পে ফিক্সেশনে ভুল হলে কর্মচারীর আইডিতে ফেরে না আবেদন, সংশোধন ও পুনরায় দাখিল করতে হচ্ছে ডিডিওকে

সরকারি কর্মচারীদের নতুন বেতন নির্ধারণ বা পে ফিক্সেশন কার্যক্রমে তথ্যগত ভুল হলে সংশোধনের প্রক্রিয়া নিয়ে তৈরি হচ্ছে নতুন করে আলোচনা। সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর দাখিল করা পে ফিক্সেশন ডিডিও (Drawing and Disbursing Officer)-এর আইডি থেকে যাচাইয়ের পর সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো হলেও আবেদনটি সরাসরি কর্মচারীর নিজস্ব পে ফিক্সেশন মডিউলে ফিরে আসে না বলে বাস্তব অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে অভিযোগ উঠেছে।

অভিজ্ঞতাভিত্তিক এই বক্তব্য অনুযায়ী, পে ফিক্সেশনে কোনো ভুল ধরা পড়লে সংশ্লিষ্ট তথ্য সংশোধন থেকে শুরু করে পুনরায় আবেদন দাখিল করার পরবর্তী কার্যক্রম ডিডিওর আইডি থেকেই সম্পন্ন করতে হচ্ছে। ফলে কর্মচারী নিজে লগইন করে ফেরত আসা আবেদন সংশোধন করবেন—এমন প্রত্যাশা বাস্তবে পূরণ হচ্ছে না বলে দাবি করা হচ্ছে।

বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ পে ফিক্সেশনে মূল বেতন, ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি, গ্রেড, চাকরিতে যোগদানের তারিখ কিংবা চাকরির অন্যান্য তথ্যের ভুল ভবিষ্যৎ বেতন নির্ধারণে জটিলতা তৈরি করতে পারে। এ অবস্থায় ভুল সংশোধনের দায়িত্ব কার, কোন আইডি থেকে সংশোধন করতে হবে এবং পুনরায় দাখিলের প্রক্রিয়া কী—তা স্পষ্টভাবে জানা প্রয়োজন।

পে ফিক্সেশনে ভুল সংশোধনের দায়িত্ব কার?

জাতীয় বেতন স্কেল-২০২৬ অনুযায়ী পে ফিক্সেশন কার্যক্রমে iBAS++-এর Pay Fixation Sub-system ব্যবহার করা হচ্ছে। সরকারি iBAS++ পোর্টালে কর্মচারীদের নিজস্ব তথ্য রেকর্ড করার সুবিধা রয়েছে। তবে আবেদন কোন পর্যায়ে রয়েছে এবং সংশ্লিষ্ট কর্মচারী কোন শ্রেণির ব্যবহারকারী—তার ওপর সংশোধনের কার্যপ্রণালি নির্ভর করতে পারে।

বাস্তব অভিজ্ঞতায় উঠে আসা বক্তব্যটি হলো, ডিডিওর আইডি থেকে সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো আবেদন কর্মচারীর নিজস্ব মডিউলে না এসে ডিডিওর নিয়ন্ত্রণাধীন সংশোধন প্রক্রিয়ায় থেকে যাচ্ছে। ফলে কর্মচারীর পরিবর্তে ডিডিও বা তাঁর অধীন অনুমোদিত এন্ট্রি ইউজারকে সংশোধনের কাজ করতে হচ্ছে।

তবে এ প্রক্রিয়া সব ধরনের পে ফিক্সেশনের ক্ষেত্রে একই—এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর আগে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর গ্রেড, লগইন পদ্ধতি এবং আবেদন ফেরত দেওয়ার পর্যায় বিবেচনা করা প্রয়োজন। বিভিন্ন অনলাইন নির্দেশিকায় সাধারণ কর্মচারী ও উচ্চতর গ্রেডের কর্মকর্তাদের সংশোধনপ্রক্রিয়ায় পার্থক্যের কথাও উল্লেখ রয়েছে।

ডিডিওর আইডি থেকে সংশোধনের প্রক্রিয়া কীভাবে এগোতে পারে?

