে ২০১৫ সালের পূর্ববর্তী বেতন স্কেল, প্রযোজ্য পুনর্নির্ধারণ, ইনক্রিমেন্ট ও সার্ভিস বুকের তথ্য উপেক্ষা করা উচিত নয়। কারণ ভুল তথ্য সংশোধন করাই শেষ কথা নয়—সংশোধিত তথ্য যেন নথি ও বিধি অনুযায়ী সঠিক হয়, সেটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
সরকারি কর্মচারীদের জন্য শেষ পরামর্শ: কোনো অপশন না পাওয়া গেলে বা ফিক্সেশন ফেরত দেওয়ার ক্ষমতা নিয়ে দ্বিধা থাকলে অনুমাননির্ভর পদক্ষেপ না নিয়ে সংশ্লিষ্ট ডিডিও, অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজার অথবা হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা নিন। সরকারি iBAS++ পোর্টাল: ibas.finance.gov.bd।