অভিজ্ঞতাভিত্তিক বক্তব্য এবং প্রচলিত দাখিল প্রক্রিয়া বিবেচনায় ভুল ধরা পড়লে কয়েকটি বিষয় গুরুত্ব দিয়ে দেখতে হবে।

প্রথম ধাপ: ভুল শনাক্ত করা। পে ফিক্সেশন বিবরণীতে কোন তথ্য ভুল হয়েছে, তা নির্দিষ্টভাবে চিহ্নিত করতে হবে। যেমন—চাকরিতে যোগদানের তারিখ, পূর্ববর্তী বেতন, ইনক্রিমেন্ট, পদোন্নতি, গ্রেড কিংবা সার্ভিস বুকের তথ্য।

দ্বিতীয় ধাপ: ফেরত দেওয়ার পর আবেদন কোথায় রয়েছে, তা যাচাই করা। ডিডিওর আইডি থেকে আবেদন ফেরত পাঠানোর পর সেটি কর্মচারীর নিজস্ব মডিউলে দৃশ্যমান হচ্ছে কি না, তা পরীক্ষা করতে হবে। আবেদন না এলে একই তথ্য বারবার দাখিল না করে সংশ্লিষ্ট ডিডিও বা এন্ট্রি ইউজারের সঙ্গে যোগাযোগ করা উচিত।

তৃতীয় ধাপ: অনুমোদিত ব্যবহারকারী দিয়ে ভুল সংশোধন করা। সিস্টেমে যে ব্যবহারকারীর জন্য সংশোধনের সুযোগ রয়েছে, তাঁকেই সংশ্লিষ্ট তথ্য সংশোধন করতে হবে। বাস্তব অভিজ্ঞতায় বর্ণিত পরিস্থিতিতে এই দায়িত্ব ডিডিওর আইডি বা ডিডিওর অধীন এন্ট্রি ইউজারের মাধ্যমে সম্পন্ন হচ্ছে।

চতুর্থ ধাপ: সংশোধিত আবেদন পুনরায় দাখিল করা। ভুল সংশোধনের পর সংশোধিত পে ফিক্সেশন বিবরণী পুনরায় দাখিল করতে হবে। এরপর নির্ধারিত যাচাই ও অনুমোদনের পরবর্তী ধাপ অনুসরণ করতে হবে।

এখানে একটি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ: সংশোধনের জন্য নির্দিষ্ট মেনু, বোতামের নাম এবং আবেদন পুনরায় দাখিলের পদ্ধতি ব্যবহারকারীর ধরন ও সিস্টেমের বর্তমান অবস্থার ওপর নির্ভর করতে পারে। তাই সবার জন্য একই মেনু বা বোতাম ব্যবহারের নির্দেশনা দেওয়া সমীচীন নয়।

কোন ধরনের ভুলে বেশি সতর্ক থাকতে হবে?

পে ফিক্সেশন কেবল কয়েকটি ঘর পূরণ করে আবেদন দাখিলের বিষয় নয়। এতে কর্মচারীর চাকরিসংক্রান্ত তথ্য এবং বেতন নির্ধারণের হিসাব জড়িত। তাই নিচের তথ্যগুলো বিশেষভাবে যাচাই করা প্রয়োজন।

• ব্যক্তিগত তথ্য: নাম, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর ও জন্মতারিখ।

• চাকরির তথ্য: প্রথম যোগদানের তারিখ, বর্তমান পদ ও কর্মস্থল।

• বেতনসংক্রান্ত তথ্য: পূর্ববর্তী মূল বেতন, ইনক্রিমেন্ট ও প্রযোজ্য বেতনধাপ।

• পদোন্নতি ও উচ্চতর গ্রেড: প্রযোজ্য আদেশ, কার্যকর হওয়ার তারিখ এবং সংশ্লিষ্ট বেতন নির্ধারণ।

• প্রমাণপত্র: সার্ভিস বুক ও সংশ্লিষ্ট সরকারি আদেশের সঙ্গে অনলাইন তথ্যের সামঞ্জস্য।

এসব তথ্যের কোনোটি ভুল থাকলে সংশোধনের সময় মূল নথির সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়া প্রয়োজন। শুধু অনলাইন ফর্মে তথ্য পরিবর্তন করলেই যথেষ্ট নয়; সংশোধিত তথ্যের যথার্থতাও নিশ্চিত করতে হবে।

কর্মচারীদের ভোগান্তি কোথায়?

সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো আবেদন কর্মচারীর নিজস্ব মডিউলে না ফিরলে কয়েকটি বাস্তব সমস্যা তৈরি হতে পারে।

1. কর্মচারী নিজে লগইন করে ভুল সংশোধনের সুযোগ পাচ্ছেন কি না, তা নিয়ে বিভ্রান্তি দেখা দেয়।

2. ডিডিও বা এন্ট্রি ইউজারের মাধ্যমে সংশোধন করতে হলে তাঁদের ওপর অতিরিক্ত কাজের চাপ তৈরি হতে পারে।

3. ভুল তথ্য সংশোধন এবং পুনরায় দাখিল করতে সময় লাগলে পে ফিক্সেশন সম্পন্ন হতে বিলম্ব হতে পারে।

4. কোন পর্যায়ে আবেদন আটকে আছে, তা বুঝতে না পারলে কর্মচারী ও সংশ্লিষ্ট অফিসের মধ্যে বারবার যোগাযোগের প্রয়োজন হতে পারে।

5. সংশোধনের দায়িত্ব ও প্রক্রিয়া পরিষ্কার না থাকলে একই ভুল পুনরায় হওয়ার আশঙ্কা থাকে।

তবে এসব সম্ভাব্য সমস্যার কারণে প্রত্যেক কর্মচারীর পে ফিক্সেশন বিলম্বিত হচ্ছে—এমন কোনো পরিসংখ্যান এখানে পাওয়া যায়নি। এগুলো বর্ণিত অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে চিহ্নিত সম্ভাব্য প্রশাসনিক জটিলতা।

কর্তৃপক্ষের কাছে কী প্রত্যাশা?

পে ফিক্সেশন প্রক্রিয়াকে আরও সহজ ও স্বচ্ছ করতে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে কয়েকটি বিষয়ে স্পষ্ট নির্দেশনা প্রত্যাশিত।

প্রথমত, ডিডিওর আইডি থেকে ফেরত পাঠানো আবেদন কর্মচারীর মডিউলে ফেরত আসবে, নাকি ডিডিওর অধীন এন্ট্রি ইউজারের মাধ্যমে সংশোধন করতে হবে—তা সুস্পষ্টভাবে জানানো প্রয়োজন।

দ্বিতীয়ত, কোন শ্রেণির কর্মচারী কোন আইডি ব্যবহার করে ভুল সংশোধন করবেন, তার ধাপে ধাপে নির্দেশিকা প্রকাশ করা যেতে পারে।

তৃতীয়ত, আবেদন ফেরত পাঠানোর সময় ভুলের কারণ এবং সংশোধনের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যবহারকারী সম্পর্কে স্পষ্ট বার্তা দেখানোর ব্যবস্থা থাকলে বিভ্রান্তি কমবে।

চতুর্থত, সংশোধিত আবেদন পুনরায় দাখিল করার পর তার বর্তমান অবস্থা জানার সুবিধা আরও কার্যকর করা প্রয়োজন।

এসব ব্যবস্থা কর্মচারী, ডিডিও এবং হিসাবরক্ষণ অফিসের মধ্যে সমন্বয় বাড়াতে সহায়ক হতে পারে।

শেষ কথা

জাতীয় বেতন স্কেল-২০২৬-এর পে ফিক্সেশন কার্যক্রমে তথ্যের নির্ভুলতা যেমন গুরুত্বপূর্ণ, তেমনি ভুল সংশোধনের প্রক্রিয়া সহজ ও বোধগম্য হওয়াও জরুরি। বাস্তব অভিজ্ঞতায় উত্থাপিত অভিযোগ অনুযায়ী, ডিডিওর আইডি থেকে সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো আবেদন কর্মচারীর নিজস্ব মডিউলে ফিরে না এসে ডিডিওর নিয়ন্ত্রণাধীন প্রক্রিয়ায় থাকছে। এ কারণে সংশোধন ও পুনরায় দাখিলের কাজ ডিডিওর আইডি থেকেই করতে হচ্ছে বলে দাবি করা হয়েছে।

বিষয়টি সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীদের অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে গুরুত্বপূর্ণ হলেও, এটিকে সব কর্মচারী ও সব ধরনের পে ফিক্সেশনের জন্য প্রযোজ্য সরকারি নিয়ম হিসেবে প্রতিষ্ঠা করতে আনুষ্ঠানিক নির্দেশনা বা সিস্টেমের নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন। তাই কর্মচারীদের উচিত আবেদন ফেরত আসার অবস্থা যাচাই করে সংশ্লিষ্ট ডিডিও বা হিসাবরক্ষণ অফিসের নির্দেশনা অনুযায়ী সংশোধনের কাজ সম্পন্ন করা।

সরকারি iBAS++ পোর্টাল: ibas.finance.gov.bd।